Les juristes de l'association caritative utilisent Dropbox Business pour collaborer en toute sécurité avec des avocats du monde entier sur les dossiers de demandes d'asile provenant de réfugiés victimes de persécutions.

Principaux résultats de l'IRAP

Possibilité de prendre en charge 10 fois plus de dossiers

Collaboration en temps réel entre les États-Unis et le Moyen-Orient

Renforcement de la protection des fichiers des clients

LE DÉFI

Trouver un abri plus sécurisé pour les données

Pour aider les réfugiés persécutés par des groupes extrémistes à se réinstaller en toute sécurité, l'IRAP (International Refugee Assistance Project) a constitué un réseau virtuel de juristes. Les équipes de l'association caritative (basées à New York, Beyrouth et Amman), collaborent avec des milliers d'avocats et d'étudiants en droit bénévoles, pour aider les réfugiés, qui sans eux ne seraient pas représentés en justice dans les cas complexes. Le regroupement des pièces justificatives nécessaires pour aider les demandeurs d'asile à obtenir gain de cause n'est pas chose facile. De même, la collaboration avec ces professionnels du droit, qui se rencontrent rarement en personne, constituait également un véritable défi pour l'association. Au départ constitué d'un petit groupe d'étudiants de la faculté de droit de Yale, l'IRAP est désormais un organisme international qui vient en aide à des demandeurs d'asile de 15 pays différents. Il devenait donc quasiment impossible pour l'équipe d'examiner toutes les informations et les dossiers des clients par e-mail. "Nous passions notre temps à fouiller dans les e-mails à la recherche de fichiers et à les renvoyer via d'autres fils de discussion", explique Lara Finkbeiner, directrice juridique adjointe. Autre inconvénient de taille, les clients situés dans des régions déchirées par les conflits n'avaient d'autre choix que de transporter avec eux leurs dossiers papier, ce qui leur faisait courir un grand risque si ces documents venaient à tomber entre de mauvaises mains. "Au départ, nous venions en aide aux réfugiés irakiens et nous proposons aujourd'hui nos services dans le monde entier. C'est pourquoi nous avions besoin d'une solution sécurisée qui puisse nous permettre de nous développer", confie Lara Finkbeiner.

LA SOLUTION

Dropbox Business au service d'une société d'avocats virtuelle

Avec Dropbox Business, les 27 collaborateurs internes de l'IRAP n'ont plus rien à envier aux grands cabinets d'avocats, car ils peuvent désormais communiquer avec leur réseau en toute simplicité. "Dès que je reçois un dossier partagé depuis New York, je récupère les pièces justificatives auprès de mon client, qu'il soit en République centrafricaine ou en Jordanie, explique Zara D., membre de l'association IRAP à la faculté de droit de l'université de New York. Nos avocats à Beyrouth peuvent voir immédiatement que de nouvelles pièces ont été ajoutées au dossier." Le personnel utilise la fonctionnalité d'ajout de commentaires pour traduire en anglais les documents rédigés en arabe, afin de s'assurer que toutes les informations nécessaires à l'avancement d'un dossier sont disponibles au même endroit. "Nous effectuons une traduction basique dans la marge de l'aperçu d'un fichier, plutôt que d'avoir deux versions distinctes", commente Lara Finkbeiner. Même dans les régions les plus isolées du Moyen-Orient, les équipes de l'IRAP restent en contact grâce à Dropbox Business. Plutôt que de transporter avec eux des documents sensibles, les clients peuvent désormais les prendre en photo pour permettre à l'équipe en charge de leur dossier de stocker l'ensemble des pièces justificatives en toute sécurité dans Dropbox. "Nous plaçons les fichiers de nos clients dans Dropbox Business en toute confiance, car nous pouvons contrôler qui y a accès et pendant combien de temps", ajoute Lara Finkbeiner. La solution permet également aux collaborateurs situés à Beyrouth et Amman de continuer à travailler lorsqu'ils se rendent chez leurs clients qui n'ont pas Internet. "Nous pouvons ajouter des pièces justificatives au dossier approprié même sans connexion Internet, confie Lara Finkbeiner. Dès notre retour au bureau, la vitesse de synchronisation de Dropbox est beaucoup plus rapide que toutes les autres plateformes que nous avons testées." Dropbox Business a également facilité la gestion des services financiers et RH au siège de New York. "Le fait de pouvoir tout stocker au même endroit nous aide à gérer nos activités au quotidien, raconte Kelly Blundin, directrice du développement. Les partenaires changent au rythme des dossiers, et Dropbox Business nous facilite vraiment la tâche, car il nous suffit d'annuler le partage d'un dossier ou de supprimer un compte."

LES RÉSULTATS

Résolution d'un problème mondial

L'IRAP a permis à plus de 3 100 familles de réfugiés (souvent persécutées car issues de minorités ou affiliées à l'armée américaine) de se réinstaller à l'abri du danger. Selon Lara Finkbeiner, c'est grâce à Dropbox Business que des juristes du monde entier ont pu collaborer rapidement et efficacement sur ces dossiers critiques de demande d'asile. Elle cite notamment l'exemple d'un interprète irakien travaillant pour l'armée américaine, qui a reçu des menaces de mort à cause de son travail, et a dû fuir en Jordanie avec sa femme et sa fille en bas âge. Grâce à l'aide de juristes du cabinet Linklaters, d'avocats en Jordanie et du bureau new-yorkais de l'IRAP, le client s'est réinstallé aux États-Unis avec sa famille. "Nous ne nous sommes jamais rencontrés en personne, précise Lara Finkbeiner. Il s'agit d'un cas incroyable de défense juridique que j'ai eu le privilège de superviser, et qui n'aurait pas été possible sans Dropbox." La solution permet également à l'IRAP d'aider de plus en plus de réfugiés. "Nous pouvons à présent gérer entre 500 et 600 dossiers, contre 50 à 60 au tout début de notre activité, confie Becca Heller, la fondatrice. La crise des réfugiés étant mondiale par nature, la réponse doit l'être également."

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