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Les gestionnaires de biens accèdent aux documents dont ils ont besoin pendant leurs déplacements et les partagent à l'aide de Dropbox Business, ce qui permet au groupe immobilier d'évaluer des biens et d'en assurer la gestion tout en réduisant les échanges d'e-mails.

Principaux résultats de Monarch Investment & Management Group

Réduction de l'utilisation des e-mails

Productivité améliorée en déplacement

Contrôle renforcé sur les données clients sensibles

LE DÉFI

Remplacement d'outils obsolètes

Spécialisé dans l'immobilier, Monarch Investment Group se veut une société accueillante et pragmatique dans la gestion de son portefeuille d'investisseurs et de ses relations avec les locataires. Quelle n'a donc pas été sa surprise quand la société a constaté que ses workflows internes n'étaient pas toujours propices à la collaboration entre ses employés (soit près de 1 000 personnes gérant des biens dans 15 États). "Les gestionnaires de biens étaient souvent en déplacement, sans pouvoir accéder à des documents clés, comme des plans, des contrats juridiques et des accords de refinancement, enregistrés sur le serveur de Monarch en interne, explique Curtis Pottle, analyste. Nous devions leur envoyer les fichiers par e-mail, avec toujours le risque d'oublier des pièces jointes", ajoute-t-il. Le chaos régnait dans les messageries électroniques, si bien que les collaborateurs étaient nombreux à transporter les documents dont ils avaient besoin dans de gros classeurs. Monarch souhaitait également mieux contrôler les informations sensibles, en particulier quand un employé quittait la société. "Nous voulions être sûrs qu'il n'emporte pas avec lui des numéros de sécurité sociale, par exemple", confie Curtis Pottle. Après avoir étudié plusieurs solutions, Monarch a opté pour Dropbox Business, car ce service offrait les meilleurs résultats en termes de sécurité et d'adoption par les utilisateurs. "La plateforme est tellement conviviale que nous n'avons éprouvé aucun sentiment d'intimidation", fait remarquer l'analyste Greg Hidlay.

"Dropbox Business simplifie la vie de tous. Les gestionnaires peuvent concentrer toute leur attention sur les biens immobiliers au lieu de perdre du temps à chercher des documents. Et je n'ai plus à envoyer autant d'e-mails, ce qui me permet de gagner du temps."

LA SOLUTION

Le partage de fichiers encouragé, mais assorti de contrôles améliorés

Avec Dropbox Business, Monarch organise dans des dossiers partagés tous les fichiers concernant ses biens immobiliers, comme les contrats d'exploitation et les cahiers des charges des constructions. Dropbox aide les gestionnaires de biens à être plus efficaces lors de l'évaluation d'une vente ou d'un refinancement, car ils peuvent désormais accéder aux feuilles de calcul Excel et aux fichiers PDF depuis leur téléphone et où qu'ils se trouvent. Tous les fichiers sont stockés dans une arborescence de dossiers cohérente, organisée par nom de client et type de contenu. Les gestionnaires de biens n'ont donc plus à envoyer des e-mails au siège pour obtenir les informations dont ils ont besoin. "Ils peuvent désormais trouver facilement leurs fichiers, envoyer un lien depuis l'application mobile, et le tour est joué", se réjouit Curtis Pottle. La solution permet aussi aux administrateurs de Monarch de gagner du temps : ils n'ont plus à gérer les autorisations de chaque utilisateur individuellement et peuvent le faire pour des groupes entiers. "La fonctionnalité Groupes est incroyablement performante, observe Greg Hidlay. Quand un collaborateur change d'équipe, il suffit de le déplacer dans un nouveau groupe, et ses autorisations d'accès aux dossiers sont mises à jour automatiquement." Monarch personnalise davantage les autorisations en accordant des droits de lecture seule ou de modification pour que seules les bonnes personnes puissent modifier les documents. Grâce au transfert de compte et à l'effacement à distance, Monarch n'a plus à s'inquiéter de ce que deviennent les fichiers quand des employés quittent la société. "Le transfert des fichiers d'un salarié qui part vers le collaborateur qui le remplace est un jeu d'enfant. Dropbox permet aussi de veiller à ce qu'il ne puisse plus y accéder depuis d'autres appareils", explique Curtis Pottle.

"Nous utilisions déjà des comptes personnels Dropbox, mais en passant à Dropbox Business, nous avons véritablement gagné en sécurité."

LES RÉSULTATS

Des collaborateurs plus productifs

Dropbox permet aux gestionnaires de biens de gagner en productivité lors de leurs déplacements, tout en renforçant la sécurité de la société. "Dropbox simplifie la vie de tous, estime Curtis Pottle. Les gestionnaires peuvent concentrer toute leur attention sur les biens immobiliers au lieu de perdre du temps à chercher des documents." L'historique étendu des versions a également permis à Monarch d'éviter la catastrophe à plusieurs reprises. "Des documents importants ont parfois été supprimés, confie Greg Hidlay. En trois clics, nous avons pu les restaurer. Dropbox nous évite bien des sueurs froides." Globalement, les collaborateurs sont plus efficaces. "La magie de Dropbox a parfaitement opéré chez nous, constate Curtis Pottle. La solution a été adoptée naturellement, et ses utilisateurs l'ont recommandée à leurs collègues. Nous n'avons pas eu à l'imposer : c'est le moyen le plus sûr d'accroître la productivité."