Comment signer un PDF et obtenir des signatures électroniques en ligne

Plus besoin de papier pour obtenir une signature juridiquement contraignante. Simplifiez la signature de contrats pour vous et vos clients grâce à la signature électronique.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Sans surprise, une signature électronique n'est ni plus ni moins qu'une version numérique de votre signature manuscrite. Au moment de signer un formulaire PDF par exemple, vous aurez la possibilité de saisir du texte et d'apposer votre signature dans un champ prévu à cet effet. Les termes “signature numérique” et “signature électronique” ont beau être utilisés de manière interchangeable, ils ne signifient en réalité pas la même chose. Un PDF peut être signé numériquement de deux façons :

Signatures numériques

Conformément à la loi ESIGN américaine, une signature électronique ou “e‑signature” est l'équivalent de votre signature manuscrite. Elle est juridiquement contraignante et représente votre consentement aux conditions énoncées dans le document que vous signez. Il s'agit en fin de compte d'une image de votre signature placée sur un document numérique. Elle ne peut pas être invalidée au seul motif qu'il ne s'agit pas d'une signature physique.

Signatures numériques

Une signature numérique est chiffrée et conçue pour contrer toute probabilité de falsification. Dans le cas d'une signature numérique, un algorithme génère un “hachage”. Ce hachage est propre au document que vous signez, au moment exact où vous le signez. Si le document est altéré ou falsifié de quelque manière que ce soit, le hachage est modifié. Lorsque vous ouvrez un document qui a été signé avec un hachage, votre programme vous indique si le contenu a été altéré depuis sa signature. Si c'est le cas, vous pouvez remettre en question l'intégrité du document.

Les signatures électroniques et numériques ont-elles une valeur juridique ?

Oui, les signatures électroniques et numériques sont juridiquement contraignantes, bien que cela puisse varier d'un pays ou territoire à l'autre.

Ai-je besoin d'une signature électronique ou d'une signature numérique ?

Cela dépend de votre document. Les signatures numériques offrent un niveau de sécurité supplémentaire pour compenser le fait que vous ne pouvez pas assister à la signature. C'est un peu l'équivalent d'une signature chez un notaire. Cela dit, dans la plupart des cas, vous n'aurez pas besoin d'autant de précautions et pourrez donc vous contenter d'une signature électronique.

Quand ai-je besoin d'une signature électronique ?

Une signature électronique vous permet de signer des documents tels que des contrats, des accords et des factures. L'avantage, c'est que vous pouvez rassembler vos documents : fini les factures à signer une à une à la main et l'archivage papier ! Vous connaissez peut-être aussi les outils de signature sur écran ou pavé tactile qui servent souvent de protocole de signature dans les bureaux d'accueil des entreprises : ces outils comptent également comme des signatures électroniques.

Quels sont les programmes qui me permettent de signer un PDF ?

De nombreux outils intégrés avec Dropbox permettent de signer électroniquement des documents au format Microsoft Word ou encore Adobe Acrobat. Parmi ceux-ci, vous avez notamment HelloSign, une société Dropbox, DocuSign, et Adobe Sign. Le meilleur dans tout ça ? Du moment que votre appareil est compatible avec l'un de ces outils, vous pouvez vous en servir pour signer des documents. Ainsi, que vous utilisiez un PC, un téléphone Android ou un appareil iOS, vous êtes équipé pour signer et finaliser des contrats.

Comment signer électroniquement un PDF si vous n'avez pas accès à une copie exacte de votre signature

Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin d'un fichier image contenant votre signature telle qu'elle figure sur des documents papier. Une signature électronique vous permet de saisir du texte qui aura valeur de signature, ou encore de générer une signature “manuscrite” de votre nom. Vous pouvez également signer vos documents à la main grâce à des outils comme les stylets pour iPad et les trackpads pour PC, mais ce n'est pas obligatoire pour créer une signature en ligne.

Comment signer un document PDF avec Dropbox

Les intégrations Dropbox comme HelloSign facilitent l'utilisation de signatures électroniques au sein de votre compte Dropbox. Vous pouvez créer un contrat de A à Z, puis l'envoyer pour signature, le tout depuis Dropbox. Comme vous n'avez pas besoin de télécharger de documents sensibles en local sur votre PC, vous éviterez de les supprimer accidentellement ou de les laisser dans un dossier non sécurisé. Vous êtes le signataire ? Vous pouvez également ajouter votre signature depuis Dropbox en toute simplicité : sélectionnez un document PDF ou Word que vous souhaitez signer et lancez HelloSign ou tout autre outil de signature électronique.

Grâce à notre protection multiniveau ainsi qu'à un chiffrement renforcé, les fichiers sont stockés en ligne de manière sécurisée et sont accessibles à distance. Que ce soit pour collaborer sur des offres initiales, envoyer des ébauches de contrat ou stocker votre document PDF signé, Dropbox répond à tous vos besoins en matière de signature électronique.

Simplifiez-vous la tâche en utilisant les signatures électroniques dans Dropbox

Impression, signature, confirmation, archivage… Avec le format papier, l'approbation d'une facture ou l'embauche d'un nouvel employé peuvent prendre des jours, voire des semaines. Mais ce n'est pas une fatalité. Vous pouvez fluidifier vos workflows en signant vos documents via HelloSign et Dropbox :

  • Délais de traitement 80 % plus rapides
  • Stockage sécurisé
  • Respect de l'environnement
  • Gain de temps administratif
  • Gain d'argent sur les frais de fax et d'envoi par courrier (surtout pour les freelances)
  • Directement depuis votre espace de travail Dropbox

Le monde est en train de s'adapter à la signature électronique, et les signatures traditionnelles à l'encre appartiendront bientôt au passé.