Perusahaan tur jip terbuka yang berprestasi menggunakan Dropbox Business untuk berkolaborasi di semua hal, dari menyelenggarakan tur hingga membayar tagihan.

Hasil-Hasil Utama Desert Adventures

Peningkatan produktivitas karyawan

Biaya pelaksanaan TI yang lebih rendah dibandingkan dengan server internal

Cadangan yang lebih aman untuk file penting

Tantangan

Mencari kendaraan kolaborasi yang lebih baik

Selama hampir 30 tahun, jip merah ikonis Desert Adventures telah membawa pengunjung di sekitar Greater Palm Springs, memperkenalkan flora dan fauna di Gurun Colorado-Sonoran yang luas. Seiring dengan berkembangnya Palm Springs sebagai lokasi penting di peta cuaca dan wisata, permintaan tur ekowisata penjelajahan alam meningkat pesat. Walaupun bagus buat bisnis, tetapi penambahan 10.000 pelanggan dalam setahun merupakan tantangan bagi perusahaan dengan 35 karyawan untuk terus bertumbuh. "Saat kami harus memperbarui dokumen penjualan, kami hanya saling mengirimkan email, dan semua orang menyimpan salinannya", menurut Kimberly Nilsson, Pemilik/Operator Desert Adventures. "Tetapi tentu saja, semuanya bekerja dengan salinan yang berbeda dan muncullah berbagai ketidaksesuaian" Tantangan ini diperbesar karena kantor UKM ini merupakan kantor virtual: mitra bisnis Nilsson, Bob Schneider mengelola kegiatan bisnis di lokasi di Palm Desert, sementara Nilsson berkantor pusat di Santa Barbara. Kelompok bagian penjualan, yang kebetulan adalah ibu Nilsson, tinggal di Hawaii. Untuk mempermudah timnya bekerja bersama, Nilsson memutuskan untuk membuka akun Dropbox pribadi."Sulit sekali untuk saling berbagi semua file dan materi ke satu sama lain saat semuanya berada di tempat yang berbeda-beda", menurut Nilsson. "Memiliki Dropbox sangat penting bagi kami." Nilsson memutuskan untuk meningkatkan ke Dropbox Business setelah mengetahui fitur-fitur seperti riwayat versi tak terbatas, yang mempermudah pemulihan file terhapus tanpa sengaja, atau mengembalikan ke versi sebelumnya. "Menurut saya benar-benar menarik karena setiap saat, bisa saja Anda menghapus file tanpa sengaja, dan rasanya, 'Aduh, apa yang baru saja saya lakukan?'", ujar Nilsson. "Nah ketika hal ini terjadi kami beralih ke Dropbox Business dan kami sangat gembira telah melakukannya".

"Peran saya sangat banyak, dan saya bukan profesional TI. Karena itu, menyiapkan server yang aman atau yang sejenisnya—Itu di luar kemampuan saya. Namun langkah menyelamatkan kami dari membayar seseorang orang untuk mengerjakannya atau mempekerjakan karyawan baru."

Solusi

Membuka jalan untuk pertumbuhan

Desert Adventures kini menggunakan Dropbox Business di semua aktivitas bisnis, karena solusi ini mencadangkan file secara otomatis dan mengizinkan karyawan untuk mengaksesnya dari mana saja. "Kebijakan saya adalah tidak ada yang disimpan secara lokal", ujar Nilsson. "Semuanya ditempatkan di Dropbox." Manajer kelompok penjualan mengunggah percakapan, proposal, dan kontrak untuk setiap klien ke folder yang dibagikan dengan seluruh perusahaan. Ini mengurangi jumlah karyawan untuk mengirimkan email atau menghubunginya untuk mengetahui status penjualan. "Setiap orang yang ingin tahu perkembangan di kelompok bisa langsung mengaksesnya”, ujar Nilsson. Klien yang ingin tahu info lebih banyak tentang tur menerima tautan bersama ke folder-folder pemasaran yang berisi gambar, video, dan informasi lainnya. "Ini jauh lebih baik daripada mengirimkan foto beresolusi tinggi melalui email, yang tak pernah berhasil," menurutnya. "Saya cukup mengirimkan tautan ke folder untuk tur Patahan San Andreas dan menyatakan, 'Tersedia 20 foto.'" Dan setiap tagihan baru yang dikirimkan ke kantor Palm Dessert langsung dipindai dan diunggah ke folder akun penagihan. "Kini saya mendapatkan salinan bahwa saya bisa membayar tagihan dari Santa Barbara", ujar Nilsson. Aplikasi ponsel Dropbox sangat berguna saat karyawan ada di lapangan dan mendapat pertanyaan tentang tur. "Ketika klien menghubungi, kami bisa menemukan dokumen penjualan yang mereka butuhkan dan mengirimkan tautannya langsung dari ponsel kami", ujar Nilsson. "Dengan cara ini, tidak ada penundaan untuk merespons klien kami."

"Kemampuan menyediakan apa pun yang Anda butuhkan melalui jemari Anda sangat berarti. Dropbox membantu kami banyak menghemat waktu, dan saat Anda menjalankan usaha kecil, waktu adalah segalanya."

Hasil

Menghemat uang dan waktu

Dengan menggunakan Dropbox Business, ujar Nilsson, Desert Adventures bisa lebih fokus menyediakan tur-tur terkenal ke tempat seperti Taman Nasional Joshua Tree dan Palms Springs Indian Canyons. "Saya mengemban sejumlah tanggung jawab, dan saya bukan profesional TI." ujar Nilsson, "Jadi mengatur server dengan aman atau hal teknis lainnya—Saya tidak menguasainya. Ini memungkinkan kami berhemat karena tidak perlu membayar seseorang untuk mengerjakannya atau mempekerjakan karyawan baru."Untuk usaha kecil seperti Desert Adventures, dengan bekerjanya Dropbox Business di berbagai platform dan perangkat, berarti perusahaan tidak perlu membuat standar menjadi satu lingkungan. Di kantor Nilsson menggunakan Windows, tetapi karyawan sering mengakses folder Dropbox menggunakan iPad dan iPhone mereka. "Kemampuan menyediakan apa pun yang Anda butuhkan melalui jemari Anda sangat berarti," ujar Nilsson. "Dropbox membantu kami banyak menghemat waktu, dan saat Anda menjalankan usaha kecil, waktu adalah segalanya."