Konsultan komunikasi bisnis terkemuka di Amerika Latin menggunakan Dropbox Business untuk berkolaborasi dengan klien dan memungkinkan karyawannya bekerja selama dalam perjalanan, menghemat waktu dan uang.

MZ Group, konsultan komunikasi bisnis

Hasil Utama MZ Group

Peningkatan produktivitas karena kecepatan sinkronisasi

Peningkatan penghematan bidang TI

Kendali lebih besar atas informasi klien rahasia 

Tantangan

Memperlancar komunikasi

Melayani komunikasi perusahaan dalam satu atap, MZ Group yang berbasis di São Paulo tumbuh bersama 600 klien mereka menjadi pemimpin di bidangnya. Seiring dengan perluasan kantor di Brazil, Asia, dan Amerika Serikat, para eksekutif sadar bahwa teknologi kantor mereka menahan laju pertumbuhan untuk menjadi lebih dinamis. File disimpan di server internal, membutuhkan investasi berkesinambungan dalam bidang infrastruktur, perangkat keras, dan perangkat lunak. Hal ini juga mempersulit tim dukungan untuk berkolaborasi pada dokumen yang sama secara real time. Dan ketika karyawan membutuhkan akses dokumen dari luar kantor, mereka harus menggunakan koneksi VPN. “Karena alasan keamanan dan sistem internal, koneksinya sangat lambat,” ujar Rodolpho Zabisky, CFO dari MZ, yang menyediakan berbagai layanan termasuk komunikasi hubungan investor, masyarakat, dan digital. “Juga terjadi banyak salinan yang saling konflik karena karyawan mengakses file yang sama.” Setelah menguji solusi lainnya, MZ memutuskan untuk menggunakan Dropbox Business. Kecepatan sinkronisasi solusi dan kemudahan penggunaan merupakan faktor utama, ujar Alex Souza, Koordinator TI. “Cukup dengan membuat info masuk dan mengirimkannya ke karyawan, karena platform mudah digunakan dan tidak membutuhkan banyak pelatihan yang juga menghemat waktu grup TI“, jelas Alex Souza.

Solusi

Bekerja dari mana saja

Hari ini, 250 karyawan MZ menggunakan Dropbox Business untuk berkolaborasi antara satu sama lain dan klien mereka. Baik bekerja di presentasi, siaran pers, atau dokumen lainnya, karyawan bisa berbagi tautan Dropbox, yang diperbarui secara real time. Emblem Dropbox memungkinkan banyak orang mengedit dokumen yang sama tanpa perlu membuat versi berbeda tanpa sengaja. “Notifikasinya sangat membantu saat tim bekerja secara simultan dalam satu dokumen, terutama dalam hal membuat komentar,“ ujar Zabisky. Segera setelah mereka selesai bekerja dalam dokumen, karyawan mengirimkan versi finalnya ke klien dengan tautan Dropbox, lewat email, atau WhatsApp. “Klien sangat mengagumi integrasi WhatsApp dengan Dropbox,“ tambah Souza.Dengan aplikasi mobile Dropbox, karyawan MZ bisa mengakses dan berbagi file di perjalanan dengan cepat. Alih-alih membuang waktu terkoneksi dengan VPN, mereka bisa berfokus untuk melayani klien dengan baik. “Jika klien meminta file tertentu, Anda bisa mengirimkannya lewat ponsel, di mobil Anda,“ ujar Zabisky. “Ini sangat bagus sekali di Brazil, tempat kami kehilangan banyak waktu karena macet.“ Konsol Admin mempermudah eksekutif MZ untuk memastikan data rahasia klien hanya dibagikan dengan penerima tertentu. “Kami menyimpulkan bahwa Dropbox lebih aman dari tindakan keamanan dan perlindungan data lainnya,“ ujar Souza. “Kami tidak akan mengadopsi Dropbox jika kami tidak mendapatkan jaminan tentang keamanan dan kerahasiaan data.“

“Kami menyimpulkan bahwa Dropbox lebih aman dari tindakan keamanan dan perlindungan data lainnya Kami tidak akan mengadopsi Dropbox jika kami tidak mendapatkan jaminan tentang keamanan dan kerahasiaan data.”

Alex Souza, Koordinator TI, MZ Group

Hasil-Hasil

Menghemat uang dan waktu

Dengan menerapkan Dropbox, MZ telah menjadi lebih efisien, membebaskan lebih banyak waktu bagi karyawan untuk berfokus pada pelanggan. Alex memperkirakan karyawan menghemat lebih dari 1000 jam kerja per minggu secara kolektif, dengan cara mengakses file mereka di Dropbox, bukan lewat sistem VPN yang lama. ”Dan itu hanya VPN,” ujar Souza. ”Juga ada penghematan di semua lini organisasi”, Menurut MZ, penghematan TI dari Dropbox kini mendekati tingkat jutaan per tahun dengan menghindari pengeluaran untuk server baru, lisensi VPN, dan perangkat pencadangan lainnya. “Pada awalnya, menggunakan Dropbox bukan karena alasan menghemat biaya — tetapi fokus pada mobilitas karyawan,“ ujar Zabisky. “Tetapi proyek ini berakhir dengan sangat menguntungkan bagi kami dalam hal finansial dan keamanan informasi.“ Dengan lebih dari 600 klien dan sebagai pemimpin di antara perusahaan publik Brazil, MZ tidak bisa berhenti bekerja kala bencana melanda. Pada peristiwa kehilangan daya selama tiga jam, Dropbox Business memungkinkan karyawan tetap fokus pada klien mereka. “Dengan Dropbox, para karyawan bisa terus bekerja di laptop atau menyalakan ponsel mereka, dan perusahaan tak perlu berhenti sedetik pun.“ ujar Souza.

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda