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Questa azienda di appalti elettrici si affida a Dropbox Business per mantenere i contatti tra la sede centrale e i supervisori nei cantieri in alcune delle località più remote del Canada.

Risultati principali di CEL Electric

Aumentata la collaborazione tra i supervisori e la sede centrale

Recupero dei dati illimitato per le risorse di valore

Sicurezza rafforzata per i dati di pagamento dei clienti

LA SFIDA

Le conseguenze di un incidente nel sistema

Con un'economia basata essenzialmente sull'industria mineraria, manifatturiera e agricola, la provincia canadese di Saskatchewan si affida a società di appalti elettrici come CEL Electric per alimentare i principali stabilimenti produttivi. Fondata nel 1979, CEL è cresciuta rapidamente, aprendo sei uffici in tutto il Canada. Tuttavia, con l'espansione dell'azienda, gli strumenti esistenti limitavano la possibilità dei dipendenti di condividere facilmente informazioni tra loro e con i clienti. Per inviare disegni via email ai proprietari degli edifici, il personale era costretto a dividere i file PDF di grandi dimensioni in file più piccoli, per ovviare al problema dei limiti di dimensioni degli allegati. "Tutto il processo era macchinoso e comportava la perdita di dati", afferma Mark Karr, Project Manager. Peggio ancora, molti dipendenti dovevano far ricorso all'invio a mezzo corriere di CD, chiavette USB o pile di disegni e contratti cartacei: una procedura lenta e costosa. Come racconta Shaun Unger, VP of Corporate Affairs, il colpo di grazia si è verificato nel 2014, quando un fulmine ha colpito un server di CEL a Saskatoon, cancellando l'equivalente di sei mesi di lavoro. "È stato il campanello d'allarme che ci ha spinto al cambiamento", afferma Unger. CEL ha deciso di passare al cloud optando per Dropbox Business, in quanto semplificava la condivisione dei file con partner esterni. Poiché molti dipendenti CEL avevano già account Dropbox personali, la decisione è stata un gioco da ragazzi. "L'adozione è stata molto più semplice del previsto perché il personale conosceva già bene il sistema", afferma Unger. "Dropbox era senza dubbio il modo più efficiente per avviare un progetto".

"Se devo recarmi sul posto, impiego l'intera giornata. Devo prendere un volo, raggiungere in auto una località lontana, partecipare a riunioni e tornare indietro. Tutto ciò hai dei costi notevoli. Con Dropbox Business, anziché dover affrontare il viaggio, posso assistere i supervisori in loco direttamente dalla sede centrale".

LA SOLUZIONE

Alla ricerca di un nuovo modo per collaborare

Dropbox Business ha trasformato radicalmente il modo in cui CEL gestisce i lavori, dall'offerta iniziale alla fase di progettazione, fino alla realizzazione di generatori di energia elettrica, impianti di trattamento delle acque e silo granari, solo per citarne alcuni. Per gestire al meglio queste complesse procedure, CEL crea sottocartelle per ogni progetto, nelle quali vengono organizzate le principali risorse, come disegni, ordini di variazione, preventivi e autorizzazioni. "Ora tutti sanno dove trovare il materiale necessario", afferma Karr. "Non devo più portare con me chiavette USB". I team tecnici e di progettazione possono collaborare a grandi progetti di AutoCAD, in quanto i dipendenti possono accedere agli ultimi file su Dropbox, con conseguenti tempi di produzione più rapidi. Se l'ambito di un progetto cambia, i supervisori sul campo ora possono aprire i file necessari sui cellulari, facilitando la collaborazione in tempo reale con il personale in ufficio. La funzione Caricamento da fotocamera su Dropbox consente di condividere quasi all'istante foto di nuovi impianti elettrici o fonti di alimentazione nei luoghi di lavoro con la sede centrale. "Appena un supervisore scatta una foto, capisco subito ciò che sta accadendo", afferma Karr. Anche se i dipendenti lavorano in remoto, possono comunque accedere ai file necessari, in quanto Dropbox Business funziona anche in condizioni di larghezza di banda ridotta. "Le modifiche vengono trasmesse anche con una connessione instabile", rivela Karr. I dipendenti di CEL non perdono più tempo a lavorare su documenti obsoleti, in quanto il badge Dropbox li informa se altri utenti sono intervenuti sugli stessi file. Ora il reparto IT lavora con più tranquillità, con la consapevolezza che i dati aziendali sensibili sono veramente al sicuro. Se qualcuno lascia l'azienda, la funzione di trasferimento dell'account consente agli amministratori di spostare i file dall'account di un dipendente a quello di un altro. Inoltre, le date di scadenza per i link limitano l'accesso a offerte e concetti progettuali dopo una certa data.

"L'adozione è stata così semplice perché il personale conosceva già bene questo sistema. Dropbox era senza dubbio il modo più efficiente per iniziare a lavorare a un progetto".

I RISULTATI

Clic sui link anziché voli aerei

Dropbox Business ha offerto a CEL una soluzione affidabile per il backup dei dati, la principale urgenza per l'azienda in seguito all'episodio del fulmine. Tuttavia, per CEL il servizio è stato una manna anche in altre aree. La cronologia delle versioni illimitata si è rivelata molto utile, consentendo a un dipendente di recuperare l'equivalente di $ 5000 in disegni e fogli di lavoro che erano stati eliminati per sbaglio. Ma l'aumento di efficienza e produttività ha avuto il maggiore impatto. "Con Dropbox Business, anziché dover affrontare il viaggio, posso assistere i supervisori in loco direttamente dalla sede centrale", afferma Karr. "Per andare sul posto, devo prendere un volo, raggiungere in auto un luogo molto distante, partecipare a riunioni e tornare indietro. Tutto ciò ha dei costi notevoli". Grazie a Dropbox Business, tutti i lavoratori sul campo si mantengono aggiornati. "Tutto è centralizzato, a prescindere dall'ubicazione del team", afferma Unger. "Senza alcun dubbio, grazie a Dropbox siamo tutti più produttivi".