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Questa rinomata agenzia di tour in jeep scoperte utilizza Dropbox Business per collaborare su tutto, dall'organizzazione dei viaggi di gruppo al pagamento delle fatture.

Risultati chiave di Desert Adventures

Maggiore produttività dei dipendenti

Minore manutenzione IT rispetto a un server interno

Backup più sicuro dei file importanti

LA SFIDA

Trovare uno strumento di collaborazione migliore

Per quasi 30 anni, le leggendarie jeep rosse di Desert Adventures hanno portato i visitatori a esplorare le aree circostanti di Palm Springs in California, facendo loro scoprire la flora e la fauna del vasto deserto di Sonora e del Colorado. Da quando Palm Springs è diventata di nuovo una località frequentata, sia per il suo clima che per la sua posizione geografica, sono aumentate notevolmente le richieste degli eco-tour di questa agenzia di avventure all'aperto. Sebbene fosse un'ottima cosa per il business, l'aumento dei clienti, che ha raggiunto 10.000 persone l'anno, stava mettendo a prova la capacità dell'azienda di continuare a crescere con i suoi 35 dipendenti. "Quando aggiornavamo i documenti di vendita, ce li scambiavamo semplicemente tramite email e tutti ne salvavano delle copie", dice Kimberly Nilsson, proprietaria e responsabile della gestione di Desert Adventures. "Ma naturalmente ognuno lavorava con copie diverse e sorgevano conflitti di ogni tipo". La sfida era amplificata dal fatto che l'ufficio di questa piccola impresa è virtuale: Bob Schneider, il socio di Nilsson, gestisce le operazioni sul posto a Palm Desert, mentre la sede di Nilsson è a Santa Barbara. Il rappresentante delle vendite di gruppo, che è la madre di Nilsson, risiede nelle Hawaii. Per rendere più facile la collaborazione all'interno del team, Nilsson decise di aprire degli account Dropbox personali. "È difficile condividere tutti i file e i materiali tra di noi, quando le persone si trovano in tutti questi posti diversi", dice Nilsson. "Avere Dropbox era essenziale per noi". Nilsson decise di passare a Dropbox Business dopo aver scoperto che offre funzioni come la cronologia delle versioni illimitata, che rende facile il recupero dei file accidentalmente eliminati o il ripristino delle versioni precedenti. "Mi è sembrata una funzione davvero interessante perché talvolta capita di eliminare per sbaglio un file ed esclamare 'Oops, che cosa ho fatto?'", dice Nilsson. "A quel punto, siamo passati all'account Business e siamo davvero contenti di averlo fatto".

"Rivesto molti ruoli diversi, ma non sono una professionista di IT. Pertanto non ho la minima idea di come configurare un server sicuro e cose del genere. Con Dropbox Business, evitiamo di ricorrere a professionisti esterni per farlo o assumere un altro dipendente".

LA SOLUZIONE

Preparare il terreno per la crescita

Desert Adventures ora usa Dropbox Business in tutta l'azienda, poiché la soluzione esegue automaticamente il backup dei file e consente ai dipendenti di accedervi ovunque si trovino. "La mia regola è che nulla sia memorizzato localmente", dice Nilsson. "Tutto è in Dropbox". La responsabile delle vendite di gruppo carica la corrispondenza, le proposte e i contratti relativi a ogni cliente in una cartella che condivide con il resto dell'azienda. In tal modo i dipendenti non devono contattarla via email o per telefono per sapere lo stato della vendita. "Chiunque abbia bisogno di sapere cosa sta succedendo con un gruppo, può accedervi immediatamente", dice Nilsson. I clienti che cercano maggiori informazioni sui tour ricevono link condivisi alle cartelle di marketing contenenti immagini, video e altre informazioni. "È molto meglio che cercare di inviare foto ad alta risoluzione tramite email, che non riesce mai", continua. "Basta solo inviare loro il link alla cartella relativa al tour della faglia di Sant'Andrea e scrivere 'Ecco 20 foto!'". E ogni nuova fattura inviata all'ufficio di Palm Desert viene digitalizzata e caricata nella cartella dei conti fornitori. "Potendo accedere a queste copie digitalizzate, ora posso pagare le fatture stando a Santa Barbara", aggiunge Nilsson. L'app Dropbox per dispositivi mobili è utile quando i dipendenti sono fuori dall'ufficio e ricevono domande di informazioni sui tour. "Se un cliente chiama, possiamo trovare il documento di vendita di cui ha bisogno e inviargli un link via email usando il cellulare", dice Nilsson. "In questo modo, non rispondiamo mai in ritardo ai nostri clienti".

"La possibilità di avere a portata di mano tutto il necessario ha segnato una svolta importante. Dropbox fa risparmiare una quantità enorme di tempo e, quando si gestisce una piccola impresa, il tempo è tutto".

I RISULTATI

Risparmio di tempo e denaro

L'utilizzo di Dropbox Business, afferma Nilsson, consente a Desert Adventures di focalizzarsi sulla fornitura dei suoi famosi tour in luoghi come il Parco nazionale del Joshua Tree e gli Indian Canyons di Palms Springs. "Rivesto molti ruoli diversi, ma non sono una professionista di IT", afferma Nilsson, "pertanto non ho la minima idea di come configurare un server sicuro e cose del genere. Con Dropbox Business, evitiamo di ricorrere a professionisti esterni per farlo o assumere un altro dipendente".Per una piccola impresa come Desert Adventures, il fatto che Dropbox Business funzioni su piattaforme e dispositivi diversi, significa che non deve standardizzarsi su un unico ambiente. Nilsson gestisce le attività del suo ufficio in Windows, ma i dipendenti spesso accedono alle cartelle Dropbox utilizzando il loro iPad e iPhone. "La possibilità di avere a portata di mano tutto il necessario ha segnato una svolta importante", dice Nilsson. "Dropbox fa risparmiare una quantità enorme di tempo e, quando si gestisce una piccola impresa, il tempo è tutto".