Questa società di progettazione strategica sta accelerando e semplificando la collaborazione globale con team e clienti utilizzando Dropbox e Dropbox Paper.

Risultati chiave di Designit

16 uffici globali

588 utenti attivi di Paper

Oltre 175 progetti consegnati ai clienti con Paper

LA SFIDA

Riunire i team globali

Ogni giorno Designit esplora il modo in cui le persone pensano, agiscono e interagiscono con il proprio ambiente. L'agenzia di design sfrutta la sua esperienza per aiutare i brand più ambiziosi a creare prodotti, servizi e spazi di grande impatto e apprezzati dagli utenti, perché ciò che è importante per le persone è importante per il business.

L'approccio "people-first" di Designit si riflette nella sua cultura. Alla base di Designit vi sono l'importanza attribuita all'esperienza cliente, la flessibilità e la collaborazione. Sono proprio questi gli elementi che nel 2015 hanno fatto sì che Dropbox divenisse lo standard di collaborazione dell'azienda. Dopo aver appreso che molti dipendenti utilizzavano già un account Dropbox personale, Designit ha acquistato un account aziendale che, ad oggi, conta quasi 1000 utenti. "Cerchiamo di adottare gli strumenti preferiti dai dipendenti", spiega Kjersti Lund, Global Executive Director. "Lo consideriamo un elemento fondamentale per garantire il loro benessere".

Ma con l'evolversi della tecnologia, si evolvono anche i dipendenti. Con una forza lavoro distribuita in 16 uffici, Designit desiderava una soluzione semplice che consentisse ai vari team di lavorare sugli stessi contenuti in tempo reale.

Così si è rivolta a Dropbox Paper, che presto è diventato un altro must-have per la collaborazione all'interno della società. "Paper è ovunque in Designit", dice Morten Thomsen, Global IT Lead. "E la cosa buffa è che non ha avuto bisogno di alcuna presentazione. Tutti sanno come usarlo perché è molto semplice e funziona esattamente come ci si aspetta".

"Quando il tempo stringe, mi affido a Paper perché mi consente di lavorare in modo rapido. Sul mercato ci sono molti prodotti simili, ma Paper è il più agile".

La soluzione

Coordinazione dei contenuti in Paper

In Designit, oltre 550 dipendenti utilizzano attivamente Dropbox Paper per collaborare sui progetti in tempo reale e ottimizzare i flussi di lavoro. Ciò ha ridotto significativamente il tempo dedicato alle attività amministrative, come l'invio di e-mail o l'organizzazione di briefing dei team sui progetti. Di seguito riportiamo due esempi di come i team di Designit utilizzano Dropbox Paper.

Il team Design Research

Il team Design Research si affida a Paper soprattutto durante le prime fasi di un progetto, in cui cerca di acquisire più informazioni possibili sulla sfida che deve affrontare il cliente. "Coordinare la ricerca e l'elaborazione dei dati, in cui dobbiamo comprendere le sfide dei nostri clienti, richiede una grande attenzione ai dettagli", spiega James Bailey, Lead Design Researcher. "Paper ci consente di lavorare più facilmente sui dati e di mettere in evidenza i punti più rilevanti".

In particolare, funzioni come il rendering rapido dei link Dropbox agli screenshot accelerano l'intero processo per il team di James. "Possiamo risparmiare parecchio tempo: creiamo lo screenshot, incolliamo il link ed ecco che compare nel documento. Lo adoro". Inoltre, il team di progettazione utilizza la funzione di evidenziazione per mettere in evidenza le parti più importanti dell'intervista, che successivamente verranno raggruppate per argomento. Le tabelle vengono invece utilizzate per confrontare le risposte fornite dai diversi intervistati, con le emoji che forniscono un feedback visivo immediato.

Il team di marketing

Il team di marketing di Designit ha il compito di far conoscere l'azienda e la sua visione sul design a un pubblico globale che sia il più ampio possibile. Di conseguenza, il team ha parecchie responsabilità, che vanno dai social media ai case study dei clienti, fino ai contenuti ragionati per il blog su Medium. Paper funge sia da raccoglitore per i contenuti in fase di sviluppo, sia da base flessibile per la coordinazione dei progetti. "Paper si basa sulla condivisione, perciò gli aggiornamenti dei progetti risultano più visibili", commenta Nicole Okumu, Marketing Director di Designit. "Ognuno dei nostri 16 uffici gestisce i propri contenuti e Paper rende tutto trasparente, garantendo una maggiore autonomia ai nostri uffici remoti".

Il team di marketing utilizza Paper per gestire la pianificazione settimanale per i social media. In ognuno di questi documenti vengono organizzati gli elementi fondamentali relativi ai contenuti, come la data di pubblicazione, il testo, l'intento tematico e le immagini, assieme a elenchi attività e azioni per ogni post. Quando è il momento di pubblicare un post, il digital strategist del team copia i contenuti dal documento e lo pubblica. "Paper è il primo strumento che abbiamo adottato per sostituire le e-mail nella coordinazione del team", spiega Okumu. "Non ha problemi di controllo delle versioni e consente di utilizzare facilmente un approccio basato sui modelli, in cui ogni cosa si trova in un unico posto".

“I membri del nostro team lavorano costantemente in Paesi, fusi orari e uffici diversi. Ora molte soluzioni sono compatibili con queste esigenze, ma nessuna è facile da usare quanto Dropbox e Dropbox Paper".

I risultati

Un'unica soluzione per tutto

Quest'anno il team di marketing è in procinto di creare oltre 100 risorse di marketing. Facendo meno affidamento sulla posta elettronica ed eliminando i problemi relativi al controllo delle versioni grazie a Paper, i team di Designit possono rimanere sempre sincronizzati.


A rendere possibile questa straordinaria modalità di lavoro è il team IT di Designit, che gestisce l'implementazione di Dropbox Enterprise. Il team definisce l'abbattimento degli ostacoli alla collaborazione il principale vantaggio di Dropbox. “I membri del nostro team lavorano costantemente in Paesi, fusi orari e uffici diversi. Ora molte soluzioni sono compatibili con queste esigenze, ma nessuna è facile da usare quanto Dropbox e Dropbox Paper".


A detta loro, il carico di lavoro non è poi così elevato, anche per un account che conta quasi 1000 utenti. "I nostri utenti trovano Dropbox molto semplice da usare", dice Anh Le, Global IT Administrator. "Non dobbiamo fornire più di tanto supporto".