Gli avvocati dell'organizzazione no-profit utilizzano Dropbox Business per collaborare in modo sicuro sui casi con altri avvocati nel mondo e ottenere decisioni favorevoli al reinsediamento dei rifugiati vittime di persecuzioni.

Risultati chiave di IRAP

Capacità di assumere un numero di casi di 10 volte superiore

Collaborazione in tempo reale tra Stati Uniti e Medio Oriente

Maggiore sicurezza per i file dei clienti

LA SFIDA

Alla ricerca di un rifugio più sicuro per i dati

Come ha scoperto l'International Refugee Assistance Project, ci vuole un villaggio virtuale per aiutare i rifugiati a sfuggire alla persecuzione dei gruppi estremisti e trasferirsi in modo sicuro. I team dell'organizzazione no-profit di New York, Beirut, Amman lavorano con migliaia di avvocati e studenti di legge pro bono per aiutare i rifugiati che altrimenti non avrebbero rappresentanza in casi legali complessi. Raccogliere le prove necessarie per aiutare un rifugiato a vincere un caso di nuovo insediamento non è impresa facile. Ma per IRAP era anche problematico collaborare efficacemente con tutti questi professionisti legali, che raramente si incontravano di persona. Era diventato quasi impossibile per il team esaminare via email tutti i documenti dei casi e le informazioni dei clienti assunti, dato che l'organizzazione era cresciuta, passando da un piccolo gruppo di studenti di giurisprudenza della Yale Law School a un'operazione internazionale di nuovo insediamento dei rifugiati di 15 Paesi diversi. "Perdevamo tempo a setacciare le caselle di posta per trovare i file dei casi e riallegare di continuo i materiali a thread di email", afferma Lara Finkbeiner, Deputy Legal Director. Inoltre, fatto più preoccupante, i clienti che si trovavano in regioni dilaniate da conflitti non avevano altra scelta che portare con sé copie cartacee della documentazione del loro caso, esponendosi a un grande rischio nel caso fossero stati scoperti dalle persone sbagliate, dice Finkbeiner e aggiunge: "Poiché abbiamo ampliato il nostro intervento e siamo passati dall'aiutare i rifugiati iracheni a quelli di tutto il mondo, avevamo bisogno di una soluzione sicura che ci avrebbe permesso di aumentare le dimensioni".

LA SOLUZIONE

Creazione di uno studio legale virtuale

Grazie a Dropbox Business, il personale interno di IRAP, costituito da 27 persone, è ora in grado di operare come un grande studio legale con collegamenti diretti con la sua rete di collaboratori. "Dopo aver ricevuto la mia cartella condivisa da New York, raccolgo le prove dal cliente che può trovarsi ovunque, dalla Repubblica Centrafricana alla Giordania", dice Zara D., un membro della sezione IRAP presso la facoltà di giurisprudenza della New York University. "I nostri avvocati di Beirut possono immediatamente vedere che nuove prove sono state aggiunte alla cartella del caso". I membri del personale utilizzano la funzione di aggiunta di commenti quando traducono i documenti in inglese dall'arabo, garantendo che tutte le informazioni necessarie per far avanzare il caso siano in un unico posto. "Inseriamo una traduzione di base sul margine di un'anteprima del file, invece di avere due versioni separate", dice Finkbeiner. Anche nelle zone del Medio Oriente in cui le connessioni sono discontinue, i team IRAP rimangono in contatto grazie a Dropbox Business. Invece di portare con sé documenti sensibili, i clienti possono ora fare le foto di tali documenti cosicché il team che si occupa del caso può conservare tutte le prove in modo sicuro in Dropbox. "Ci sentiamo molto tranquilli a mettere le informazioni dei nostri clienti in Dropbox Business, perché possiamo controllare chi ha accesso e per quanto tempo concedere l'accesso", dice Finkbeiner. La soluzione consente anche al personale di Beirut e Amman di continuare a lavorare quando fanno visite a domicilio ai clienti che non hanno Internet. "Possiamo aggiungere le prove nella cartella giusta senza essere online", dice Finkbeiner. "Una volta che torniamo in ufficio, la sincronizzazione di Dropbox è di gran lunga più veloce di qualsiasi altra piattaforma che abbiamo provato". Nella sede centrale di New York, Dropbox Business ha semplificato per IRAP la gestione delle operazioni finanziarie e delle Risorse umane. "Tenere tutto in un unico posto ci aiuta a eseguire le operazioni quotidiane", dice Kelly Blundin, Director of Development. "Al susseguirsi dei casi, dobbiamo far entrare e uscire così tanti collaboratori ed è molto più facile farlo con Dropbox Business perché possiamo semplicemente annullare la condivisione di una cartella o rimuovere un account".

I RISULTATI

Risoluzione di un problema globale

IRAP ha aiutato più di 3100 famiglie di rifugiati, che spesso sono prese di mira perché appartenenti a minoranze etniche o affiliate con le forze militari degli Stati Uniti, a sfuggire al pericolo e insediarsi in nuove aree. Dropbox Business ha permesso agli avvocati di tutto il mondo di collaborare rapidamente ed efficacemente su questi casi critici di nuovo insediamento, dice Finkbeiner. Cita come esempio il caso di un interprete iracheno dell'esercito degli Stati Uniti che, prima che fuggisse in Giordania con la moglie e la giovane figlia, aveva ricevuto minacce di morte a causa del suo lavoro. Con l'aiuto degli avvocati di Linklaters, di avvocati in Giordania e dell'ufficio IRAP di New York, il cliente si è reinsediato negli Stati Uniti con la sua famiglia. "Nessuno di noi ha mai lavorato insieme di persona", dice Finkbeiner. "Ho avuto il privilegio di sovrintendere a un lavoro legale sbalorditivo che non sarebbe stato possibile senza Dropbox". La soluzione sta anche aiutando IRAP ad ampliare i propri sforzi per aiutare più persone. "Siamo in grado di occuparci di 500 o 600 casi anziché dei 50 o 60 di quando avevamo iniziato", afferma la fondatrice Becca Heller. "La crisi dei rifugiati è per natura globale e perciò la risposta deve essere anch'essa globale".

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