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Lo studio di architettura con sede a San Francisco gestisce l'intero processo di progettazione su Dropbox Business, permettendo di lavorare in tutta semplicità con collaboratori esterni e dare più strumenti al suo piccolo team.

Risultati principali di Red Dot Studio

Collaborazione più efficiente sia internamente che con le imprese esterne

Più tempo da dedicare al lavoro di progettazione

Crescita più rapida dell'azienda

LA SFIDA

Una soluzione meno ingombrante

Per affermarsi nell'affollato mercato immobiliare di San Francisco, Red Dot Studio deve progettare eleganti abitazioni ottimizzando al centimetro il prezioso spazio. Lo studio di architettura, che comprende uno staff interno di soli sei dipendenti, si è accorto che i layout delle abitazioni non erano gli unici aspetti per cui era necessario migliorare l'efficienza. Il team ha quindi dovuto semplificare il modo in cui condivideva le informazioni per assicurare il successo del business. Agli inizi dell'attività, Red Dot Studio si era affidata a un'azienda di consulenza IT per installare un server locale, nella speranza di liberarsi dal peso della gestione dei dati. Tuttavia, i risultati sono stati esattamente opposti. "Il server era ingombrante, lento e complesso ed era necessario chiamare qualcuno quando si verificavano problemi tecnici", racconta Alix Daguin, Project Designer e secondo dipendente dell'azienda. Poi, in occasione della presentazione per un cliente, il team ha aggirato il problema del server condividendo i file PDF, Photoshop, InDesign e CAD utilizzando l'account Dropbox personale di Daguin. "Il giorno dopo abbiamo capito che la soluzione basata sul server non era più sostenibile e così ci siamo iscritti a Dropbox Business”, spiega Alix.

"Dropbox Business è arrivato al momento giusto. In questa fase di espansione da uno a sei dipendenti, la flessibilità e la semplicità di Dropbox hanno rappresentato un aiuto ideale. Ora possiamo concentrare le nostre energie su aspetti chiave e sul vantaggio competitivo: realizzare ottimi lavori di progettazione, curare le relazioni con i clienti e tra i dipendenti."

LA SOLUZIONE

Collaborazione interna ed esterna all'ufficio

Oggi, i progettisti di Red Dot Studio utilizzano Dropbox Business per collaborare non solo tra di loro, ma anche con tecnici, consulenti e clienti esterni. La creazione di cartelle condivise per ogni progetto permette al team di lavorare assieme e monitorare le revisioni per risorse quali calcoli previsionali, autorizzazioni e progetti. "Lavorare in una struttura delle cartelle organizzata è molto più facile che con le email, dove i file si perdono continuamente", ammette Daguin. "I nostri collaboratori esterni conoscono bene Dropbox e quindi possono prendere i file di cui hanno bisogno dalle nostre cartelle condivise e svolgere il proprio lavoro, senza dover inviare e ricevere innumerevoli messaggi". Quando esponiamo una presentazione ai clienti o collaboriamo con i tecnici, Red Dot Studio utilizza i link condivisi di Dropbox per inviare facilmente file di presentazioni e CAD di grandi dimensioni. Dropbox Business consente ai membri del team di Red Dot Studio di accedere sempre ai propri lavori, ovunque si trovino. Quando qualcuno ha bisogno degli ultimi bozzetti, è possibile recuperarli rapidamente dall'app Dropbox per dispositivi mobili. Come racconta Daguin, "Dopo le visite presso i cantieri perdevamo tempo a cercare gli schizzi, a scansionarli e poi a salvarli". "Adesso possiamo scattare una foto sui nostri telefoni, salvarla in una posizione idonea e condividerla immediatamente al bisogno. Ora è moto più semplice".

"I nostri collaboratori esterni conoscono bene Dropbox e quindi possono prendere i file di cui hanno bisogno dalle nostre cartelle condivise e svolgere il proprio lavoro, senza dover inviare e ricevere innumerevoli messaggi."

I RISULTATI

Personale agile e costi contenuti

Red Dot Studio ha spostato tutti i file aziendali su Dropbox Business, alla luce della totale approvazione dei dipendenti per questa soluzione. In particolare, apprezzano la funzione della cronologia delle versioni, che consente loro di ripristinare versioni precedenti di documenti e recuperare facilmente file eliminati per sbaglio. "Anche nella remota ipotesi di un'inondazione o un incendio, sappiamo di poter contare su Dropbox”, afferma Daguin. Per Red Dot Studio, Dropbox Business è arrivato al momento giusto. "In questa fase di espansione da uno a sei dipendenti, la flessibilità e la semplicità di Dropbox hanno rappresentato un aiuto ideale", afferma Daguin. "Ora possiamo concentrare le nostre energie su aspetti chiave e sul vantaggio competitivo: realizzare ottimi lavori di progettazione, curare le relazioni con i clienti e tra i dipendenti".