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Dropbox Paper: impostazioni di amministrazione per team Dropbox Business

Dropbox Paper: un modo semplice ed efficace per lavorare assieme.

Crea, condividi e mantieni il tuo team sincronizzato senza sforzo grazie ai controlli amministrativi che contribuiscono a proteggere la tua azienda.

  • Controlla la condivisione mediante la condivisione solo per il team
  • Ottieni visibilità sull'attività degli utenti mostrando gli eventi di Paper nel registro delle attività
  • Utilizza la funzione Accedi come utente per visualizzare i documenti di Paper come un membro del team

Sezioni di questo articolo:

Attiva o disattiva attiva Paper

Per attivare o disattivare Paper per il tuo team:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Apri la Console amministratore.
  3. Apri la scheda Impostazioni.
  4. Scegli Paper in Impostazioni aggiuntive.
  5. Imposta Attiva Paper su Attivo o Non attivo.
  6. Accetta i termini di Dropbox prima di attivare Paper.
  7. Fai clic su Applica modifiche.

Nota. Paper è attivo per impostazione predefinita per tutti i team Standard e Advanced di Dropbox Business creati dopo il 7 agosto 2017. 

Esportare tutti i documenti di Paper

Quando disattivi Paper, puoi esportare i relativi documenti in file Word o Markdown. Per esportare i documenti:

  1. Dopo avere disattivato Paper, fai clic su Esporta n. documenti
  2. Scegli un formato di file e fai clic su Scarica.
  3. Una volta completata l'esportazione, riceverai un'email con i documenti di Paper nel formato scelto. Fai clic su Scarica documenti all'interno dell'email.

Tutti i documenti attivi di proprietà dei membri del team vengono esportati. I documenti eliminati non vengono esportati.

Condivisione solo per il team

Gli amministratori di un team Dropbox Business possono scegliere con chi i membri del team possono condividere i documenti di Paper. Gli amministratori possono abilitare la condivisione al di fuori del team o solo all'interno del team Dropbox. Per limitare la condivisione all'interno del tuo team:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Apri la Console amministratore.
  3. Apri la scheda Impostazioni.
  4. Scegli Paper in Impostazioni aggiuntive.
  5. Imposta Condivisione esterna dei documenti di Paper su Attivo o Non attivo.
  6. Fai clic su Applica modifiche.

Questa impostazione non è retroattiva e, una volta modificata, si applica solo ai documenti condivisi. Puoi visualizzare i documenti che sono stati condivisi con le persone esterne al tuo team nel rapporto sull'attività.

Nota. Se imposti questa opzione su Non attivo impedirai anche ai membri del team di creare documenti in cartelle esterne al team condivise con loro.

Impostazioni di privacy predefinite dei documenti di Paper

Gli amministratori possono scegliere l'impostazione predefinita relativa alla privacy per i link ai documenti di Paper. Per attivare o disattivare la privacy predefinita per i documenti di Paper:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Apri la Console amministratore.
  3. Apri la scheda Impostazioni.
  4. Scegli Paper in Impostazioni aggiuntive.
  5. Imposta Privacy dei documenti di Paper predefinita su Chiunque o Solo il team.
  6. Fai clic su Applica modifiche.

Nota. Le impostazioni sulla privacy per singoli documenti di Paper possono essere modificate se le impostazioni di condivisione lo consentono.

Controlli per le eliminazioni definitive

Per impostazione predefinita, il creatore può eliminare definitivamente un documento o una cartella dopo che è stata archiviata.

Gli amministratori di un team Dropbox Business possono limitare le eliminazioni definitive dei documenti di Paper ai soli amministratori del team. Per evitare eliminazioni definitive, gli amministratori di un team possono impostare su Non attivo l'impostazione relativa alle eliminazioni nel team.

Nota. Se le eliminazioni sono impostate su Non attivo, gli amministratori di un team possono eliminare definitivamente i file accedendo come un utente.

Nota. L'impostazione si applica ai file di Dropbox e ai documenti di Paper.

Scollegare i dispositivi mobili

Gli amministratori possono scollegare i dispositivi in cui è installata l'app Paper per dispositivi mobili dall'account di un membro del team.

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Apri la Console amministratore.
  3. Apri la pagina Membri.
  4. Fai clic sul nome del membro di cui vuoi scollegare un dispositivo.
  5. In Dispositivi mobili Paper, fai clic per scollegare tutti i dispositivi mobili da Paper.

Nota. Poiché i documenti di Paper non vengono salvati localmente, lo scollegamento di Paper dai dispositivi mobili rimuovere l'accesso a tutti i documenti di Paper sul tuo telefono o tablet. Questo meccanismo funziona in modo analogo alla pulizia remota.

Accedere come utente

Gli amministratori di un team Dropbox Business team possono accedere come un membro del team. Tramite questa funzione, gli amministratori possono:

  • Visualizzare documenti e cartelle di Paper
  • Condividere documenti e cartelle con altri utenti
  • Spostare documenti e cartelle di Paper
  • Ripristinare documenti di Paper archiviati
  • Archiviare ed eliminare definitivamente documenti di Paper

Gli amministratori non possono creare o modificare i documenti né aggiungervi commenti.

Per eseguire l'accesso come un membro del team e accedere al suo account Paper:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Apri la Console amministratore.
  3. Apri la pagina Membri.
  4. Fai clic sull'icona dell'ingranaggio accanto al nome del membro del team a nome del quale vuoi accedere.
  5. Fai clic su Accedi come utente.
  6. Fai clic su Accedi per confermare che desideri accedere come l'utente selezionato.
  7. Fai clic sulla scheda Paper.
  8. Al termine, fai clic su Esci.

Nota. Tutte le azioni eseguite dall'amministratore vengono registrate nel registro delle attività.

Registro delle attività di Paper

La pagina Attività mostra un riepilogo dell'attività più recente di un team. Gli amministratori possono selezionare un tipo di attività di Paper nella pagina Attività oppure scaricare un rapporto completo sulle attività.

Gli eventi di Paper vengono registrati per:

  • Creazione e modifica di documenti
  • Aggiunta e risoluzione di commenti a documenti
  • Condivisione di documenti con membri del team e persone esterne al team
  • Archiviazione ed eliminazione permanente di documenti
  • Richieste di accesso a documenti da parte di membri del team e persone esterne al team
  • Documenti visualizzati da membri del team e persone esterne al team
  • Modifiche alle norme sulla condivisione

Per visualizzare il registro delle attività:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Apri la Console amministratore.
  3. Apri la pagina Attività.

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