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サンフランシスコに拠点を置く設計事務所 Red Dot Studio では、設計プロセスをすべて Dropbox Business に集約することで請負業者との共同作業を効率化し、少人数のチームの能力を引き出しています。

Red Dot Studio の主な成果

社内や請負業者との共同作業を強化

設計に費やす時間が増加

会社の成長を加速

課題

時代遅れのソリューション

Red Dot Studio が競争の激しいサンフランシスコの不動産市場で成功するには、隅々まで魅力あふれる住宅を設計しなければなりません。従業員数わずか 6 人の設計事務所が効率化しなければならないのは、キッチンのレイアウトだけではありませんでした。小さな会社が生き残るには、チームでの情報の共有方法を簡略化する必要があったのです。Red Dot Studio では、会社設立からまもなく IT コンサルティング会社と契約して社内サーバーを構築。データ管理の手間が省けると期待していました。ところが結果はまったく逆だったのです。会社設立時のメンバーでもあるプロジェクト マネージャーのアリックス・ダグイン氏は、「サーバーは場所を取るし、遅くて複雑でした。しかも、何かある度に誰かにサポートを頼まなければなりませんでした」と当時を振り返ります。あるクライアントのプレゼンテーションのときです。チームはダグイン氏の個人用 Dropbox アカウントを使って PDF、Photoshop、InDesign、CAD ファイルを共有。煩わしいサーバーを使わずに済んだのです。「その翌日、もうサーバーにはウンザリだということで、Dropbox Business に登録しました」とダグイン氏。

「最適なタイミングで Dropbox Business を導入できました。従業員を 1 人から 6 人に増員するにあたり、Dropbox の柔軟性と使いやすさを活用したのは良い判断でした。デザイン制作やクライアントとのやり取り、そして弊社の従業員によりエネルギーを注ぐことができるようになりました。」

ソリューション

オフィス内外でコラボレーション

現在、Red Dot Studio の設計者は同僚だけでなく、社外のエンジニアやコンサルタント、クライアントとの共同作業にも Dropbox Business を利用しているそうです。まず、プロジェクトごとに共有フォルダを作成します。チーム メンバーは共同作業だけでなく、設計見積や許可証、設計図などのデータの変更内容も逐一チェックできます。「わかりやすく整理されたフォルダ構造は、ごちゃごちゃしやすいメールに比べると格段に使いやすいです。請負業者も Dropbox を使い慣れているので、共有フォルダから作業に必要なファイルを取り出しています。何度も何度もメールのやり取りをする必要はありません」とダグイン氏。また、クライアントへのプレゼンテーションやエンジニアとの調整には、Dropbox の共有リンクを使っているそうです。サイズの大きなプレゼンテーションや CAD ファイルも簡単に送信できます。Dropbox Business があれば、チーム メンバーはどこにいても常にファイルにアクセスできます。最新のコンセプトが必要になっても、Dropbox モバイル アプリからさっと取り出せます。「現場に行ってから、見取り図を探して、スキャンして、保存して、という感じで、無駄に時間がかかっていました。それが今では、スマートフォンで写真を撮って決められた場所に保存すれば、すぐにメンバーの手に届きます。格段に手間が省けます。」

「請負業者も Dropbox を使い慣れているので、共有フォルダから作業に必要なファイルを取り出しています。何度も何度もメールのやり取りをする必要はありません。」

結果

人員とコストをスリム化

Red Dot Studio では仕事のファイルをすべて Dropbox Business に移行したことで、スタッフの心にも平和が訪れたそうです。中でも、無制限のバージョン履歴は人気の機能です。ドキュメントを前のバージョンに戻したり、うっかり削除したファイルを復元したりするのも簡単です。ダグイン氏は「洪水や火事になっても Dropbox があれば安心です」と言います。Red Dot Studio は最適なタイミングで Dropbox を導入したわけです。「従業員を 1 人から 6 人に増員するにあたり、Dropbox の柔軟性と使いやすさを活用したのは良い判断でした。設計やクライアントとのやり取り、そして弊社の従業員によりエネルギーを注ぐことができるようになりました。」