Syarikat jelajah jip diiktiraf ini menggunakan Dropbox Business untuk bekerjasama dalam semua perkara daripada mengatur jelajah berkumpulan kepada membayar bil.

Hasil Utama Desert Adventures

Produktiviti pekerja meningkat

Penyelenggaraan IT lebih rendah daripada memakai pelayan di premis

Sandaran fail penting lebih selamat

Cabaran

Mencari kenderaan kerjasama yang lebih baik

Selama hampir 30 tahun, jip merah lambang Desert Adventures telah membawa pengunjung di sekitar Greater Palm Springs, memperkenalkan mereka kepada flora dan fauna Gurun Colorado-Sonoran. Apabila Palm Springs kembali menjadi tumpuan pelancong dalam peta cuaca dan pelancongan, permintaan untuk pengembaraan luar mesra alam syarikat ini telah melonjak. Walaupun baik untuk perniagaan, peningkatan dalam jumlah klien—hingga 10,000 orang setahun—menguji keupayaan syarikat dengan 35 orang pekerja ini untuk terus berkembang. “Apabila kami perlu mengemas kini dokumen jualan, kami cuma hantar e-mel kepada satu sama lain dan semua orang akan menyimpan salinan,” kata Kimberly Nilsson, Pemilik/Pengendali Desert Adventures. “Tetapi sudah tentu, semua orang bekerja dengan salinan yang berbeza dan terdapat begitu banyak kekeliruan.” Cabaran ini semakin sukar kerana pejabat perniagaan kecil ini beroperasi secara maya: rakan kongsi perniagaan Nilsson, Bob Schneider, menguruskan operasi di tapak di Palm Desert, tetapi Nilsson berpangkalan di Santa Barbara. Wakil jualan kumpulan ini, yang kebetulan merupakan ibu Nilsson, tinggal di Hawaii. Untuk memudahkan pasukannya bekerja bersama, Nilsson memutuskan untuk membuka akaun Dropbox peribadi. “Amat sukar untuk berkongsi semua fail dan material kami dengan satu sama lain bila semua orang anda berada di lokasi yang berlainan,” kata Nilsson. “Memiliki Dropbox adalah penting buat kami.” Nilsson memutuskan untuk menaik taraf kepada Dropbox Business selepas menyedari ciri-ciri seperti sejarah versi tanpa had, yang memudahkan pemulihan fail yang dihapuskan secara tidak sengaja atau kembali kepada versi terdahulu. “Saya rasa itu sangat menarik kerana kadangkala saya terhapuskan fail secara tidak sengaja dan kemudian, ‘Alamak, apa yang saya buat?‘” kata Nilsson. “Jadi pada waktu itu, kami beralih kepada akaun Business, dan kami sangat gembira atas keputusan itu.”

“Saya ada banyak peranan tetapi saya bukan seorang pakar IT. Jadi menyediakan pelayan yang selamat dan perkara seperti itu—saya langsung tidak tahu. Ini mengelakkan kami daripada membayar orang lain untuk melakukannya atau melantik pekerja baru.”

PENYELESAIAN

Membina laluan untuk pertumbuhan

Desert Adventures kini menggunakan Dropbox Business dalam seluruh perniagaan, kerana penyelesaian ini menyandarkan fail secara automatik dan membolehkan pekerja untuk mengaksesnya dari mana sahaja. “Polisi saya ialah tiada apa-apa akan disimpan secara setempat,” kata Nilsson. “Semuanya diletakkan dalam Dropbox.” Pengurus jualan kumpulan ini akan memuat naik surat-menyurat, usul, dan kontrak untuk setiap klien ke dalam folder yang beliau kongsikan bersama seluruh syarikat. Ini mengelakkan pekerja daripada perlu menghantar e-mel atau menghubungi beliau untuk mengetahui status jualan. “Sesiapa sahaja yang perlu tahu apa yang sedang berlaku dengan kumpulan itu boleh mendapatkan akses segera,” kata Nilsson. Klien yang mencari maklumat lanjut mengenai jelajah akan diberikan pautan kongsian ke folder pemasaran yang mengandungi gambar, video, serta maklumat lain. “Ini lebih baik daripada cuba menghantar foto resolusi tinggi melalui e-mel yang tidak pernah berkesan,” kata beliau. “Saya boleh terus hantarkan pautan ke folder untuk jelajah San Andreas Fault dan berkata, ‘Di sini ada 20 gambar.’” Dan setiap invois baru yang dihantar ke pejabat di Palm Desert akan diimbas dan dimuat naik ke dalam folder akaun belum bayar. “Sekarang saya ada salinan bil yang boleh dibayar dari Santa Barbara,” kata Nilsson. Aplikasi mudah alih Dropbox amat berguna semasa kakitangan berada dalam perjalanan dan menerima pertanyaan mengenai jelajah. “Jika ada klien yang menghubungi, kami boleh cari dokumen jualan yang mereka perlukan dan terus e-melkan pautan kepada mereka daripada telefon kami,” kata Nilsson. “Dengan cara ini, tiada lagi kelewatan dalam berhubung dengan klien kami.”

“Keupayaan untuk memiliki segala-galanya di hujung jari sememangnya satu revolusi. Dropbox menjimatkan banyak masa, dan apabila anda menjalankan perniagaan kecil, masa ialah segala-galanya.”

HASIL

Menjimatkan masa dan wang

Menurut Nilsson, Dropbox Business membolehkan Desert Adventures untuk fokus terhadap menyediakan siri jelajah terkemuka ke tempat-tempat seperti Joshua Tree National Park dan Palm Springs Indian Canyons. “Saya ada banyak peranan tetapi saya bukan seorang pakar IT,” kata Nilsson, ”jadi menyediakan pelayan yang selamat dan perkara seperti itu—saya langsung tidak tahu. Ini mengelakkan kami daripada membayar orang lain untuk melakukannya atau melantik pekerja baru.” Bagi perniagaan kecil seperti Desert Adventures, keupayaan Dropbox Business untuk berfungsi merentas platform dan peranti bermaksud bahawa syarikat ini tidak perlu menggunakan satu persekitaran sahaja. Nilsson mengendalikan pejabat beliau pada Windows, tetapi pekerjanya sering mengakses folder Dropbox menggunakan iPad atau iPhone mereka. “Keupayaan untuk memiliki segala-galanya di hujung jari sememangnya satu revolusi,“ kata Nilsson. “Dropbox menjimatkan banyak masa, dan apabila anda menjalankan perniagaan kecil, masa ialah segala-galanya.”