Perunding komunikasi perniagaan terkemuka Amerika Latin ini menggunakan Dropbox Business untuk bekerjasama dengan pelanggan dan mendayakan kakitangan untuk bekerja semasa bergerak, menjimatkan masa dan wang.

MZ Group, perundingan komunikasi perniagaan

Hasil Utama MZ Group

Produktiviti meningkat kerana kelajuan penyelarasan

Lebih penjimatan untuk bahagian IT

Kawalan lebih hebat ke atas maklumat sensitif pelanggan

Cabaran

Komunikasi diperkemas

Berkhidmat sebagai pusat sehenti untuk komunikasi korporat, MZ Group yang berpangkalan di São Paulo telah berkembang bersama-sama lebih 600 pelanggan untuk menjadi peneraju dalam industri. Namun apabila syarikat ini berkembang ke pejabat di Brazil, Asia dan U.S., para eksekutif menyedari bahawa teknologi di pejabat mereka sendiri menyekat mereka daripada menjadi lebih tangkas. Fail-fail disimpan pada pelayan dalaman, yang memerlukan pelaburan berterusan dalam infrastruktur, perkakasan, dan perisian. Ia juga menyukarkan pasukan sokongan untuk bekerjasama dalam dokumen yang sama pada masa nyata. Dan apabila kakitangan perlu mengakses dokumen dari jauh, mereka perlu melalui sambungan VPN. “Atas sebab keselamatan dan sistem dalaman, sambungan menjadi perlahan,“ kata Rodolpho Zabisky, Ketua Pegawai Kewangan MZ, yang bertanggungjawab ke atas perhubungan pelabur, pelanggan, dan komunikasi digital, antara khidmat lain. “Terdapat juga banyak salinan bercanggah dengan pekerja yang mengakses fail yang sama.“ Selepas menguji beberapa penyelesaian, MZ memutuskan untuk memilih Dropbox Business. Kelajuan penyelarasan dan kemudahan menggunakan penyelesaian ini merupakan faktor penting, kata Alex Souza, Koordinator IT. “Sudah cukup dengan mencipta log masuk dan menghantarnya kepada pekerja, kerana platform ini mudah untuk digunakan dan tidak memerlukan berjam-jam latihan yang akan menjimatkan masa untuk kumpulan IT,“ jelas Alex Souza.

Penyelesaian

Bekerja dari mana-mana sahaja

Hari ini, kesemua 250 kakitangan MZ menggunakan Dropbox Business untuk bekerjasama antara satu sama lain dan pelanggan mereka. Sama ada mengusahakan pembentangan, siaran akhbar atau dokumen lain, pekerja boleh berkongsi pautan Dropbox yang akan mengemas kini pada masa nyata. Lambang Dropbox membolehkan ramai orang menyunting dokumen yang sama tanpa tersilap mencipta versi yang berbeza. ”Ciri pemberitahuan banyak membantu apabila kami mempunyai pasukan yang bekerja serentak dalam dokumen yang sama, terutamanya berhubung menulis komen,” kata Zabisky. Setelah mereka selesai mengerjakan dokumen, pekerja boleh menghantar versi akhir kepada pelanggan melalui pautan Dropbox menggunakan e-mel atau WhatsApp. ”Klien amat memuji integrasi WhatsApp dengan Dropbox,” kata Souza. Dengan aplikasi mudah alih Dropbox, pekerja MZ dapat mengakses dan berkongsi fail dengan lebih pantas semasa bergerak. Di sebalik membazir masa cuba untuk menyambungkan VPN, mereka boleh fokus pada memberi perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan. ”Jika klien meminta fail, anda boleh menghantarnya daripada telefon anda, dalam kereta anda,” kata Zabisky. ”Ini sangat berguna di Brazil, kerana kami rugi banyak masa tersangkut dalam trafik.” Konsol Pentadbir memudahkan eksekutif MZ untuk memastikan bahawa data sulit klien dikongsi hanya dengan penerima yang diingini. ”Kami menyimpulkan bahawa Dropbox lebih selamat berbanding langkah keselamatan dan perlindungan data yang lain,” kata Souza. ”Kami tidak akan menggunakan Dropbox jika kami tiada jaminan keselamatan dan kerahsiaan data.”

”Kami menyimpulkan bahawa Dropbox lebih selamat berbanding langkah keselamatan dan perlindungan data yang lain. Kami tidak akan menggunakan Dropbox jika kami tiada jaminan keselamatan dan kerahsiaan data.”

Alex Souza, Koordinator IT, MZ Group

Hasil

Menjimatkan masa dan wang

Dengan melaksanakan Dropbox, MZ dapat menjadi lebih efisien, menjimatkan lebih masa untuk kakitangan supaya dapat fokus pada akaun klien. Alex menganggarkan bahawa kakitangan berjimat hampir 1,000 jam setiap minggu secara terkumpul dengan mengakses fail mereka di Dropbox berbanding sistem VPN yang lama. ”Dan itu baru VPN,“ kata Souza. ”Ada lagi penjimatan lain dalam seluruh organisasi.” MZ berkata penjimatan IT daripada Dropbox juga mencecah enam angka secara tahunan dengan mengelak daripada berbelanja kos pelayan baru, serta lesen untuk VPN dan perisian sandaran lain. “Menggunakan Dropbox pada mulanya bukan untuk mengurangkan kos — ia tentang menekankan mobiliti untuk pekerja,” kata Zabisky. ”Tetapi projek ini telah terbukti sangat berfaedah kepada kami dari segi kewangan.” Dengan lebih daripada 600 pelanggan dan sebagai peneraju antara syarikat-syarikat awam Brazil, MZ tidak mampu untuk berhenti bekerja apabila bencana berlaku. Semasa berlaku bekalan elektrik terputus selama tiga jam, Dropbox Business membolehkan pekerja untuk terus fokus pada akaun mereka. ”Dengan Dropbox, mereka terus bekerja menggunakan komputer riba mereka atau menghidupkan telefon, dan syarikat ini tidak berhenti walaupun sesaat,” kata Souza.

Penyelesaian perkongsian dan storan terbaik untuk perniagaan anda