Dette byggefirmaet effektiviserer serviceprosessen ved hjelp av Dropbox Business, og sparer med det hundretusener av dollar i året med en avkastning på 300 %.

Brandts nøkkelresultater

300 % avkastning i det tredje året

Behandlingstiden for servicedokumentasjon er redusert med en faktor av 10

Bedre sikkerhet for kundebetalingsinformasjon

UTFORDRINGEN

Et hav av papirarbeid

Brandt kan skrive under på at alt virkelig er større i Texas, siden det Dallas-baserte firmaet leverer mekaniske, elektriske og rørleggertjenester til noen av delstatens største kommersielle bygninger. Men mens det 64 år gamle selskapets kompetanse innen det å støtte store anlegg er testet over tid, var det ett ledd i virksomheten som trengte en overhaling: serviceprosessen. Teknikerne måtte ha med seg serviceskjemaene til jobbstedene, og mye av kundenes dyrebare tid gikk dermed med til papirarbeid. «Når teknikeren sitter i en varebil og fyller ut papirskjemaer i en time, er ikke kunden særlig interessert i å betale for det», sier Kevin Underwood, Service Business Analyst. Når teknikerne fakset eller sendte skjemaene tilbake til hovedkvarteret via e-post, førte det til versjonsforvirring, og det var ikke alltid dokumentene endte opp i riktig avdeling. «Vi endte opp med å fakturere for lite eller ikke fakturere i det hele tatt», sier Underwood. Etter å ha testet hastigheten på filsynkroniseringen til flere av skytjenesteleverandørere, pekte Brandt ut Dropbox Business som produktet som skulle være støttepilaren i utrullingen av nettbrett fra den mangeårige partneren Dell. «Vi valgte Dropbox Business fordi filsynkroniseringen til Dropbox hadde best ytelse på tvers av forskjellige plattformer», sier Robert Everett, Director of IT, «og det har enkel, effektiv gjenoppretting av data.»

LØSNINGEN

Knytte teknikere og ledere tettere sammen

Ved hjelp av Dropbox Business laget Brandt en delt mappe for hver tekniker. Disse mappene inneholdt åpne arbeidsordrer. «I stedet for å sortere store papirstabler, har teknikerne en oversiktlig liste i Dropbox over ting de må gjøre den dagen», sier Everett. Teknikerne fyller ut skjemaene på nettbrettet etter hvert som de fullfører prosjektarbeid i felten, og kundene signerer digitalt når jobben er fullført. Brandt integrerte også sin spesialbygde ServiceTech-app med Dropbox, noe som gjør det enda enklere for teknikere å se arbeidsordrene. Skjemaene legges automatisk i riktig delt Dropbox-mappe, og lederen som har ansvaret for godkjenning, varsles om endringer. «Vår gamle måte å kommunisere på førte til mye frustrasjon blant teamets medlemmer og for kundene», sier Jennifer Groves, Service Business Supervisor. «Hastigheten og påliteligheten til Dropbox har hjulpet oss å samarbeide på en bedre måte.»

Brandt sier at Dropbox Business dessuten oppbevarer viktig data på en sikker måte – en kritisk forutsetning når man håndterer kundeinformasjon. «Jeg trenger ikke å bekymre meg for datasikkerhet, siden Dropbox har både kryptering og transportlagprotokoller på plass», sier Everett.

RESULTATENE

Betaler seg selv – og enda litt til

Ved å forvandle Brandts serviceprosess, har Dropbox Business betalt seg allerede det første året, samtidig som det gir en positiv, løpende avkastning i årene som kommer. Brandts 120 teknikere sparer minst 15 minutter per jobb ved å bruke Dropbox Business, anslår selskapet. «Teknikernes tid er den mest verdifulle ressursen vi har», sier Jim Stagg, som er serviceleder. «Vi er i stand til å bruke disse tidsbesparelsene til å ta oss bedre av kundene våre.» Som et resultat av dette, har selskapet hatt en målbar økning på USD 400 000 i teknikernes produktivitet. Dette representerer en ROI (avkastning) på 300 % i det tredje året, etter å ha tatt i betraktning kostnadene for Dropbox Business og andre relaterte investeringer. «Teknikerne er mer effektive, kundene får det de trenger raskere og vi ser resultater på bunnlinjen som ingen hadde regnet med da vi startet denne prosessen», sier Stagg. Brandt bruker også Dropbox til å holde regnskapet oppdatert, og til å maksimere inntektene. Selskapet kan nå klarere USD 500 000 med månedlige inntekter en hel måned tidligere. «Kontantstrømmen er mye renere, så vi vet mer om hvilke resultater vi har oppnådd hver måned», sier Underwood. Mens teamet er fornøyd med avkastningen så langt, kan det hende noe enda bedre er i vente. Brandt har nesten doblet teknikerstaben de to siste årene, og det har vært lett å få nyansatte i gang med Dropbox Business. «Systemet er så enkelt at bedriften har kunnet vokse raskt», sier Underwood. «Avkastningen på denne løsningen vil bare øke etter hvert som teamet utvides.»

Den beste delings- og lagringsløsningen for bedriften

eller kjøp nå