Dropbox for utdanning gjør det mulig for North Carolina-høyskolen å skjerpe fokuset på undervisningen ved at de ansatte kan jobbe på tvers av enheter. Dette fører til økte tidsbesparelser for IT-relaterte og administrative oppgaver.

Cleveland Community College, et utdanningssted

Nøkkelresultater for Cleveland Community College

Rask tilslutning siden de ansatte allerede brukte Dropbox

Pålitelig tilgang til nødvendig stoff på mange enheter

Bedre sikkerhetskopiering og gjenoppretting av filer

UTFORDRINGEN

Drømmen om en bedre måte å dele og få tilgang til filer på

For å forberede sine 13 000 eksaminanter og studenter på fremtiden, har Cleveland Community College alltid omfavnet den nyeste teknologien. Denne skolen i Shelby i North Carolina mottok nylig det største føderale tilskuddet for teknologi som noensinne er tildelt et Community College (lokal høyskole) i staten. Flesteparten av lærerne og de ansatte på den teknologivennlige skolen bruker flere enheter, inkludert iPad- og Surface-nettbrett, til å undervise på alle stedene hvor høyskolen holder kurs. Men det å jobbe på tvers av enheter og plattformer har ofte gjort det vanskelig for lærere og ansatte å få tilgang til og dele filer. I tillegg krevde skolens gamle serversystem at ansatte sikkerhetskopierte filer manuelt – en prosess som ofte førte til utilsiktede slettinger av filer og hodebry for IT-avdelingen. Mange ansatte brukte allerede private Dropbox-kontoer til å løse disse utfordringene, noe som fikk skolen til å vurdere en bedriftsrettet løsning for filsynkronisering og -deling som hele høyskoleområdet kunne slutte seg til. Etter å ha vurdert flere forskjellige leverandører, besluttet høyskolen seg for å ta i bruk Dropbox for utdanning. «Standarden hadde blitt satt ganske høyt når det gjaldt funksjoner, som f.eks. muligheten til å samarbeide, dele, få tilgang fra flere steder – denne typen ting», sier Athena Smith, høyskolens Instructional Development Coordinator. «Det var vanskelig å finne noe som i det hele tatt kunne sammenlignes med dette.»

LØSNINGEN

Gjør det enklere å lære både på og utenfor universitetsområdet

Med Dropbox for utdanning kan skolen yte bedre service til studentene. Fakultetsmedlemmer kan nå besøke videregående skoler og andre klasser utenfor studentområdet med sine foretrukne enheter, og umiddelbart få tilgang til de materialene de trenger. «Fakultetsmedlemmet trenger ikke lenger bekymre seg over hvilken enhet filen befinner seg på», sier Smith. «Fordi den vil ligge på alle enhetene. De har tilgang til den fra hvor som helst – på studentområdet, utenfor studentområdet, på stranden, uansett hvor de måtte være». Fakultetetsmedlemmer kan holde seg papirløse ved å dele mapper med studenter, noe som igjen gjør det enklere å tildele og samle inn kursarbeid. Og Dropbox-badgen gjør samarbeid smidig for ansatte som jobber med arbeidsgrupper og andre planleggingsinitiativer for skolen. Med denne funksjonen kan de som ser på filene, dele og oppdatere dem til den nyeste versjonen når noen andre gjør endringer, alt innenfor Microsoft Office. «I høyere utdanning er det alltid et team av folk som arbeider med noe», sier Dr. Shannon Kennedy, konserndirektør i Instruction and Student Development. «Så dette er en stor fordel når du har flere personer som jobber på samme dokument.» Howard Roberts, høyskolens Chief Information Officer, sier at Dropbox for utdanning også leverer den sikkerheten høyskolen krever. Dropbox integreres med høyskolens Single Sign-On-leverandør SecureAuth, noe som betyr at lærere og ansatte kan logge seg på Dropbox med sin skolebaserte påloggingsinformasjon. «Ingen andre enn den tiltenkte personen kan å få tilgang til et dokument fra et sikkerhetsmessig ståsted», sier han.

RESULTATENE

Sparer tid for både IT-avdeling og lærere

Dropbox for utdanning vil redusere tiden IT-personell tilbringer på problemer knyttet til deling og sikkerhetskopiering av filer, sier skolen. Lærere og ansatte vil snart sikkerhetskopiere alle filene til Dropbox for utdanning i stedet for skolens gamle server, noe som vil gjøre det enklere å gjenopprette filer når noen sletter dem ved et uhell – eller forlater skolen. «Jeg ser dette som en enorm tidsbesparelse», sier Roberts. Konklusjon? Lærere kan nå bruke mer tid på undervisning og mindre tid på å håndtere administrative oppgaver. «Jeg vet om en lærer som ba studentene opprette en mappe og dele den med dem», sier Smith. «De kunne faktisk gå rundt i klasserommet og kikke i den aktuelle studentens mappe og si: 'Ja, leksene dine er mottatt', og merke leksene som levert, samtidig som de gikk rundt i klasserommet.»

Den beste delings- og lagringsløsningen for bedriften

eller kjøp nå