Het installatie- en servicebedrijf stroomlijnt het proces voor reparatieverzoeken met behulp van Dropbox Business en bespaart zo honderdduizenden dollars per jaar met een rendement van maar liefst 300%.

Belangrijkste resultaten van Brandt

Rendement van 300% in het derde jaar

10x snellere verwerking van servicedocumenten

Strengere beveiliging van betalingsgegevens van klanten

De uitdaging

Bedolven onder het papierwerk

Dat alles groter is in Texas kan Brandt beamen. Het bedrijf uit Dallas voorziet enkele van de grootste commerciële gebouwen in Texas van mechanische, elektrische en loodgieterservices. Hoewel de expertise van het 64 jaar oude bedrijf in het helpen van grootschalige faciliteiten inmiddels onomstreden is, kon het bedrijf wel wat hulp gebruiken bij het proces voor reparatieverzoeken. Monteurs namen onderhoudsformulieren mee naar de klant, waardoor kostbare tijd bij klanten werd verspild aan administratieve taken. 'Als een monteur een uur lang in zijn wagen papieren zit in te vullen, draait de klant liever niet op voor deze kosten', aldus Kevin Underwood, Service Business Analyst. De faxen en e-mails die het hoofdkantoor ontving, leidden tot versieconflicten. Ook kwamen de documenten niet altijd terecht bij de juiste afdeling. 'Uiteindelijk factureerden we te weinig of zelfs helemaal niet', zegt Underwood. Nadat Brandt de synchronisatiesnelheid van verschillende cloudproviders had getest, besloot het bedrijf de nieuwe tablets van de vertrouwde partner Dell uit te rusten met Dropbox Business. 'We hebben gekozen voor Dropbox Business omdat het de beste prestaties leverde bij het synchroniseren van bestanden op onze platforms', aldus Robert Everett, Director of IT. 'Ook is het herstel van gegevens overzichtelijk en effectief.'

De oplossing

Nauwere samenwerking tussen monteurs en supervisors

Brandt maakt in Dropbox Business voor elke monteur een gedeelde map met openstaande werkorders. 'De monteurs hoeven zich niet meer door stapels papier heen te worstelen, maar hebben een duidelijke lijst in Dropbox met de taken voor die dag', zegt Everett. De monteurs vullen formulieren in op hun tablet nadat de opdracht bij de klant is afgerond en de klant kan digitaal zijn handtekening zetten. Brandt heeft ook een eigen ServiceTech-app geïntegreerd met Dropbox, zodat monteurs nog eenvoudiger hun werkorders kunnen bekijken. De formulieren worden vervolgens opgeslagen in de juiste gedeelde map in Dropbox, waarna de toezichthouder een melding ontvangt van de veranderingen. 'Onze oude manier van communiceren leidde tot veel frustraties bij teamleden en klanten', aldus Jennifer Groves, Service Business Supervisor. 'Dankzij de snelheid en betrouwbaarheid van Dropbox werken we beter samen.'<br/><br/>Volgens Brandt zorgt Dropbox Business ook dat belangrijke informatie veilig is, een cruciale vereiste voor het omgaan met gegevens van klanten. 'Ik hoef me geen zorgen te maken over de beveiliging van gegevens, dankzij de protocollen van Dropbox voor versleuteling en gelaagde beveiliging tijdens verzending', zegt Everett.<br/><br/>

DE RESULTATEN

Een rendabele keuze

Door het proces voor reparatieverzoeken bij Brandt grondig te veranderen, heeft Dropbox Business zich in het eerste jaar al terugbetaald. In de jaren daarna heeft het bovendien een buitengewoon positief rendement opgeleverd. Het bedrijf schat dat de 120 monteurs van Brandt met Dropbox Business minstens 15 minuten per opdracht besparen. 'De tijd van onze monteurs is voor ons zeer waardevol', zegt Jim Stagg, Director of Service. 'We kunnen de tijd die we besparen, besteden aan het verbeteren van de dienstverlening aan klanten.' De toegenomen productiviteit van de monteurs heeft het bedrijf al $ 400.000 opgeleverd. Dat is een rendement van 300% in het derde jaar, na aftrek van de kosten voor Dropbox Business en andere gerelateerde investeringen. 'Onze monteurs werken efficiënter, onze klanten worden sneller geholpen en de impact op onze omzet is veel hoger dan we bij de aanvang van het proces voor mogelijk hadden gehouden', aldus Stagg. Brandt gebruikt Dropbox ook om de boekhouding nauwkeurig bij te houden en zo zelfs een maximale omzet te realiseren. Het bedrijf boekt nu een maand eerder een omzet van bijna $ 500.000. 'Onze cashflow is een stuk overzichtelijker. We weten elke maand precies hoe we ervoor staan', zegt Underwood. Hoewel het team al tevreden is met het rendement tot nu toe, was dit nog maar het begin. Brandt heeft in de afgelopen twee jaar het aantal monteurs verdubbeld. Het instellen van Dropbox Business voor deze nieuwe medewerkers was geen enkel probleem. 'Omdat het systeem zo gebruiksvriendelijk is, konden we snel doorgroeien', meldt Underwood. 'Het rendement van de oplossing groeit met ons team mee.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen