Toonaangevend zakelijk communicatieadviesbedrijf in Latijns-Amerika gebruikt Dropbox Business om samen te werken met klanten, en medewerkers de mogelijkheid te bieden onderweg te werken. En bespaart enorm veel tijd en geld.

MZ Group, een zakelijk communicatieadviesbedrijf

De belangrijkste resultaten voor MZ Group

Hogere productiviteit dankzij snelle synchronisatie

Hogere IT-besparingen

Meer controle over gevoelige klantgegevens

De uitdaging

Communicatie stroomlijnen

De in São Paulo gevestigde MZ Group biedt een totaaloplossing voor zakelijke communicatie. Het bedrijf heeft meer dan 600 klanten en is uitgegroeid tot een van de marktleiders in de sector. Toen MZ Group verder uitbreidde in Brazilië en vestigingen in Azië en de VS opende, werd het steeds duidelijker dat de flexibiliteit werd belemmerd door de kantoortechnologie die ze gebruikten. Bestanden werden opgeslagen op interne servers, waardoor het bedrijf voortdurend moest investeren in infrastructuur, hardware en software. Daarnaast was het voor supportteams moeilijk om in realtime samen te werken aan dezelfde documenten. En wanneer medewerkers op afstand toegang nodig hadden tot documenten, moesten ze hiervoor een VPN-verbinding gebruiken. 'De verbinding was erg traag, deels door de beveiligingsvereisten en deels als gevolg van het interne systeem', vertelt Rodolpho Zabisky, CFO van MZ, dat zich onder andere bezighoudt met investeerdersrelaties, PR en digitale communicatie. 'Daarnaast ontstonden er veel conflicterende bestandsversies als medewerkers tegelijkertijd hetzelfde bestand bewerkten.' Na het testen van een aantal oplossingen besloot MZ om voor Dropbox Business te kiezen. IT-coördinator Alex Souza vertelt dat de synchronisatiesnelheid en gebruiksvriendelijkheid hierbij twee belangrijke factoren waren. 'Ik hoef nu alleen nog maar inloggegevens aan te maken en naar een medewerker te sturen. Het platform is zeer gebruiksvriendelijk en vereist geen urenlange trainingen. Zo kan het IT-team veel tijd besparen', legt Alex Souza uit.

De oplossing

Overal werken

Alle 250 medewerkers van MZ gebruiken nu Dropbox Business om samen te werken met elkaar en met hun klanten. Of ze nu werken aan presentaties, persberichten of andere documenten, ze kunnen heel eenvoudig Dropbox-links delen die in realtime worden bijgewerkt. En dankzij de Dropbox-badge kunnen meerdere mensen hetzelfde document bewerken zonder per ongeluk verschillende versies te maken. 'De meldingen zijn erg handig wanneer een team tegelijk aan hetzelfde document werkt, met name als er opmerkingen worden toegevoegd', aldus Zabisky. Als het document klaar is, sturen de medewerkers de definitieve versie via een Dropbox-link naar de klant. Dat kan heel eenvoudig via e-mail of WhatsApp. 'De klanten zijn bijzonder enthousiast over de WhatsApp-integratie met Dropbox', vertelt Souza. Met de mobiele Dropbox-app kunnen medewerkers van MZ bestanden onderweg sneller openen en delen. In plaats van tijd te verspillen met inbellen via een VPN-verbinding, kunnen ze zich richten op het bieden van goede service aan de klant. 'Als een klant naar een bestand vraagt, kun je het simpelweg verzenden vanaf je mobiele telefoon, zelfs als je in de auto zit', zegt Zabisky. 'En dat is reuze handig in Brazilië, waar we vaak vastzitten in het verkeer.' Leidinggevenden van MZ kunnen er via de beheerconsole eenvoudig voor zorgen dat vertrouwelijke klantgegevens alleen worden gedeeld met de bedoelde ontvanger. 'We zijn tot de slotsom gekomen dat Dropbox veiliger is dan andere gegevensbeveiligings- en beschermingsmaatregelen', aldus Souza. 'We zouden niet met Dropbox in zee zijn gegaan als de gegevensbeveiliging niet gegarandeerd en de geheimhouding niet gewaarborgd was.'

'We zijn tot de slotsom gekomen dat Dropbox veiliger is dan andere gegevensbeveiligings- en beschermingsmaatregelen. We zouden niet met Dropbox in zee zijn gegaan als de gegevensbeveiliging niet gegarandeerd en de geheimhouding niet gewaarborgd was.'

Alex Souza, IT-coördinator, MZ Group

De resultaten

Tijd en geld besparen

Dankzij de implementatie van Dropbox werkt MZ efficiënter en hebben medewerkers meer tijd om zich te richten op hun klantaccounts. Alex denkt dat alle medewerkers gezamenlijk bijna 1000 uur per week besparen door hun bestanden te openen via Dropbox in plaats van het oude VPN-systeem. 'En dat is alleen nog maar de VPN-verbinding', zegt Souza. 'Dan hebben we het nog niet eens over de besparingen in andere onderdelen van de organisatie.' Volgens MZ komt de jaarlijkse besparing op het gebied van IT al aardig in de buurt van een bedrag van zes cijfers. Onder andere omdat het bedrijf geen nieuwe servers, VPN-licenties en back-upsoftware meer hoeft te kopen. 'De keuze voor Dropbox was in eerste instantie niet gebaseerd op het terugdringen van kosten. We hebben meer gelet op de mobiliteit van medewerkers', aldus Zabisky. 'Maar het bleek uiteindelijk ook op financieel gebied zeer gunstig uit te pakken.'MZ heeft meer dan 600 klanten en is een marktleider onder de beursgenoteerde bedrijven in Brazilië. Het bedrijf kan het zich dus niet veroorloven om het werk stil te leggen als er zich een calamiteit voordoet. Toen er laatst een drie uur durende stroomstoring was, konden de medewerkers zich dankzij Dropbox Business op hun klantaccounts blijven richten. 'Met Dropbox kunnen mensen naadloos doorwerken op hun notebook of hun mobiele telefoon. Het bedrijf staat dus geen seconde stil', aldus Souza.

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen