De belangrijkste resultaten voor Orkla

Heldere en moderne productpresentaties

Betere support voor verkopers op verschillende locaties

Meer gemoedsrust en een beter administratief beheer

De uitdaging

De ontwikkeling van een gevestigd merk

Als je al drie eeuwen zaken doet, weet je dat de ontwikkeling van het bedrijf nooit stilstaat. De divisies van Orkla hebben goede en slechte tijden gekend. Maar nu groeit Orkla uit tot de grootste producent in zijn soort in Scandinavië. In de afgelopen jaren is het bedrijf steeds verder uitgebreid. Met als gevolg dat de verkopers geleidelijk zijn overgestapt van kantooractiviteiten en op papieren documenten gebaseerde workflows naar een meer mobiele workflow met gedigitaliseerde processen. Voor het delen van documenten heeft het bedrijf zo'n twintig jaar gebruikgemaakt van Lotus Notes, in combinatie met databases en een e-mailplatform. En dat allemaal zonder een goed gedefinieerde workflow. Maar toen steeds meer medewerkers vanuit huis, onderweg en op distributielocaties van Orkla Foods gingen werken, kwam er behoefte aan een duidelijker, beter systeem voor het delen van bestanden. 'We hadden een snellere manier nodig om onze verkoopmedewerkers van informatie te voorzien en een veel modernere manier om onze producten te presenteren', zegt Jon-Erik Andersgaard, hoofd salessupport. 'We wilden alle mobiele medewerkers een betere toegang geven tot foto's en video's, en de administratieve documenten waarin onze werkwijze wordt uitgelegd.' Orkla Foods besloot over te stappen naar tablets en mobiele verkoopapplicaties in combinatie met SAP CRM. Helaas ontstonden er toen allerlei nieuwe problemen voor de workflows.

'De Dropbox-app is heel eenvoudig uit te leggen aan mensen die nog niet zo lang een mobiel apparaat voor hun werk gebruiken. Als je je medewerkers snel wilt leren hoe ze bestanden moeten openen en delen vanaf een mobiel apparaat, is Dropbox de aangewezen technologie.'

De oplossing

Een nieuwe wereldorde

De verkopers van Orkla Foods konden dankzij de tablets beter in verbinding blijven als ze op locatie werkten. Maar ze vonden het nog steeds moeilijk om documenten te delen buiten de traditionele kantooromgeving. Als aanvulling op de verkoopapplicatie hadden ze een app nodig die beter aansloot op de tabletinterface en waarmee ze eenvoudiger documenten konden bekijken en delen. Andersgaard voegt hieraan toe: 'Onze verkopers hadden een speciaal platform nodig om snel en veilig documenten en mediabestanden te delen.' Het salesteam vond de oplossing in Dropbox Business. De gebruiksvriendelijke functionaliteit van de mobiele applicatie was precies datgene waar Orkla Foods naar op zoek was. 'De Dropbox-app is heel eenvoudig uit te leggen aan mensen die nog niet zo lang een mobiel apparaat voor hun werk gebruiken', aldus Andersgaard. 'Als je je medewerkers snel wilt leren hoe ze bestanden moeten openen en delen vanaf een mobiel apparaat, is Dropbox de aangewezen technologie.' Vertegenwoordigers die nu winkellocaties bezoeken op het continent, hebben onmiddellijk toegang tot PowerPoint-presentaties en alle documenten die nodig zijn om een verkoop te regelen. Ze hoeven geen grote hoeveelheden e-mails meer door te spitten om bestanden te vinden die zijn gedeeld via onbegrijpelijke apps. Wanneer het bedrijf de productinformatie, de verkoopvoorwaarden en het marketingmateriaal bijwerkt (wat meerdere keren per jaar gebeurt), kunnen deze bestanden nu aan medewerkers worden geleverd zonder ook maar één document af te drukken of uit te delen. 'Wij streven ernaar de workflows papiervrij te houden', legt Andersgaard uit. 'Dropbox Business biedt één digitale ruimte waar medewerkers alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Van de allernieuwste, meest volledige verkoopinformatie, tot introductiedocumenten voor nieuwe medewerkers en instructies voor onkostendeclaraties.'

'Met Dropbox Business hebben we volledige controle over wie wat wanneer en hoe lang mag bekijken. Of we nu een nieuwe medewerker willen inwerken of het salesteam up-to-date willen houden, we kunnen iedereen exact de juiste informatie geven, op de juiste plek en op de juiste tijd.'

De resultaten

Productiviteit en gemoedsrust ineen

Orkla Foods kiest voor Dropbox Business omdat het medewerkers de vrijheid geeft om de hele wereld rond te reizen. Maar Dropbox Business zorgt er ook voor dat de bestanden van het bedrijf veilig en zeker op één plek worden bewaard. Met zo'n 300 mobiele verkoopmedewerkers is het onvermijdelijk dat er zo nu en dan per ongeluk een bestand wordt verwijderd. Maar zoals Andersgaard zegt: 'Dropbox Business geeft ons een enorme gemoedsrust. Fouten zullen er altijd worden gemaakt. Maar de wetenschap dat we verloren documenten en vorige versies kunnen herstellen, is een bijzonder groot pluspunt.' Medewerkers hoeven zich nooit meer zorgen te maken over het kwijtraken van belangrijke bestanden. En het bedrijf heeft altijd de juiste bestanden onmiddellijk beschikbaar in elke situatie. 'Met Dropbox Business hebben we volledige controle over wie wat wanneer en hoe lang mag bekijken', aldus Andersgaard. Of we nu een nieuwe medewerker willen inwerken of het salesteam up-to-date willen houden, we kunnen iedereen exact de juiste informatie geven, op de juiste plek en op de juiste tijd.'