Firma oferująca zegarki wysokiej klasy wykorzystuje Dropbox Business, aby udostępniać materiały marketingowe swoim sprzedawcom, eliminując potrzebę stosowania niewygodnych serwerów FTP.

Citizen Watch – najważniejsze wyniki

Szybsze, łatwiejsze udostępnianie plików osobom spoza firmy 

Uproszczona dystrybucja obrazów 

Proste wprowadzanie nowych pracowników i szybkie wdrażanie 

WYZWANIE

Początek nowej ery

Za kulisami rozwijającej się działalności Citizen Watch America działa ambitny zespół czternastu informatyków, którzy z zaangażowaniem wdrażają niezawodne rozwiązania dla pracowników firmy. Gdy działy sprzedaży i marketingu dbają o to, aby czasomierze były właściwie promowane i trafiały do odpowiednich sprzedawców, dział informatyczny stara się, aby systemy, oprogramowanie i sprzęt działały tak wydajnie, jak to możliwe.Gdy firma CWA zdecydowała się odświeżyć swoją witrynę w 2012 r. – z bardzo napiętym terminem – zespół informatyczny zaczął korzystać z istniejącego narzędzia, serwera FTP, do współpracy ze sprzedawcami, ale przekonał się, że jest ono bardzo ograniczone w przypadku przesyłania obrazów w wysokiej rozdzielczości i innych plików. Dyrektor ds. rozwoju informatycznego, Gen Miake, wspomina: „Uwagę informatyków zaprzątało nawet to, czy pliki dotarły do odbiorców”. Aby uprościć procedury i odciążyć kadry, zespół zdecydował się wypróbować Dropbox. Pasował idealnie. „Wygoda i prędkość, z jaką każdy mógł korzystać z danych poprzez Dropbox, robiły wrażenie”, mówi Miake. „Miało to decydujące znaczenie dla terminowego zakończenia projektu”.

„Nietrudno namówić ludzi, aby korzystali z Dropbox – to naprawdę ułatwia mi pracę. Po prostu daję im wędkę, a potem radzą sobie sami. To doskonałe rozwiązanie!”

Gen Miake, dyrektor ds. rozwoju informatycznego, Citizen Watch America

ROZWIĄZANIE

Ulubione rozwiązanie coraz większej liczby pracowników

Członkowie zespołu informatycznego znaleźli rozwiązanie, które odpowiadało ich potrzebom – gdy wieści o możliwościach Dropbox rozeszły się, coraz więcej pracowników CWA zaczęło go wykorzystywać do udostępniania plików zewnętrznym partnerom biznesowym – zamiast polegać na wolniejszych metodach, takich jak e-mail”. W miarę, jak przywiązanie do Dropbox rosło w firmie, Miake i jego zespół zdawali sobie sprawę, że nadeszła pora wybrać produkt przeznaczony dla większej liczby użytkowników. Dlatego na początku 2013 r. wdrożyli w CWA Dropbox Business. Po zaledwie jednej sesji szkoleniowej wszystko poszło jak z płatka. „Dawniej dział informatyczny po prostu wprowadzał nowe rozwiązania dla użytkowników, ale cała sztuka polega na tym, aby z nich korzystali” – mówi Miake. „Nietrudno namówić ludzi, aby korzystali z Dropbox – to naprawdę ułatwia mi pracę. Po prostu daję im wędkę, a potem radzą sobie sami. To doskonałe rozwiązanie!” Teraz gdy Citizen wprowadza nowy model zegarka, oficjalne zdjęcia można szybko przekazać dystrybutorom, aby mogli promować go na swoich witrynach. Aby przedstawiciele mogli szybciej pobierać obrazy, CWA skonfigurowała system zarządzania zasobami cyfrowymi, który jest zintegrowany z Dropbox. „Gdy dzwoni klient, prosząc o zdjęcie konkretnego zegarka, integracja z Dropbox ułatwia przedstawicielom handlowym spełnienie tego życzenia”– dodaje Miake. Jeśli chodzi o dział informatyczny, to Dropbox Business nie tylko wyeliminował konieczność utrzymywania serwerów FTP, ale stał się integralną częścią zarządzania projektami. Podczas wyboru przez firmę nowego rozwiązania ERP dział informatyczny ściśle współpracował z konsultantem zewnętrznym – korzystając z Dropbox, aby dostarczyć wszystkie potrzebne informacje. Teraz CWA ponownie wykorzystuje Dropbox, aby ułatwić wdrożenie systemu ERP. Miake wyjaśnia: „Wszystkie schematy ładowania i czyszczenia danych oraz projekty niezbędne dla naszego nowego partnera w dziedzinie ERP przechowywane są w Dropbox”. Gdy Miake i jego zespół pracują nad unowocześnieniem systemu zarządzania magazynem CWA, wykorzystują Dropbox do udostępniania danych na temat rodzajów dostaw, maksymalnych ilości do wysyłki oraz ilości wysyłanych produktów, aby współpracujący z nimi konsultant mógł stworzyć dokładne specyfikacje zapotrzebowań. „Jak to bywa z roboczymi dokumentami, w naszych specyfikacjach wprowadza się wiele zmian – trudno byłoby nad tym zapanować, gdybyśmy korzystali z e-maila”, mówi Miake. „Dzięki kontroli wersji Dropbox wszyscy mają pewność, że dysponują aktualną wersją wszystkiego, czego potrzebują”.

„Dzięki narzędziom takim jak Dropbox utrzymywanie zwiększonego wzrostu jest całkiem wykonalne.”

Gen Miake, dyrektor ds. rozwoju informatycznego, Citizen Watch America

WYNIKI

Bardziej progresywne podejście

W ciągu dwóch dekad w branży Miake widział, jak zmienia się krajobraz informatyczny. „Zakres prac działu informatycznego drastycznie się zwiększył” – twierdzi. „To nie są już tylko systemy ERP – są też rozwiązania SaaS, które mają kluczowe znaczenie dla działalności, a które my musimy obsługiwać”. Rozwiązania takie jak Dropbox Business pomagają grupom takim jak zespół Miakego sprostać wyzwaniom bez całkowitego wyczerpania zasobów. „Naszym celem jest dostarczyć narzędzia, które pomagają ludziom wykonywać ich pracę i spełniają potrzeby biznesowe. Kontrola wykorzystania odgrywa tu dużą rolę, a Dropbox Business pozwala nam zobaczyć, gdzie wykorzystanie zamiera. Stare podejście «jeśli stworzysz rozwiązanie, znajdą się i użytkownicy» już nie działa.” W miarę, jak Citizen Watch America rozwija się i optymalizuje swoje działania, Dropbox Business, zdaniem Miakego, odgrywa istotną rolę. Jak mówi: „W 2013 r. osiągnęliśmy dwucyfrowy wzrost i planujemy powtórzyć to w tym roku. Dzięki narzędziom takim jak Dropbox utrzymywanie zwiększonego wzrostu jest całkiem wykonalne.”

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz