Nagradzana firma turystyczna organizująca wycieczki jeepami używa Dropbox Business do wszelkiego rodzaju współpracy – od organizowania wycieczek grupowych po opłacanie rachunków.

Desert Adventures – najważniejsze rezultaty

Większa produktywność pracowników

Niższe koszty obsługi informatycznej w porównaniu z serwerem wewnętrznym

Bezpieczniejsze kopie zapasowe najważniejszych plików

WYZWANIE

W drodze do lepszej współpracy

Od niemal 30 lat charakterystyczne czerwone jeepy firmy Desert Adventures obwożą turystów po rejonie Greater Palm Springs, umożliwiając im poznanie flory i fauny wielkiej pustyni Sonora. A ponieważ Palm Springs zaczyna odzyskiwać dawną świetność (zarówno ze względu na pogodę, jak i walory turystyczne), popyt na ekologiczne wycieczki z Desert Adventures gwałtownie wzrósł. Oczywiście nagły przypływ klientów – nawet do 10 tys. osób rocznie – jest bardzo korzystny, ale dalszy rozwój stanowił poważne wyzwanie dla 35-osobowej załogi firmy. „Gdy musieliśmy zaktualizować dokumenty sprzedażowe, przesyłaliśmy je sobie e-mailem i każdy zapisywał kopie” – mówi Kimberly Nilsson, właścicielka i szefowa Desert Adventures. „Ale oczywiście każdy pracował na innej kopii i było pełno rozbieżności”. Wyzwanie było tym większe, że biuro tej niewielkiej firmy jest w zasadzie wirtualne: partner Nilsson Bob Schneider kieruje działalnością na miejscu w Palm Desert, ale Nilsson stacjonuje w Santa Barbara. Przedstawiciel handlowy grupy – czyli mama Kimberly – mieszka na Hawajach. Aby ułatwić współpracę w swoim zespole, Nilsson postanowiła założyć jego członkom osobiste konta Dropbox. „Trudno udostępniać wszystkie nasze pliki i materiały, gdy każdy znajduje się gdzie indziej” – mówi Nilsson. „Dropbox był dla nas niezbędny”. Nilsson zdecydowała się przejść na Dropbox Business, gdy dowiedziała się o takich funkcjach jak nieograniczona historia wersji, która umożliwia łatwe odzyskiwanie przypadkowo usuniętych plików i przywracanie wcześniejszych wersji. „Uznałam to za bardzo intrygujące, bo czasem się zdarza, że ktoś usunie plik przez przypadek... a potem jest: »Rety, co ja zrobiłam?«” mówi Nilsson. „Więc przeszliśmy na konto Business i jesteśmy z tego bardzo zadowoleni”.

„Robię tu najróżniejsze rzeczy i nie jestem informatyczką. Dlatego nie miałabym pojęcia, jak się zabrać do konfiguracji bezpiecznego serwera i innych tego typu rzeczy. Teraz nie muszę nikomu płacić, żeby to zrobił, ani zatrudniać dodatkowego pracownika”.

ROZWIĄZANIE

Rozwój na horyzoncie

Obecnie Desert Adventures korzysta z Dropbox Business w całej działalności – rozwiązanie automatycznie tworzy kopie zapasowe plików i umożliwia pracownikom dostęp do nich w dowolnym miejscu. „Moja zasada to »nic nie jest przechowywane lokalnie«” – mówi Nilsson. „Wszystko jest w Dropbox”. Menedżer ds. sprzedaży przesyła korespondencję, oferty i umowy dotyczące każdego klienta do folderu, który udostępnia całej firmie. Dzięki temu pracownicy nie muszą do niej pisać ani dzwonić, aby poznać aktualny status sprzedaży. „Każdy, kto musi wiedzieć, co się dzieje w tej grupie, może uzyskać natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji” – mówi Nilsson. Klienci, którzy szukają dodatkowych informacji na temat wycieczek, otrzymują łącza udostępnione do folderów marketingowych zawierających zdjęcia, filmy i inne informacje. „To dużo lepsze niż przesyłanie zdjęć w wysokiej rozdzielczości e-mailem, co nigdy się nie sprawdza” – dodaje Nilsson. „Mogę po prostu wysłać klientowi łącze do folderu z wycieczką do uskoku San Andreas i napisać: »Proszę, tutaj jest dwadzieścia zdjęć«”. Z kolei każda nowa faktura otrzymywana przez biuro w Palm Desert jest skanowana i przesyłana do folderu zobowiązań. „Teraz mam kopie, dzięki którym mogę płacić rachunki z Santa Barbara” – mówi Nilsson. Aplikacja mobilna Dropbox przydaje się, gdy pracownicy są w drodze i dostają zapytania na temat wycieczek. „Gdy zadzwoni klient, możemy znaleźć dokument sprzedażowy, którego potrzebuje, i po prostu wysłać mu łącze z telefonu” – mówi Nilsson. „Dzięki temu klient natychmiast dostaje odpowiedź”.

„To, że wszystko jest na wyciągnięcie ręki, bardzo wiele zmienia. Dzięki Dropbox oszczędzamy sporo czasu, a gdy prowadzi się małą firmę, czas jest najważniejszy”.

WYNIKI

Oszczędność czasu i pieniędzy

Jak mówi Nilsson, dzięki Dropbox Business firma Desert Adventures może koncentrować się na organizowaniu niezapomnianych wycieczek do takich miejsc jak Park Narodowy Joshua Tree oraz Palm Springs Indian Canyons. „Robię tu najróżniejsze rzeczy i nie jestem informatyczką” – mówi Nilsson. „Dlatego nie miałabym pojęcia, jak się zabrać do konfiguracji bezpiecznego serwera i innych tego typu rzeczy. Teraz nie muszę nikomu płacić, żeby to zrobił, ani zatrudniać dodatkowego pracownika”. Dla małej firmy takiej jak Desert Adventures fakt, że Dropbox Business działa na różnych platformach i urządzeniach, oznacza, że nie trzeba ujednolicać środowiska sprzętowego. Nilsson prowadzi biuro w systemie Windows, ale pracownicy często korzystają z folderów Dropbox na iPadach i iPhone'ach. „To, że wszystko jest na wyciągnięcie ręki, bardzo wiele zmienia” – mówi Nilsson. „Dzięki Dropbox oszczędzamy sporo czasu, a gdy prowadzi się małą firmę, czas jest najważniejszy”.