Jak podpisać PDF i uzyskać podpisy elektroniczne online

Nie potrzebujesz już papierowych kartek, by uzyskać prawnie wiążący podpis. Usprawnij proces podpisywania – zarówno dla siebie, jak i dla swoich klientów – dzięki podpisom elektronicznym.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny jest, jak sama nazwa wskazuje, cyfrową wersją odręcznego podpisu. Każdy wymagający podpisu plik PDF zawiera pole podpisu wyświetlone jako obszar do edycji, w którym możesz dodać tekst lub podpis. Czasami terminy „podpis cyfrowy” i „podpis elektroniczny” używane są zamiennie, ale w rzeczywistości znaczą coś innego. Jeśli chodzi o to, jak cyfrowo podpisać PDF, to istnieją na to dwa sposoby:

Podpisy elektroniczne

Zgodnie z ustawą E-Sign podpis elektroniczny stanowi wiążące odzwierciedlenie podpisu odręcznego, który z kolei służy do wyrażenia zgody na warunki określone w podpisywanym przez Ciebie dokumencie. Podpis elektroniczny, znany także jako e-podpis, jest po prostu obrazem Twojego podpisu umieszczonym na dokumencie cyfrowym, przy czym nie można stwierdzić jego nieważności wyłącznie na podstawie faktu, że nie jest on podpisem fizycznym.

Podpisy cyfrowe

Podpis cyfrowy jest zaszyfrowany i zaprojektowany tak, by zapobiegać wszelkim próbom fałszerstwa. W podpisanych cyfrowo dokumentach algorytm generuje specjalny „skrót”. Ten unikalny skrót jest nadawany każdemu dokumentowi w momencie jego podpisywania. Jeśli dokument zostanie w jakikolwiek sposób zmieniony, skrót również ulegnie zmianie. Po otwarciu dokumentu, który został podpisany przy użyciu skrótu, program poinformuje Cię, czy od czasu złożenia podpisu zawartość dokumentu została zmieniona. Jeśli tak się stało, integralność dokumentu może być zakwestionowana.

Czy podpisy elektroniczne i cyfrowe są wiążące?

Tak, podpisy elektroniczne i cyfrowe są wiążące, jednak może się to różnić w zależności od stanu lub kraju. Oba typy podpisów są prawnie wiążącymi elementami każdego podpisywanego dokumentu.

Którego typu podpisu potrzebuję: elektronicznego czy cyfrowego?

To zależy od dokumentu. Podpisy cyfrowe zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa, ponieważ nie można ich samodzielnie poświadczyć i udostępnia się je przy zastosowaniu procedur notarialnych. Jednak w większości przypadków ani Ty, ani Twój zespół nie będziecie potrzebowali notariusza, więc podpis elektroniczny w zupełności wystarczy.

Kiedy potrzebny jest podpis elektroniczny?

Możesz z niego skorzystać, podpisując dokumenty takie jak umowy czy faktury. Dodatkową korzyścią jest to, że możesz organizować swoje dokumenty w dowolny i najbardziej wygodny dla siebie sposób – nie musisz już ręcznie podpisywać każdej faktury i zastanawiać się, gdzie je wszystkie przechować. Być może znasz takie narzędzia jak ekran dotykowy lub touchpad. Są one często używane do logowania na stanowisku pracy za pomocą podpisu, który w tym przypadku także liczony jest jako podpis elektroniczny.

Które programy umożliwiają podpisywanie plików PDF?

Wiele integracji z aplikacją Dropbox umożliwia dodawanie podpisów elektronicznych w różnych programach, w tym w Microsoft Word i Adobe Acrobat. Integracje z Dropbox obejmują najlepsze w swojej klasie narzędzia do podpisów elektronicznych, np. HelloSign (firma należąca do Dropbox), DocuSign i AdobeSign. Co jest najlepsze? To, że jeśli Twoje urządzenie obsługuje któreś z tych narzędzi, możesz na nim podpisywać dokumenty. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera, czy z telefonu z Androidem lub systemem iOS, możesz swobodnie podpisywać i zawierać umowy.

Jak dodać podpis elektroniczny do PDF bez obrazu podpisu

Jeśli nie masz cyfrowego obrazu dokładnie przedstawiającego Twój podpis, nie martw się, gdyż nie jest on potrzebny. W ramach podpisu elektronicznego można dodać tekst lub stworzyć „odręczny” podpis. Istnieje również możliwość dodania własnego podpisu za pomocą narzędzi do rysowania na iPadzie lub komputerowych paneli dotykowych, ale nie jest to absolutnie konieczne do utworzenia podpisu online.

Jak podpisać dokument PDF z Dropbox

Integracje Dropbox, takie jak HelloSign, ułatwiają korzystanie z podpisów elektronicznych na koncie Dropbox. W Dropbox możesz na każdym etapie tworzyć umowy i przesyłać je do podpisu. Oznacza to, że nie musisz pobierać poufnych dokumentów na lokalny komputer, gdzie mogą one zostać przypadkowo usunięte lub zapisane w niezabezpieczonym folderze. Jeśli to Ty jesteś podpisującym, możesz także dodać swój podpis z Dropbox: po prostu wybierz plik PDF lub Word, który chcesz podpisać, i zaznacz HelloSign (lub inne używane przez Ciebie narzędzie do podpisu elektronicznego).

Pliki są bezpiecznie przechowywane w trybie online i dostępne z każdego miejsca. By zapewnić im odpowiednią ochronę, stosujemy nasze wielowarstwowe zabezpieczenia i ścisłe szyfrowanie. Od wstępnych ustaleń przez wysyłanie szkiców umów aż po przechowywanie podpisanych dokumentów PDF – Dropbox jest wielozadaniowym narzędziem, które spełnia wszystkie Twoje potrzeby w zakresie podpisu elektronicznego.

Skorzystaj z podpisów elektronicznych w Dropbox, by usprawnić pracę

Niezależnie od tego, czy czekasz na zatwierdzenie faktury, czy przyjmujesz do pracy do nowego pracownika – widzimy, że drukowanie, podpisywanie, zatwierdzanie i wypełnianie dokumentów to strata wielu dni, a nawet tygodni. A przecież nie musi tak być. Podpisując dokumenty za pomocą HelloSign i aplikacji Dropbox, możesz usprawnić organizację pracy:

  • Czas realizacji umów szybszy o 80%
  • Bezpieczne przechowywanie
  • Przyjazność środowisku
  • Oszczędność czasu administratora
  • Oszczędność pieniędzy na faksowaniu i wysyłce (szczególnie w przypadku freelancerów)
  • Możliwość podpisywania bezpośrednio w Dropbox

Chociaż świat wciąż „przyzwyczaja się” do podpisów elektronicznych, minione dni atramentowego Jana Kowalskiego niedługo staną się przeszłością.