A empresa de construção líder da Austrália entra na era digital com o Dropbox.

Principais resultados da ADCO

Mais de 3.500 projetos concluídos avaliados em mais de US$ 10 bi

40 servidores de arquivos obsoletos

O DESAFIO

Legado atrasado para trás

Como na maioria das empresas estabelecidas na década de 70, as tecnologias e os sistemas legados da ADCO têm dificuldade para evoluir. Algumas empresas nem tentam. Mas este não é o caso da ADCO, uma das empresas líderes de construção na Austrália. Desde a sua abertura, a ADCO já concluiu mais de 3.500 projetos avaliados em mais de US$ 10 bilhões e agora está liderando a indústria da construção rumo à era digital. 


Com a missão de ser a construtora preferida dos clientes, a empresa de quase 50 anos percebeu que, para se manter competitiva, ágil e eficiente, precisava embarcar em uma jornada de transformação digital. "Estávamos em uma encruzilhada", explica Doug Zuzic, diretor de Informação da ADCO. "Nossa infraestrutura tinha, no mínimo, sete anos de idade e precisava ser substituída. Estava muito feio. Então, nos perguntamos: devemos investir em uma infraestrutura física ou procurar uma opção baseada na nuvem?".


A resposta estava clara para Doug e sua equipe. Com informação fraturada armazenada em vários estados, supervisão nacional mínima do negócio e uma falta de mobilidade em campo para funcionários,  a ADCO precisava de uma solução de plataforma única que fosse fácil de usar e que padronizasse os processos na equipe. Após considerar várias opções no mercado, a ADCO identificou o Dropbox como a solução perfeita.

"Cada estado armazenava documentos relacionados ao projeto de forma independente, o que criou silos na sua empresa. A transição para o Dropbox garante que todos trabalharão como uma única equipe".

A SOLUÇÃO

Estratégia na nuvem como prioridade

Ansiosa por progredir com uma estratégia que tinha a nuvem como prioridade, a ADCO experimentou o Dropbox em dois trabalhos diferentes na NSW. O feedback positivo dos funcionários foi o que motivou a empresa a implementar o sistema em todo o negócio.


Elizabeth Mackison, designer gráfica na ADCO, trabalha com as equipes de pré-construção e foi uma das primeiras a experimentar o Dropbox Business. Como designer, a Elizabeth coordena avaliadores, gerentes de projeto, gerentes de construção e arquitetos designers na produção de licitações e propostas. 


"Nossa equipe é, por natureza, incrivelmente colaborativa. Em qualquer licitação, eu chego a trabalhar com até dez pessoas diferentes. Com o Dropbox Business, podemos compartilhar documentos facilmente com toda a equipe. Podemos ver no que as pessoas estão trabalhando, basicamente, há um nível maior de segurança e visibilidade sobre nossos fluxos de trabalho",
"O Dropbox Business possibilitou que nossa equipe trabalhasse mais rápido e com muito mais flexibilidade do que antes. Fez uma grande diferença na minha vida", disse a Elizabeth.



Anteriormente, as informações sobre trabalhos diferentes eram armazenadas em servidores locais, estado por estado. Isso significava que não havia supervisão a nível superior dos projetos da ADCO, o que causava fragmentação dentro da empresa. "O maior problema que tínhamos era que toda a nossa informação estava armazenada a nível estadual. Cada estado tinha um servidor. Por causa disso, nunca conseguimos ver todos os projetos nacionalmente", explica Zuzic. "Com o Dropbox, padronizamos completamente a forma como gerenciamos projetos em todos os estados. Agora, temos uma visão única e acessível de toda a informação associada com cada projeto, tanto passado quanto presente". 


Os funcionários da ADCO estavam ficando cada vez mais frustrados porque não conseguiam acessar arquivos de dispositivos móveis quando estavam na obra e precisavam, literalmente, voltar ao escritório só para completar seu trabalho. "Eles odiavam não poder trabalhar da forma como queriam. O acesso aos arquivos era um desafio constante", diz Zuzic. Mais especificamente, os funcionários achavam muito difícil compartilhar arquivos grandes, como arquivos BIM ou desenhos do CAD, com consultores. Quando estavam na obra, eles tiravam fotos com uma câmera, transferiam para um drive USB e só depois faziam o upload no servidor. "Consumia muito tempo, era ineficiente e frustrante. Agora, com o Dropbox, eles podem abrir um desenho na obra no seu dispositivo móvel e editá-lo em tempo real", disse Zuzic. "Se tivéssemos continuado a usar servidores de arquivos, não teríamos nenhuma das vantagens do trabalho móvel e flexível".


A segurança da informação também era uma questão problemática para a ADCO devido à sua infraestrutura envelhecida. "Devido à idade dos nossos servidores, encontramos alguns problemas durante uma auditoria de segurança", explicou Zuzic. "Mas a conformidade do Dropbox com o ISO 27001 e a facilidade na integração e desligamento de usuários aumentou nossa segurança de forma bem significativa". 

"Somos uma empresa progressista e sabemos que precisamos usar ferramentas eficientes. O Dropbox é uma delas".

OS RESULTADOS

Trabalhando como uma equipe

Antes de fazer uma parceria com o Dropbox, a ADCO tinha dados desconectados em diferentes estados, e era muito difícil recolher informação. Tínhamos pedaços de informação em vários lugares, incluindo discos rígidos, discos SAN, NAS e servidores, diz Zuzic. Antes, quando funcionários precisavam encontrar arquivos de algum projeto em particular de outro estado, era preciso enviar uma solicitação para a equipe de TI, o que causava atrasos na recolha da informação. Agora, com o Dropbox, gerentes de obra e de projeto podem acessar arquivos mais rápido do que nunca, estejam na obra ou no escritório, de qualquer dispositivo, e podem compartilhar com qualquer pessoa apenas com um link. O Dropbox também facilitou o arquivamento de projetos antigos, que agora é muito objetivo e reúne toda a informação em um só lugar.


Além disso, a ADCO está no processo de aposentar todos os 40 servidores de arquivos. "Quando substituímos servidores migrando dados para o nuvem, reduzimos nossos custos de operação. Como resultado da prioridade na nuvem, mudamos o foco dos nossos funcionários de TI, que agora estão em uma posição mais produtiva, onde podem ser estratégicos e pró-ativos", explica Zuzic. Nossas equipes de TI agora estão trabalhando em projetos que realmente importam e estão agregando valor real para o negócio".