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A agência digital cria conteúdo e experiências on-line memoráveis e eficazes para marcas de todas as partes do Sudeste Asiático, usando o Dropbox Business para dar suporte à colaboração de equipes locais e regionais e manter-se conectada aos clientes.

Principais resultados da Bonsey Jaden

Colaboração fácil usando um sistema de arquivos altamente estruturado

Acesso a qualquer arquivo em qualquer local ou qualquer dispositivo

É fácil manter a confidencialidade com limites de acesso a arquivos

O desafio

Atingindo ideais baseados na nuvem

Quando o co-fundador e diretor geral da Bonsey Jaden, Nic Robertson, decidiu formar um novo tipo de agência digital de marcas com os seus parceiros, sabia que uma parte crucial das operações da empresa se concentraria na forma como os funcionários gerenciariam e colaborariam em arquivos. Com uma equipe espalhada por seis escritórios, de Cingapura à Austrália, manter todo mundo atualizado seria crítico para o êxito da agência. Robertson tinha certa experiência usando serviços de compartilhamento de arquivos como o WeTransfer e o YouSendIt, mas acreditava que eles seriam muito limitados para muitas das necessidades da empresa. Depois de explorar outras soluções com foco na colaboração, Robertson e seus parceiros concordaram que o Dropbox Business era a resposta. Ele lembra: “O Dropbox Business tornava a centralização de arquivos muito fácil, além de oferecer acesso rápido a eles, o que se ajustava à nossa visão de como a empresa deveria funcionar.”

“A capacidade de trabalhar off-line faz do Dropbox Business um dos meus melhores amigos. Tudo vai diretamente para o meu computador, com um backup na nuvem, e posso usá-lo no avião, no aeroporto, onde quer que eu esteja, sem precisar da internet.”

A solução

Processos criativos sem limites

Como as equipes geograficamente dispersas da Bonsey Jaden muitas vezes colaboram em projetos, o acesso compartilhado aos arquivos recentes é crucial. Além das distâncias entre escritórios, as equipes devem viajar ocasionalmente para certos projetos. Por exemplo, quando a empresa trabalhou em uma campanha de mídias digital e social do programa de TV Asia's Got Talent, teve que enviar uma equipe das Filipinas para filmar vídeos dos bastidores do programa na Malásia, na Indonésia e na Tailândia. Usando o Dropbox Business, a equipe conseguia transferir e compartilhar arquivos de vídeo instantaneamente para serem editados pelos colegas no escritório. “Os prazos na televisão são especialmente apertados, e estamos lidando com toneladas de arquivos grandes”, acrescenta Robertson. “Sem o armazenamento de arquivo simples e centralizado oferecido pelo Dropbox Business, seria muito difícil fazer o que era necessário em projetos como o Asia's Got Talent.”Quando as equipes não podiam conectar-se com clientes no local, usavam o Dropbox Business para compartilhar arquivos externamente. Compartilhando links e definindo limites de acesso a arquivos, a Bonsey Jaden conseguia preservar a confidencialidade e ainda manter a colaboração entre cliente e agência. Segundo Robertson, usar o Dropbox Business desse modo também permite à empresa acompanhar melhor os processos de compartilhamento. Ele diz: “O painel do Dropbox Business permite ver os links que foram criados, o que é importante. Basta uma olhada para saber exatamente o que está sendo circulado entre os nossos escritórios e com os clientes.”

“A capacidade de trabalhar off-line faz do Dropbox Business um dos meus melhores amigos. Tudo vai diretamente para o meu computador, com um backup na nuvem, e posso usá-lo no avião, no aeroporto, onde quer que eu esteja, sem precisar da internet.”

Os resultados

Execução rápida de projetos, com tempo para dormir

Ao centralizar várias operações no Dropbox Business, a Bonsey Jaden conseguia executar projetos com rapidez, mantendo as equipes enxutas. Como Robertson explica, “Faço muita coisa sozinho. Criei uma pasta de acesso global no Dropbox para armazenar alguns dos nossos novos processos de admissão de funcionários. Quando alguém sai da empresa, sou eu que cancelo o acesso da pessoa aos arquivos. Não preciso de uma equipe de TI ou um chefe de segurança para fazer isso por mim.” Esse modo ágil de trabalho alinha-se à forma em que Robertson sempre pretendeu fazer a Bonsey Jaden funcionar. Robertson diz que ele e os outros fundadores podem gerenciar pessoalmente equipes grandes, processos de controle e proteger a propriedade intelectual, “conseguindo até dormir algumas horas por noite”, em parte porque o Dropbox Business simplifica os fluxos de trabalho da empresa. Robertson acrescenta, “o Dropbox Business não é apenas uma ferramenta que usamos. Começamos armazenando arquivos nele e todo o resto foi sendo construído a partir daí. É uma parte essencial da nossa empresa.”