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A empresa de construção simplifica o processo de chamada de serviços usando o Dropbox Business. Com ele, a empresa economiza centenas de milhares de dólares por ano para um retorno sobre investimento de 300%.

Principais resultados da Brandt

Retorno sobre investimento de 300% no terceiro ano

Diminuição de 10 vezes no tempo de processamento da documentação de serviço

Maior segurança sobre as informações de pagamento dos clientes

O DESAFIO

Afogando em um mar de papelada

A Brandt pode confirmar que tudo realmente é maior no Texas. A empresa, com sede em Dallas, fornece serviços mecânicos, de instalação elétrica e encanamento para alguns dos maiores edifícios comerciais do estado da estrela solitária. Mas ainda que os 64 anos de experiência da empresa em atender grandes instalações já tenham sido comprovados, uma parte de seu negócio precisava de uma revisão: o processo de chamada de serviço. Os técnicos levavam formulários de serviço para os locais de trabalho, ocupando um tempo precioso do cliente com tarefas internas. "Os clientes não gostavam de pagar para que um técnico se sentasse em uma van e preenchesse formulários durante uma hora", afirma Kevin Underwood, analista de serviços empresariais. O envio de formulários por fax ou e-mail de volta para a matriz também levava a confusão de versões e os documentos necessários nem sempre chegavam ao departamento correto. “Nós acabávamos ou faturando abaixo do valor, ou simplesmente não faturando nada", conta Underwood. Depois de testar velocidades de sincronização de arquivos de diversos provedores em nuvem, a Brandt decidiu pelo Dropbox Business para complementar a introdução dos tablets de um parceiro de longa data, a Dell. “Escolhemos o Dropbox Business porque sua sincronização de arquivos obteve o melhor desempenho entre todas as plataformas”, afirma Robert Everett, diretor de TI. “Além disso, ele também oferece um sistema simples e efetivo de recuperação de dados.”

"Ver um retorno no investimento (ROI) de 300% em nosso terceiro ano excedeu nossas expectativas por completo e transformou o funcionamento de nossa empresa."

A SOLUÇÃO

Aproximando técnicos e supervisores

Usando o Dropbox Business, a Brandt cria uma pasta compartilhada para cada técnico, contendo ordens de trabalho abertas. "Em vez de fazer uma triagem entre pilhas de papel, os técnicos têm uma lista clara no Dropbox das coisas que precisam fazer naquele dia", diz Everett. Conforme concluem os projetos de trabalho em campo, os técnicos preenchem formulários nos tablets, e os clientes assinam digitalmente os documentos assim que os trabalhos estão finalizados. A Brandt também integra seu aplicativo personalizado ServiceTech ao Dropbox, tornando ainda mais fácil para os técnicos verem as ordens de trabalho. Os formulários são então salvos automaticamente na pasta compartilhada correta do Dropbox, que envia uma notificação ao supervisor responsável a respeito de qualquer alteração. "Nosso antigo modo de comunicação provocava muita frustração entre membros da equipe e clientes", diz Jennifer Groves, supervisora de serviços empresariais. "A velocidade e a confiança do Dropbox nos ajudou a trabalhar melhor em conjunto." A Brandt afirma que o Dropbox Business também ajuda a manter dados importantes em segurança, um requisito fundamental ao se lidar com informações de clientes. “Não preciso me preocupar com a segurança dos dados devido à criptografia e aos protocolos de transporte em camadas que o Dropbox utiliza”, conta Everett.

"Nossos técnicos são mais eficientes, nossos clientes estão recebendo suas demandas mais rapidamente e estamos entregando o resultado final de uma maneira inimaginável quando começamos o processo".

OS RESULTADOS

A solução já se pagou - com folga

Por ter transformado o processo de chamada de serviços da Brandt, o Dropbox Business se pagou em um ano e ainda forneceu um retorno de receita altamente positivo nos anos seguintes. Os 120 técnicos da Brandt economizaram ao menos 15 minutos por empreitada usando o Dropbox Business, estima a empresa. "O tempo dos técnicos é o recurso mais valioso que temos", diz Jim Stagg, diretor de serviços. "Conseguimos usar essa economia de tempo para atender melhor nossos clientes." Como resultado, a empresa percebeu um aumento mensurável de US$ 400 mil na produtividade dos técnicos. Isso representa um retorno sobre investimento de 300% no terceiro ano, levando em conta o custo do Dropbox Business e outros investimentos relacionados. "Nossos técnicos são mais eficientes, nossos clientes estão recebendo suas demandas mais rapidamente e estamos entregando o resultado final de uma maneira inimaginável desde que começamos o processo", relata Stagg. A Brandt também está usando o Dropbox para ajudar a manter seus registros contábeis precisos e até mesmo maximizar a receita. A empresa consegue prever quase US$ 500 mil de receita mensal com um mês inteiro de antecedência. "Nosso fluxo de caixa está muito mais claro, então temos uma ideia melhor sobre como estamos nos saindo a cada mês", constata Underwood. Ainda que a equipe esteja satisfeita com esse retorno até agora, o melhor ainda está por vir. A Brandt praticamente dobrou sua equipe técnica nos últimos dois anos, e deixá-los familiarizados com o Dropbox Business tem sido fácil. "O sistema é tão objetivo que permitiu nosso crescimento rápido", diz Underwood. "O retorno que obtivemos com a solução só vai continuar crescendo à medida que nossa equipe crescer."