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O Dropbox Business agiliza o trabalho de campo do German Development Institute

Resultados principais do German Development Institute

Colaboração global rápida e fácil

Menor necessidade de atendimento de TI

Controle de TI simplificado para equipe global

O desafio

Pesquisas sem fronteiras, mas com limites

O German Development Institute (Deutsches Institut für Entwicklungspolitik - DIE) é uma das principais fábricas de ideias para desenvolvimento global e cooperação internacional em todo o mundo. O DIE desenvolve conceitos relevantes para políticas, aconselha ministérios, governos e organizações internacionais, e se baseia em questões políticas atuais. Seus acionistas são a República Federal da Alemanha e a Renânia do Norte-Vestfália. Dois terços dos funcionários do instituto são pesquisadores que trabalham em três grupos de países e costumam desenvolver pesquisas em campo em países em desenvolvimento. Antes do Dropbox Business, as equipes coletavam e salvavam em pendrives os dados do trabalho em campo, o que dificultava o compartilhamento com outros membros da equipe que não estivessem no mesmo local. Ao mesmo tempo, era comum as equipes perderem dados por causa de vírus e terem uma visão geral limitada das diferentes versões de documentos e formatos de arquivos. O instituto tentou substituir o uso de pendrives pelo software de código aberto iFolder, que era configurado pela equipe de TI, mas hospedado externamente. A solução era complicada, demandava muitos recursos de TI e impossibilitava a colaboração entre as equipes. A sincronização era problemática, o que muitas vezes levava à perda de dados. Também era mais difícil incluir parceiros externos que não tivessem acesso ao software. "A solução de software de código aberto tinha suas limitações. O servidor era propenso a erros, e tivemos que investir muito tempo e dinheiro com manutenção", explica Vitaliy Isaakov, membro da equipe de TI do German Development Institute. Eles começaram a buscar uma alternativa. Muitos dos seus parceiros de cooperação em países em desenvolvimento usavam o Dropbox Business, e os parceiros do instituto conheciam bem o produto. A decisão de implantar o Dropbox Business se baseou em vários fatores: é fácil acessar dados pela internet independentemente do tipo de dispositivo que o funcionário use, diversas equipes podem trabalhar com um mesmo projeto/pasta, é possível trabalhar off-line e ainda sincronizar dados, e a solução oferece espaço de armazenamento suficiente. Como Vitaliy ressalta, "Pesquisadores armazenam muitos dados, então a capacidade de armazenamento foi um fator decisivo para nós. O Dropbox Business é muito generoso nesse aspecto."

“Agora, os cientistas que trabalham nos mesmos grupos e projetos estão muito mais conectados. Todos têm acesso às versões mais recentes. Eles estão muito mais rápidos.”

A solução

Colaboração poderosa em pouca largura de banda

A organização usa o Dropbox Business desde 2014. Os pesquisadores acessam o Dropbox para colaborar com colegas em certos projetos de pesquisa. Ficou muito mais fácil compartilhar dados com parceiros de cooperação externa inclusive em países em desenvolvimento que já trabalhavam com o Dropbox Business. A sincronização do Dropbox Business também funciona com pouca largura de banda, o que é importante para os colegas trabalhando em campo em países em desenvolvimento com conexão ruim. Mesmo que não haja conexão, eles podem salvar os dados, e tudo sincroniza assim que o dispositivo se conectar novamente à internet." Além do trabalho em campo, os professores do programa de treinamento do instituto usam o Dropbox para disponibilizar materiais de cursos e coletar trabalhos de estudantes universitários e jovens profissionais.

"A sincronização do Dropbox Business também funciona com pouca largura de banda, o que é importante para os colegas trabalhando em campo em países em desenvolvimento com conexão ruim. Mesmo que não haja conexão, eles podem salvar os dados, e tudo sincroniza assim que o dispositivo se conectar novamente à internet."

Os resultados

Controle da equipe de TI à distância

A implantação do Dropbox Business também liberou recursos da equipe de TI no German Development Institute. Os usuários ganham acesso a uma conta Dropbox Business, o departamento instala o software, e não é necessária manutenção nenhuma. Além disso, o departamento de TI pode disponibilizar rapidamente atualizações de software por uma pasta compartilhada no Dropbox Business. "Como administrador, posso compartilhar uma pasta com vários usuários, que podem baixar e instalar o software. É especialmente útil para pesquisadores que viajam com muita frequência."