Компания-подрядчик по электроснабжению полагается на Dropbox Business, чтобы связать штаб-квартиру и своих инспекторов, разбросанных по самым дальним уголкам Канаде.

CEL Electric, компания по поставке электричества

Основные результаты CEL Electric

Улучшение взаимодействия между управляющими и головным отделом

Безлимитное восстановление данных обеспечивает их сохранность

Усиленная безопасность информации, касающейся клиентских платежей

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА

Удар по системе

Экономика канадской провинции Саскачеван в большой степени опирается на добычу полезных ископаемых, производство и сельское хозяйство, и это заставляет ее доверять электроснабжение ключевых производственных мощностей компаниям-подрядчикам, таким как CEL. С момента образования в 1979 году компания CEL постоянно росла и открыла семь офисов по всей Канаде. Но с ростом компании существовавшие инструменты начали ограничивать способность пользователей делиться информацией друг с другом и с клиентами. При отправке эскизов по электронной почте сотрудникам приходилось делить большие PDF-файлы на несколько маленьких, чтобы таким образом обойти ограничения по размеру отправляемых файлов. «Каждый этап был трудоемким, и у нас даже терялись файлы», — рассказывает Марк Карр, менеджер проектов. Все было даже хуже — сотрудникам приходилось отправлять компакт-диски, флэшки или кипы бумажных эскизов и контрактов, используя курьерскую службу, что увеличивало расходы и дополнительно замедляло процесс. Последней каплей стал удар молнии в сервер CEL в Саскатуне, произошедший в 2014 году и уничтоживший данные за последние 6 месяцев, рассказывает Шон Анджер, вице-президент отдела по корпоративным отношениям. «Этот случай заставил нас понять, что пришло время для перемен», — говорит Анджер. Компания CEL решила переместить данные в облако при помощи Dropbox Business, потому что это давало им возможность легче предоставлять доступ к файлам сторонним партнерам. Многие сотрудники CEL к тому моменту уже использовали личные аккаунты Dropbox, так что решение компании далось легко. «Переход на новую систему проходит гораздо легче, если люди уже с ней знакомы», — рассказывает Анджер. «С Dropbox запуск проектов проходит значительно эффективнее».

РЕШЕНИЕ

Более простой способ работать эффективнее

Dropbox Business полностью изменил рабочие будни компании CEL: начиная с обсуждения заказа и фазы разработки до постройки электрогенераторов, водоочистительных установок и зернохранилищ. Для ведения таких сложных процессов CEL создает подпапки для каждого проекта, в которых рассортированы эскизы, приказы о внесении изменений, расценки и разрешения. «Теперь все знают, где что лежит», — говорит Карр. «Мне больше не приходится носить флэшку на связке ключей». Команды инженеров и дизайнеров теперь могут вместе работать над огромными макетами в AutoCAD, потому что имеют доступ к самым актуальным файлам через Dropbox. Благодаря этому время работы над проектами уменьшается. Если меняются рабочие цели, инспектора могут открывать нужные файлы прямо на своих телефонах и работать с другими офисами CEL в режиме реального времени. Благодаря функции загрузки с камеры Dropbox фотографии новой проводки или источников питания на местах почти мгновенно попадают в штаб-квартиру. «Наш инспектор делает снимок, и я сразу понимаю, о чем идет речь», — говорит Карр. Даже за пределами офиса у сотрудников остается доступ к нужным файлам, поскольку Dropbox Business работает даже при низкой скорости соединения. «Мы можем отслеживать изменения, даже если у наших коллег на Гудзоновом заливе нестабильная связь», — говорит Карр. Работники CEL больше не тратят время, работая с устаревшими документами. Благодаря значку Dropbox они всегда знают, кто еще одновременно с ними изменяет файл. Отдел ИТ наконец-то может спать спокойно, потому что конфиденциальные данные компании находятся в полной безопасности. Перенос данных из аккаунта в аккаунт позволяет администраторам передавать файлы другим сотрудникам, когда кто-то уходит из фирмы. А при помощи ссылок доступа со сроком действия доступ к заявкам и концептам перестает быть открытым после определенного срока.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Как заменить перелеты на ссылки

Dropbox Business принес в CEL надежное резервное копирование данных, которое было особенно важно для компании после удара молнии. Но в CEL считают, что новый сервис имел благотворное воздействие и на другие области. Неограниченное восстановление версий оказалось очень удобной функцией. С его помощью одному из сотрудников удалось восстановить случайно удаленные эскизы и таблицы, создание которых обошлось в 5000 долларов США. Однако самым важным преимуществом стало повышение эффективности и продуктивности. «С Dropbox Business я могу помогать нашим инспекторам, не покидая штаб-квартиры, вместо утомительных поездок, — рассказывает Карр. — Когда надо ехать на площадку, то сначала приходится лететь, потом добираться на машине до удаленной точки, проводить совещания и возвращаться. А еще это довольно дорого. На местах Dropbox Business помогает обеспечить актуальность информации. Все файлы хранятся централизованно, независимо от того, где находится наша команда», — говорит Анджер. — «Вне всяких сомнений, он повышает нашу продуктивность».

Лучшее решение для хранения файлов и предоставления общего доступа