Dropbox для образовательных учреждений помогает колледжу, расположенному в Северной Каролине, сосредоточиться на преподавании, поскольку его сотрудники могут работать на разных устройствах, а затраты отдела ИТ и на административную работу уменьшаются.

Муниципальный колледж Кливленда, образовательное учреждение

Основные результаты Муниципального колледжа Кливленда

Быстрое внедрение, благодаря тому, что сотрудники уже использовали Dropbox

Надежный доступ к нужным материалам с любых устройств

Улучшенная функция резервного копирования и восстановления файлов

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА

В поисках подходящего решения

Чтобы готовить к будущему, обучать и выпускать более 13 000 студентов, Муниципальный колледж Кливленда всегда обращается к новейшим технологиям. Вуз, расположенный в Шелби, Северная Каролина, недавно получил самую большую федеральную субсидию, которую когда-либо получал муниципальный колледж в этом штате. Большинство технически подкованных преподавателей и других сотрудников вуза используют несколько различных устройств, например iPad и планшеты Surface, чтобы проводить занятия во всех местах, где колледж предлагает курсы. Раньше доступ к нужным файлам был осложнен при использовании разных устройств и платформ. Что еще хуже, устаревшая серверная система вуза вынуждала сотрудников вручную создавать резервные копии файлов, что нередко приводило к случайному удалению файлов и дополнительно нагружало отдел ИТ. Многие сотрудники начали использовать личные аккаунты Dropbox, пытаясь обойти эти неприятные формальности, что и натолкнуло вуз на идею — внедрить корпоративное решение для синхронизации и доступа, которое принесло бы пользу всем. Рассмотрев несколько кандидатур, компания остановила свой выбор на Dropbox для образовательных учреждений. «У нас были высокие требования к функциям: возможность совместной работы, предоставления доступа, возможность пользоваться файлами без привязки к месту и другие подобные вещи», — рассказывает Афина Смит, координатор по учебному развитию колледжа. «Было очень сложно найти сервис, удовлетворявший всем запросам».

РЕШЕНИЕ

Упростить преподавание в колледже и за его пределами

С Dropbox для образовательных учреждений обучение в колледже стало значительно удобнее для студентов. Теперь преподаватели могут использовать удобные для них устройства на занятиях, проходящих за пределами вуза. Мгновенный доступ к нужным учебным материалам есть отовсюду. «Преподавателям больше не надо вспоминать, на каком из устройств они оставили нужные файлы, — говорит Смит, — теперь их файлы всегда на всех устройствах. Доступ к ним можно получить откуда угодно: на территории колледжа, за ее пределами, на пляже, буквально из любой точки». Преподаватели и студенты используют общие папки и поэтому больше не расходуют бумагу. С помощью такой системы значительно легче раздавать и собирать домашние задания. Значок Dropbox упрощает для сотрудников вуза совместную работу над специальными проектами и задачами по планированию. С помощью этой функции пользователям удобно делиться файлами и обновлять их до наиболее актуальной версии, если кто-то вносит изменения. И все это — не выходя из Microsoft Office. «В вузах всегда есть группы людей, которые над чем-то работают», — говорит д-р Шеннон Кеннеди, исполнительный вице-президент отдела по учебному развитию. — И очень здорово, когда несколько человек могут работать над одним и тем же документом». Говард Робертс, главный директор по информационным технологиям, говорит, что Dropbox для образовательных учреждений предоставляет те функции безопасности, которые необходимы колледжу. Сервис интегрируется с провайдером единого входа SecureAuth, а значит, преподаватели и другие сотрудники могут осуществлять вход в Dropbox, используя свои логин и пароль, предоставленные вузом. «В Dropbox доступ к документу может получить только тот человек, для которого этот документ предназначен», — говорит он.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Экономия времени отдела ИТ и преподавателей

Dropbox для образовательных учреждений уменьшает количество часов, которое отдел ИТ раньше тратил на решение проблем, связанных с предоставлением доступа и созданием резервных копий файлов. Скоро преподаватели и другие сотрудники будут создавать резервные копии с помощью Dropbox для образовательных учреждений вместо устаревшего сервера, что значительно облегчит восстановление файлов, если они будут случайно удалены или если человек покинет вуз. «Таким образом, мы сможем сэкономить очень много времени», — говорит Робертс. Какой можно подвести итог? Преподаватели могут посвящать больше времени преподаванию, а не административным делам. «Один из наших преподавателей заставил всех студентов создать папку и поделиться ею с ним, — говорит Смит. — Он ходил по учебному кабинету, заглядывал в папку каждого из студентов, говорил "Да, я получил Ваше домашнее задание!" и отмечал их прямо во время лекции».

Лучшее решение для хранения файлов и предоставления общего доступа