Forskningsinstitutets personal använder Dropbox Business för att samarbeta säkert med känsliga forskningsdokument var de än befinner sig.

Ehrenberg-Bass, ett forskningsinstitut

Ehrenberg-Bass viktiga resultat

Ökad sekretess för enskilda projekt

Enklare delning för användare på olika platser

Ökad säkerhet för arkiv för aktiva och avslutade projekt

Utmaningen

Tidigt införande

Med ett team av trendspanare i ledningen är det ingen överraskning att Ehrenberg-Bass skyndade sig att börja använda online-lagring så snart som möjligt. När han fick veta om Dropbox Business beslutade direktör och professor Byron Sharp att migrera de anställda från interna servrar till Dropbox Business. Även om alla Ehrenberg-Bass medarbetare inte var bekanta med Dropbox så behövdes det bara en kort presentation av Sharp att uppdatera dem. Sextiofem användare kom igång med Ehrenberg-Bass Dropbox Business-konto och började genast lagra och dela forskningsprojekt, data och undervisningsmaterial. Chefen för marknadsundersökning Kirsty Willis minns: ”Övergången var riktigt enkel. Vi registrerade oss, lade in några filer i Dropbox, och folk började dela information direkt. Vi behövde inte längre lägga filerna på servern.”

”När vi samlar in data läggs allt i en Dropbox-mapp. När vi skriver en rapport eller en offert hamnar den också där. På det sättet kan alla i projektteamet gå till Dropbox och hämta det de behöver.

Kirsty Willis, chef för marknadsundersökning, Ehrenberg-Bass Institute for Marketing Science

Lösningen

Förändringar i beteende

Många Ehrenberg-Bass mallar för huvudfiler — såsom de som används för affärsförslag — bor i Dropbox, så det är ofta utgångspunkten för professorer, toppstudenter och övriga anställda när de påbörjar nya projekt. När ett projekt har påbörjats använder dess team Dropbox Business till att lagra data, dela relevanta filer och konsolidera teammedlemmars bidrag. Som Willis förklarar: ”När vi samlar in data, läggs det i en Dropbox-mapp. När vi skriver en rapport eller en offert hamnar den också där. På det sättet kan alla i projektteamet gå till Dropbox och hämta det de behöver.” Varje projekt hanteras vanligtvis av bara en handfull personer, men ofta väljer projektets deltagare att arbeta utanför kontoret – vilket gör Dropbox Business till en värdefull tillgång. ”Med en massa människor som arbetar via fjärranslutning, är det bra att vi kan nå Dropbox så lätt”, tillägger Willis.När projekt har slutförts är det inte ovanligt för gruppmedlemmar att skriva uppsatser eller artiklar för att publicera forskningsresultaten. Forskning och relaterade slutsatser används också ofta i examensarbetet av universitetets doktorander. Vissa Ehrenberg-Bass anställda har även skrivit läroböcker om marknadsundersökning baserat på sina resultat. För varje projekt som inleds efter forskningen används Dropbox Business för att organisera filer under hela utvecklingsprocessen. Enligt Willis: ”Det är bra eftersom Dropbox erbjuder mer sekress än en server. Man kan styra vem som har tillgång till filerna när man arbetar på enskilda projekt.”Förutom att de använder Dropbox Business under forskning och rapportering, använder teamet på Ehrenberg-Bass också Dropbox för att hålla ordning på marknadsföringsmaterial. När organisationen behöver annonsera för nya kunder eller företagssponsorer kan den enkelt komma åt biblioteket med marknadsföringsfiler eller lägga till nytt material i det i Dropbox.

”Det är bra eftersom Dropbox Business erbjuder mer sekretess än en server. Man kan styra vem som har tillgång till filerna när man arbetar på enskilda projekt.”

Kirsty Willis, chef för marknadsundersökning, Ehrenberg-Bass Institute for Marketing Science

Resultaten

Delar upplevelser över hela världen

Eftersom de anställda på Ehrenberg-Bass lagrar en sådan mängd viktiga data i Dropbox – och ofta hänvisar till tidigare forskningsrapporter när de arbetar med projekt med liknande ämne – är en av de funktioner som de värdesätter mest förmågan att skydda filer mot radering. ”Vi skulle definitivt inte vilja radera några mappar som vi skapat”, säger Willis. ”Vi vill hålla allt i Dropbox länge.” Organisationen upplevde kraften i Dropbox Business filhämtning i första hand när någon av misstag hade raderat en mapp som innehöll ”en enorm mängd arbete”. Willis minns: ”Vi satt alla i ett möte och plötsligt insåg vi att mappen med högt forskningsvärde hade raderats. Det var ganska coolt att vi kunde spåra upp vem som hade gjort det – och naturligtvis var det fantastiskt att vi fick alla filerna tillbaka!”Med bekväm lagring och delning på plats, och kontinuerlig sinnesfrid om filsäkerhet, är man glad på Ehrenberg-Bass att företaget införde Dropbox tidigt och flyttade sina data dit. Som Willis säger: ”Jag skulle definitivt rekommendera Dropbox Business som ett sätt att säkerhetskopiera i stort sett allt du vill hålla säkert och tillgängligt.”

Den bästa delnings- och lagringslösningen för företaget

eller  köp nu