บริษัทให้คำปรึกษาด้านการสื่อสารทางธุรกิจชั้นนำในละตินอเมริกาใช้ Dropbox Business เพื่อทำงานร่วมกับลูกค้า และทำให้พนักงานทำงานในขณะเดินทางได้ ซึ่งนำไปสู่การประหยัดเวลาและเงิน

MZ Group บริษัทให้คำปรึกษาด้านการสื่อสารทางธุรกิจ

ผลลัพธ์หลักของ MZ Group

ผลิตภาพที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากความเร็วในการซิงค์

การประหยัดด้านไอทีมากขึ้น

การควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้ายอดเยี่ยมมากขึ้น

ความท้าทาย

การทำให้การสื่อสารคล่องตัวขึ้น

MZ Group ซึ่งตั้งอยู่ในเซาเปาโลให้บริการด้านการสื่อสารสำหรับบริษัทแบบครบวงจรได้เติบโตเคียงข้างลูกค้ามากกว่า 600 รายและกลายเป็นผู้นำในธุรกิจนี้ แต่ในขณะที่บริษัทได้ขยายไปยังสำนักงานทั่วบราซิลและในเอเชียและสหรัฐฯ ผู้บริหารตระหนักว่าเทคโนโลยีในสำนักงานของบริษัทเองทำให้บริษัทไม่คล่องตัวเท่าที่ควร ไฟล์ถูกจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ภายใน ทำให้ต้องลงทุนด้านโครงสร้างพื้นฐาน ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ ทีมสนับสนุนยังทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกันแบบเรียลไทม์ได้ยากด้วย และเมื่อพนักงานต้องการเข้าถึงเอกสารจากระยะไกล พวกเขาต้องทำผ่านการเชื่อมโยง VPN Rodolpho Zabisky, CFO ของ MZ ซึ่งจัดหาความสัมพันธ์กับนักลงทุน พีอาร์ และการสื่อสารทางดิจิตอลรวมถึงบริการด้านอื่นๆ กล่าวว่า "ด้วยเหตุผลด้านการรักษาความปลอดภัยและระบบภายใน การเชื่อมโยงจึงล่าช้า" "นอกจากนี้ยังมีสำเนาเอกสารที่ขัดแย้งกันมากมายเนื่องจากพนักงานเข้าใช้ไฟล์เดียวกัน" หลังการทดสอบอื่นๆ แล้ว MZ ได้ตัดสินใจเลือก Dropbox Business Alex Souza ผู้ประสานงานด้านไอทีกล่าวว่าความเร็วในการซิงค์และความง่ายในการใช้งานเป็นปัจจัยหลัก Alex Souza กล่าวว่า "การสร้างและส่งล็อกอินให้พนักงานเพียงพอแล้วเพราะแพลตฟอร์มนี้ใช้งานง่ายและไม่ต้องมีการอบรมหลายชั่วโมง ซึ่งประหยัดเวลาสำหรับแผนกไอที”

การแก้ปัญหา

ทำงานได้จากทุกที่

ปัจจุบันนี้ พนักงานของ MZ ทั้งหมด 250 คนใช้ Dropbox Business เพื่อทำงานร่วมกันและกับลูกค้า ไม่ว่าจะทำงานกับไฟล์นำเสนอ ข่าวแจ้งสื่อมวลชน หรือเอกสารอื่นๆ พนักงานสามารถแบ่งปันลิงก์ Dropbox ซึ่งอัพเดทแบบเรียลไทม์ ป้าย Dropbox ทำให้คนมากมายสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันโดยไม่สร้างเวอร์ชันอื่นโดยบังเอิญ Zabisky กล่าวว่า “การแจ้งจะช่วยได้มากเมื่อเรามีทีมที่ทำงานในเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน โดยเฉพาะเกี่ยวกับด้านการแสดงความเห็น" เมื่อพวกเขาทำงานในเอกสารเสร็จ พนักงานจะส่งเวอร์ชันสุดท้ายให้ลูกค้าผ่านทางลิงก์ทางอีเมลหรือ WhatsApp Souza กล่าววา “ลูกค้าชื่นชอบการผสานการใช้งาน WhatsApp กับ Dropbox เป็นอย่างมาก" ด้วยแอพบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ Dropbox พนักงาน MZ สามารถเข้าถึงและแบ่งปันไฟล์อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้นในขณะเดินทาง แทนที่จะเสียเวลาพยายามเชื่อมต่อกับ VPN พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การให้บริการที่ยอดเยี่ยมแก่ลูกค้า “ถ้าลูกค้าขอไฟล์ พนักงานสามารถส่งไฟล์จากมือถือจากในรถได้" Zabisky กล่าวว่า “ วิธีนี้ยอดเยี่ยมมากในบราซิล เพราะเราเสียเวลากับรถติด" แผงควบคุมของผู้ดูแลระบบทำให้ผู้บริหาร MZ ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เป็นความลับของลูกค้าถูกแบ่งปันกับผู้รับที่ต้องการเท่านั้นเป็นเรื่องง่าย “เราสรุปว่า Dropbox มีการรักษาความปลอดภัยมากกว่ามาตรการรักษาความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลอื่นๆ" Souza กล่าว “ เราจะไม่ใช้ Dropbox แน่ถ้าเราไม่ได้รับการรับประกันการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูล"

“เราสรุปว่า Dropbox มีการรักษาความปลอดภัยมากกว่ามาตรการรักษาความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลอื่นๆ เราจะไม่ใช้ Dropbox แน่ถ้าเราไม่ได้รับการรับประกันการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูล"

Alex Souza ผู้ประสานงานด้านไอที MZ Group

ผลลัพธ์ที่ได้

ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ด้วยการเริ่มใช้ Dropbox ทำให้ MZ มีีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ลูกค้า Alex ประเมินว่าพนักงานประหยัดเวลาถึง 1,000 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยเข้าถึงไฟล์ของพวกเขาบน Dropbox แทนระบบ VPN เดิม “และนี่แค่ VPN เท่านั้น Souza กล่าว “ยังมีการประหยัดด้านอื่นๆ ทั่วองค์กรด้วย” MZ กล่าวว่าการประหยัดด้านไอที Dropbox ยังคิดเป็นตัวเลขเกือบหกหลักต่อปีจากการหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายกับเซิร์ฟเวอร์ใหม่ๆ และสิทธิ์สำหรับ VPN และซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลอื่นๆ Zabisky กล่าวว่า "เราไม่ได้เลือกใช้ Dropbox เพียงเพื่อลดต้นทุนอย่างเดียวในตอนแรก แต่เป็นการมุ่งเน้นไปที่ความคล่องตัวของพนักงาน" "แต่ในที่สุด โครงการนี้กลับมีประโยชน์อย่างยิ่งกับเราในด้านการเงิน" ด้วยลูกค้ามากกว่า 600 รายและในฐานะผู้นำบริษัทมหาชนของบราซิล MZ ไม่สามารถหยุดงานเมื่อเกิดภัยพิบัติได้ ช่วงไฟดับสามชั่วโมง Dropbox Business ได้ทำให้พนักงานสามารถทำงานกับลูกค้าได้ต่อไป Souza กล่าวว่า “ด้วย Dropbox พนักงานสามารถทำงานกับโน๊ตบุ๊คของพวกเขาต่อไป หรือเปิดโทรศัพท์ และบริษัทไม่ต้องหยุดงานแม้แต่วินาทีเดียว"

โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ