บริษัทสถาปนิกในซานฟรานซิสโกดำเนินขั้นตอนการออกแบบทั้งหมดบน Dropbox Business ซึ่งช่วยให้ ทำงานกับผู้รับจ้างได้ง่ายดายยิ่งขึ้น และเพิ่มขีดความสามารถให้กับทีมงานขนาดเล็กของบริษัท

Red Dot Studio บริษัทสถาปนิก

ผลลัพธ์หลักของ Red Dot Studio

การทำงานร่วมกันภายในและกับผู้รับจ้าง ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

เพิ่มเวลาให้กับการโฟกัสที่งานออกแบบ

บริษัทเติบโตได้รวดเร็วขึ้น

ความท้าทาย

เอาชนะการทำงานที่อืดอาด

การที่จะเติบโตในตลาดอสังหาริมทรัพย์ที่แข่งขันกันอย่างดุเดือดในซานฟรานซิสโกนั้น Red Dot Studio จะต้องออกแบบบ้านที่หรูหราซึ่งใช้ประโยชน์ จากแต่ละตารางฟุตอันมีค่าได้อย่างสูงสุด ด้วยพนักงานประจำในบริษัทที่มีกันเพียงหกคน บริษัทสถาปนิกแห่งนี้ตระหนักดีว่าไม่ใช่แค่แผนผังในห้องครัวเท่านั้น ที่จะต้องมีประสิทธิภาพ แต่ทีมเองก็จะต้องทำให้วิธีการแบ่งปันข้อมูลนั้นง่ายขึ้น เพื่อที่จะประสบความสำเร็จในฐานะบริษัทขนาดเล็ก ในช่ว งแรกๆ ที่เพิ่งก่อตั้งบริษัท Red Dot Studio ได้จ้างบริษัทที่ปรึกษาด้านไอที มาจัดตั้งเซิร์ฟเวอร์ในสำนักงาน โดยหวังว่าจะช่วยแบ่งเบาภาระ ในการบริหารจัดการข้อมูลไปได้บ้าง แต่ผลลัพธ์ที่ออกมานั้นแตกต่างอย่างสิ้นเชิง"เซิร์ฟเวอร์มีขนาดใหญ่เทอะทะ ทำงานช้า และซับซ้อนมาก และเราก็ ต้องโทรตามให้คนอื่นมาช่วยในกรณีที่เกิดปัญหา" Alix Daguin ดีไซเนอร์โครงการและพนักงานคนที่สองของบริษัทเล่าให้ฟัง ในการนำเสนองาน ให้กับลูกค้าครั้งหนึ่ง ทางทีมต้องแก้ปัญหาเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่องช้า ด้วยการแบ่งปันไฟล์ PDF, Photoshop, InDesign และ ED ผ่านบัญชี Dropbox ส่วนตัวของ Daguin "ในวันถัดมา เราก็คิดว่าได้จะเลิกทนเสียที แล้วเราก็สมัครใช้งาน Dropbox Business ทันทีค่ะ" เธอเล่า

การแก้ปัญหา

การทำงานร่วมกันทั้งในและนอกสำนักงาน

ทุกวันนี้ ดีไซเนอร์ของ Red Dot Studio ใช้ Dropbox Business เพื่อ ทำงานร่วมกัน ไม่เพียงเฉพาะภายในบริษัทเท่านั้น แต่ยังใช้งานกับ วิศวกร ที่ปรึกษา และลูกค้าภายนอกอีกด้วย ด้วยการสร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปัน สำหรับแต่ละโครงการ ทีมจึงสามารถทำงานร่วมกันและติดตาม การเปลี่ยนแปลงของไฟล์ต่างๆ อาทิ การส่งเวียนแผน ใบอนุญาต และดีไซน์แผนผัง "การทำงานกับโครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีระบบระเบียบนั้นง่ายดายกว่าอีเมล ที่บางครั้งก็มีข้อมูลสูญหายไป" Daguin กล่าว "ผู้รับจ้างของเรา คุ้นเคยกับ Dropbox เป็นอย่างยิ่ง พวกเขาจึงสามารถเข้าไปดึงข้อมูลจาก โฟลเดอร์ที่แบ่งปันของเราเพื่อนำไปใช้ทำงาน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการส่งข้อมูล กลับไปกลับมาได้มากจริงๆ ค่ะ" ในการนำเสนองานให้ลูกค้าหรือประสานงานกับวิศวกร Red Dot Studio จะใช้ลิงก์ที่แบ่งปันของ Dropbox เพื่อ ส่งไฟล์งานนำเสนอและ CAD ซึ่งมีขนาดใหญ่ไปให้ Dropbox Business ช่วยให้สมาชิกในทีมของ Red Dot Studio สามารถเข้าถึงงานของพวกเขาได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ดี หากมี ใครต้องการดูงานออกแบบล่าสุด ก็สามารถดึงข้อมูลมาดูได้อย่างรวดเร็ว ผ่านแอพ Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ "หลังจากไปเยี่ยมไซต์งาน เราเคยต้อง เสียเวลาค้นหาภาพสเก็ตช์ สแกน จากนั้นก็จัดเก็บ" Daguin กล่าว "แต่ตอนนี้เราแค่ถ่ายภาพด้วยโทรศัพท์มือถือ บันทึกลงไปในที่เก็บแบบระยะยาว จากนั้นก็กระจายต่อให้ได้ทันที ทุกอย่างราบรื่นเป็นหนึ่งเดียวกันกว่าเดิมมากค่ะ"

ผลลัพธ์ที่ได้

ช่วยประหยัดจำนวนพนักงานและค่าใช้จ่าย

Red Dot Studio ได้ย้ายไฟล์ทั้งหมดของบริษัทไปไว้บน Dropbox Business โดยกล่าวถึงความสบายใจที่พนักงาน ได้รับจากโซลูชันนี้ พนักงานชื่นชอบคุณสมบัติประวัติเวอร์ชันแบบไม่จำกัดเป็นพิเศษ เพราะช่วยให้สามารถย้อนกลับไปยังเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า และกู้คืนไฟล์ที่บังเอิญลบไปได้อย่างง่ายดาย "แม้น้ำจะท่วมหรือไฟจะไหม้ แต่ฉันก็รู้ว่า Dropbox จะช่วยระวังหลังให้เราอยู่เสมอ" Daguin กล่าวสำหรับ Red Dot Studio แล้ว Dropbox Business มาในเวลาเหมาะเจาะพอดี "เมื่อเราขยายจากพนักงานหนึ่งคนเป็นหกคน การใช้ประโยชน์จากความยืดหยุ่นและความง่ายของ Dropbox ก็เป็นสิ่งที่สมเหตุสมผล" Daguin กล่าว"เราสามารถมุ่งเน้นพลังงานไปกับความสามารถหลักและความได้เปรียบของเรา นั่นก็คือ ผลงานออกแบบ การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า และพนักงาน"

โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ