BNIM Architects 是一流的建築公司,他們利用 Dropbox Business 讓員工從任何辦公室或裝置與他人協作大型設計檔,成功縮短處理客戶專案的時間。

建築公司 BNIM

BNIM 的重要成效

IT 管理間接成本減少 40%

加快對同事、顧問與客戶的回覆速度

更嚴密防護專有設計所有權

面臨挑戰

擴展業務的同時簡化工作流程

BNIM 設計的建築不僅外型美觀,還曾獲加拿大頒發永續和節能建築獎。這項佳績讓公司得以擴張事業規模,除了在堪薩斯城的總部外,又在美國設立七個新辦公室。不同辦公室的員工必須相互合作,但公司當時的作業流程讓協作相當困難,阻礙了公司發展。每個分部都有自己的網路硬碟,位於不同城市的員工和顧問合作起來相當不方便,特別在處理 3D Autodesk Revit 模型等複雜的檔案時,更是令人頭痛。通訊長 Erin Gehle 表示,企劃書的實際截止日期比明定的還要早,因為建築師必須在到期日前一晚就將檔案上傳至伺服器。「因為傳檔案總是會拖到時間,我們不得不把時間都估得保守一點。」Gehle 說。不在辦公室時,建築師就得忙著用 VPN 和專案管理軟體存取檔案。每回檔案又有新變更時,就必須再跑一次這種麻煩的流程。「我們無法使用現有的工具分享大型 Revit 模型,」 IT 總監 Paul Waters 說。「勢必得採用別種機制。」 為了克服種種麻煩,員工開始用公司電子郵件建立並使用 Dropbox 個人帳戶。評估多個企業級的雲端服務後,BNIM 發現 Dropbox Business 無疑是最佳選擇。「以『無關設備』的角度來看,Dropbox Business 用起來絕對是最方便的。」Waters 說。

解決方法

協同合作的新方法

對 BNIM 的員工來說,自從採用了 Dropbox Business 後,將想法轉變為實體藍圖的過程變得簡單順暢多了!Gehle 說,從前員工要花費數小時想辦法克服伺服器的各種限制,現在很快就能開啟檔案請求,指示收到請求的人將檔案加至指定資料夾。「顧問看完企劃書後若想看看不同的圖樣也相當容易。」她說。 建築師和工程師團隊們現在得以輕鬆在共享資料夾反覆修改模型。傳設計稿給客戶時,也只要建立分享連結即可,不必擔心檔案大小或類型。此外,BNIM 的員工還可透過行動裝置將各種檔案即時呈現給客戶,讓客戶當下就能對初期構想有實際的概念。「透過手機工作變得超方便!再也不必下載電子郵件或檔案。」Gehle 說。 改用 Dropbox Business 後,BNIM 重要的專有檔案可永保安全無虞,為公司帶來十足的安心。管理員主控台的多種功能,讓 BNIM 能更妥善管理檔案,比方說,IT 人員可藉由「遠端清除」功能,將公司檔案從離職員工的裝置上移除,因此被 Waters 稱作「救命丸」。

成果

縮短反應時間

Dropbox Business 如同 BNIM 為客戶建造的節能建築一般,替員工省下了不少時間。「再也不必三更半夜還忙著將檔案傳回公司網路。」Gehle 表示。客戶也注意到我們的交件速度變快了。「Dropbox 大幅提升了我們的處事效率,進而鞏固我們公司有求必應又願意傾聽的專業形象。客戶都相當滿意!」BNIM 的 IT 部門也發現,Dropbox Business 增進了工作速度和效率。根據 Waters 的估計,Dropbox 已為公司省下 40% 的IT 管理費用。「舉例來說,以往總要詢問弄丟檔案的使用者『哪天之前一定要給你檔案?』,現在他們自己就能還原檔案。」效率提升後,IT 團隊得以將省下的時間用來發展 BNIM 的技術能力。「我們努力讓 BNIM 跟上時下科技腳步,關注所有可以改善設計流程的新興方案。」Waters 說。「IT 部門的支出能降低真是助益無限!」

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