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屢獲殊榮的露天吉普車旅遊公司使用 Dropbox Business 協作,從籌劃旅行團到支付帳單,都能一氣呵成。

Desert Adventures 的重要成效

提升員工工作效率

IT 維護費用低於內部伺服器

關鍵檔案備份更安全

面臨挑戰

尋找更優質的協作載具

近 30 年來,Desert Adventures 極具代表性的紅色吉普車載著許多遊客探訪大棕櫚泉地區,帶領他們認識廣闊的科羅拉多與索諾拉沙漠中的動植物。由於棕櫚泉已是熱門的休憩觀光景點,客戶對這家戶外探險公司的生態行程需求遽增。生意興隆的同時,顧客人數大增 (每年可多達 10,000 人) 也考驗著這家員工只有 35 人的小公司持續成長的能力。「以前我們要更新銷售文件時,會用電子郵件寄送,每個人都會自己存一份複本。」Desert Adventures 所有人暨負責人 Kimberly Nilsson 表示。「但每個人各自編輯自己的複本,最後當然會出現各種版本衝突問題。」這家小公司採行虛擬辦公室,也讓這項挑戰更顯艱鉅。Nilsson 的生意夥伴 Bob Schneider 在棕櫚沙漠的辦公室掌管業務,但 Nilsson 本人則生活在聖塔芭芭拉。而團體銷售代表,同時也是 Nilsson 的母親,則住在夏威夷。為了她的團隊能更輕鬆地一起工作,Nilsson 決定建立 Dropbox 個人帳戶。「大家都在不同地方,要跟所有人分享檔案和素材非常困難。」Nilsson 表示:「我們不能沒有 Dropbox。」Nilsson 知道有無限版本紀錄等功能後,決定升級至 Dropbox Business。無限版本紀錄能讓使用者輕鬆還原意外刪除的檔案或更早期的版本。「這向功能很吸引我,因為公司時不時就有檔案遭到誤刪,一不小心就會發生。」Nilsson 說:「所以我們決定轉換到 Business 帳戶,而結果也讓大家很滿意。」

「我身兼多職,但我並不是專業的 IT 人員。所以如果要我設置安全伺服器之類的,我絕對沒辦法。有了這項解決方案,我們就不需要再另外僱人架設伺服器或多聘一名員工。」

解決方法

為成長鋪路

Desert Adventures 現在於各項業務上都運用了 Dropbox Business,因為這個解決方案會自動備份檔案,並讓員工隨時隨地存取。「我的原則是檔案絕對不可以存在本機。」Nilsson 說:「一切都要放進 Dropbox。」團體銷售經理會把每位客戶的信件、提案和契約上傳至同一個資料夾,然後與全公司分享。如此一來,員工不必以電子郵件或電話聯絡她,就能掌握銷售狀況。Nilsson 說:「有人需要瞭解特定團體的進度時,都可以馬上取得資料。」想知道更多行程資訊的客人,則會收到分享連結;開啟連結即可存取行銷素材資料夾,取得其中的相片、影片和其他資訊。「這比用電子郵件傳送高解析度的相片好多了。電子郵件的作法總是失敗。」她說。「我只要傳送聖安德列斯斷層之旅的資料夾連結給客戶,對方就能一次收到 20 張相片。」而公司位於棕櫚沙漠的辦公室收到的每張請款單,都會掃描上傳到帳戶中的應付賬款資料夾。Nilsson 說:「我隨時都能取得請款單的檔案,所以就算到聖塔芭芭拉也能順利付款。」員工出門在外時,如果收到行程相關的提問,Dropbox 行動應用程式就非常有幫助。Nilsson 表示:「如果有客戶來電,我們只要用手機就能找到對方需要的銷售文件,並透過電子郵件傳送連結給他們。這樣一來,回覆客戶的時間就不會有所延遲。」

「所需的資訊都觸手可及,讓我們的業務得以改頭換面。Dropbox 為我們省下非常多時間,而對小企業的經營來說,時間決定
一切。」

成果

省時又省錢

Nilsson 指出,在工作流程中融入 Dropbox Business,讓 Desert Adventures 能夠專心為客戶提供獲得獎項肯定的優質行程,帶領顧客探索約書亞樹國家公園與棕櫚泉印地安峽谷等精彩景點。Nilsson 說:「我身兼多職,但我並不是專業的 IT 人員。所以如果要我設置安全伺服器之類的,我絕對沒辦法。有了這項解決方案,我們就不需要再另外僱人架設伺服器或多聘一名員工。」對 Desert Adventures 這樣的小型企業而言,Dropbox Business 支援多種平台與裝置的特性,讓公司不必受限於單一系統。Nilsson 工作時習慣使用 Windows,但員工也常會用 iPad、iPhone 存取 Dropbox 資料夾。Nilsson 表示:「所需的資訊都觸手可及,讓我們的業務得以改頭換面。Dropbox 為我們省下非常多時間,而對小企業的經營來說,時間決定一切。」