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這家位於舊金山的建築公司在 Dropbox Business 上完成整個設計流程,藉此輕鬆與包商協作,讓小小團隊發揮大大功效。

Red Dot Studio 的重要成效

內部及包商協作更有效率

騰出更多時間專心完成設計

公司成長更快速

面臨挑戰

擺脫笨重的解決方案

為了在舊金山火熱的房地產市場中脫穎而出,Red Dot Studio 必須設計出善用每一吋珍貴空間的優雅住家。這家只有六名員工的建築公司,發現需要有效運用的,不只有廚房空間而已。他們的團隊必須簡化資訊共享機制,才能有效發揮小型企業產能,成功打入市場。Red Dot Studio 剛成立時,僱用了一家 IT 顧問公司幫忙設置內部伺服器,希望能藉此減輕管理資料的負擔。但結果卻是恰恰相反。建案設計師、同時也是公司第二名員工 Alix Daguin 表示:「伺服器太龐大笨拙、速度慢、又過度複雜,而且每次故障都需要請人來修理。」公司團隊某次為客戶簡報時,捨棄了笨拙的伺服器,改用 Daguin 的 Dropbox 個人帳戶分享 PDF、Photoshop、InDesign 和 CAD 檔。她說:「結束之後,大家都覺得受夠伺服器了,於是決定註冊 Dropbox Business。」

「Dropbox Business 出現的時機恰到好處。當時公司員工從一名增加到六名,正是引進 Dropbox 的彈性與易於使用特性的好機會。這讓我們可以把精力集中在公司的主要業務與競爭優勢上,也就是優秀的設計能力、良好的客戶關係,以及超棒的員工。」

解決方法

辦公室內外皆可協作

現在,Red Dot Studio 的設計師不僅會使用 Dropbox Business 彼此協作,更會藉此和外部工程師、顧問及客戶交流資訊。公司團隊為每個建案個別建立共享資料夾,協作設計圖規格計算文件、執照、示意圖設計稿等檔案的同時,還能追蹤修訂內容。Daguin 說:「在井然有序的資料夾架構中協作,真的比電子郵件方便太多。用電子郵件很容易找不到檔案。我們的包商都知道 Dropbox 怎麼用,所以他們會直接到共享資料夾找需要的資訊,快速完成工作,省下很多來回傳送檔案的時間。」需要為客戶簡報或與工程師協調時,Red Dot Studio 會透過 Dropbox 分享連結,輕鬆將大型簡報檔和 CAD 檔送到對方手上。Dropbox Business 讓 Red Dot Studio 團隊的成員不管在哪裡,都能輕鬆存取檔案。如果有人需要最新版的概念圖,可以直接透過 Dropbox 行動應用程式取得檔案。Daguin 說:「以前我們拜訪完工地現場後,會浪費很多時間尋找、掃描然後儲存草圖。現在我們只要用手機拍照,再把照片儲存到正確的長期儲存位置,就能當場完成資料傳輸。工作流程也因此更流暢了。」

「我們的包商都知道 Dropbox 怎麼用,所以他們會直接到共享資料夾找需要的資訊,快速完成工作,省下很多來回傳送檔案的時間。」

成果

壓低人員數量與開銷

由於這項解決方案讓員工十分放心,現在 Red Dot Studio 已經把公司的檔案全數移入 Dropbox Business。他們尤其喜愛無限版本紀錄功能;他們可以利用這項功能,把文件還原成以前的版本,並輕鬆找回誤刪的檔案。Daguin 說:「就算發生洪水火災,都有 Dropbox 作我們的靠山。」對 Red Dot Studio 來說,Dropbox Business 出現的時機恰到好處。Daguin 說:「當時公司員工從一名增加到六名,正是引進 Dropbox 的彈性與易於使用特性的好機會。這讓我們可以把精力集中在公司的主要業務與競爭優勢上,也就是優秀的設計能力、良好的客戶關係,以及超棒的員工。」