So erstellt man einen Zeitplan

Egal wie sehr man sich bemüht – manchmal hat man am Ende des Tages kaum einen Punkt der Aufgabenliste abgehakt. Die ideale Lösung hierfür ist glücklicherweise auch die einfachste: Erstellen Sie einen Zeitplan.

Brauche ich einen Arbeitsplan?

Selbst optimal organisierte Menschen können von einem Zeitplan profitieren. Der Tagesplan muss nicht kompliziert sein: Er liefert einfach den Überblick über das, was erledigt werden muss. Und wenn man sich außerdem angewöhnt, einen Wochenplan zu erstellen, erhält man nicht nur einen klaren Überblick über jeden einzelnen Tag. Beim Erstellen muss man automatisch über alle anstehenden Aufgaben nachdenken und entscheiden, wie man diese auf die Woche verteilen möchte. Vorläufiges Fazit: Man kann niemals zu gut vorbereitet sein.

Zeitplanmanagement und Tools

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie man einen Zeitplan erstellen kann, der flexibel ist und im Verlauf der Woche spontan an Veränderungen angepasst werden kann. Letztlich sind nur sehr wenige Pläne in Stein gemeißelt.

Digitale Zeitpläne sind eine beliebte Option – denn sein Smartphone vergisst man selten, einen Notizblock schon eher. Vielleicht können Sie aber während der Arbeit nicht jederzeit Ihr Telefon nutzen oder Sie lassen sich dadurch ablenken, zum Beispiel durch die sozialen Medien. Auch analoge Methoden wie klassische Terminkalender sind sehr beliebt und es kann nicht schaden, sowohl einen Terminkalender als auch einen digitalen Terminplan zu führen.

Dropbox Paper

Dropbox Paper ist ein unkompliziertes Planungstool für Sie und Ihr Team, das die Zusammenarbeit verbessert. Pflegen Sie an einem Ort Aufgabenlisten und Zeitpläne, verknüpfen Sie wichtige Dokumente und lassen Sie die Teammitglieder in Echtzeit Kommentare erstellen. Mit Zeitplanvorlagen erstellen Sie im Nu strukturierte Zeitpläne für Ihre Woche. Und Dropbox ist mehr als nur ein Zeitplan: Dropbox ist der zentrale Arbeitsbereich für all Ihre Teammitglieder, egal ob diese zu Hause oder mit Ihnen im Büro arbeiten.

Whiteboard

Ein Whiteboard bietet eine besonders gute Methode, wenn Sie die Planung für das Projektmanagement erstellen müssen. Sie sollten nach wie vor auf praktische Onlinetools zurückgreifen und einen digitalen Tracker auf Dropbox Paper einrichten. Aber eine klare visuelle Ansicht dessen, was getan werden muss, ist immer hilfreich.

Egal ob Sie nur einen einzelnen Tag oder Ihre ganze Woche planen – beginnen Sie, indem Sie die wichtigsten Aufgaben aufschreiben. Bitten Sie die Teammitglieder, die restliche weiße Fläche mit all den Aufgaben zu füllen, die noch erledigt werden müssen. Damit haben Sie den perfekten Ausgangspunkt für Brainstormings und Check-ins. So können Sie sicherstellen, dass jeder ausreichend Zeit hat, um wichtige Aufgaben zu erledigen, Zeit für die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern findet und weiß, worauf sich jeder Einzelne konzentrieren muss.

Microsoft Excel

Microsoft Excel ist eine einfache Lösung, mit der sich ein Zeitplan ganz leicht erstellen lässt. Sie können entweder eine vorgefertigte Vorlage verwenden oder sich direkt im Programm eine eigene Vorlage erstellen. Zwar können Sie diesen Zeitplan online speichern, diese Option bietet allerdings nicht so viele praktische Funktionen wie andere Alternativen. Wenn Sie die Dinge aber unkompliziert halten wollen und froh sind, einfach nur einen Zeitplan zu haben, den Sie sich jeden Morgen ansehen können, dann ist Excel definitiv eine der unkomplizierteren Methoden.

Google Kalender

Google Kalender ist mit jedem Gmail-Konto und als raffinierte Planungs-App verfügbar und ist mit Ihrem Google-Konto verbunden. Das heißt, wenn Sie gerade eine Hotelreservierung vorgenommen oder einen Flug gebucht haben, überträgt Google Kalender diese Informationen automatisch aus Ihrer E-Mail in Ihren Kalender. Die Termine werden sogar in Google Maps neben Ihrem Reiseziel angezeigt. Weitere Ereignisse können Sie einfach über die App hinzufügen und Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone erhalten, sobald ein Termin ansteht. Außerdem werden Ihre gesamten Eingaben automatisch gesichert.

Bullet Journal

Ein Bullet Journal eignet sich perfekt, wenn Sie sich schnell ablenken lassen oder langweilen. Ein Bullet Journal können Sie so einfach oder aufwendig gestalten, wie Sie möchten, mit Layouts, in denen Sie so gut wie alles kategorisieren können. Sie können einen Tag, eine Woche, einen Monat und sogar ein ganzes Jahr planen und Tracker für Ihre Arbeitszeiten, Mahlzeiten, Bewegungszeiten oder Ihre Stimmung erstellen.

Die Bullet Journal-Methode nutzt eine schnelle Protokollierung, bei der Sie Aufgaben, Ereignisse und Notizen mit verschiedenen Markierungen versehen. Anschließend können Sie Prioritäten und Ideen in Ihrer Aufgabenliste mit Symbolen wie * und ! markieren oder mehrere Aufgaben unter einem Ereignis „verschachteln“ oder Teilaufgaben erstellen. Sie können Elemente auch einfach durchstreichen, neue Aufgaben in letzter Minute hinzufügen und erhalten auf einen Blick einen vollständigen Überblick über Ihren gesamten Tag.

Vereinfacht ausgedrückt: Ein Bullet Journal bietet Ihnen dieselbe Organisation wie Google Kalender oder Ihre Zeitplanvorlage auf dem PC, hat aber zusätzlich den Vorteil, dass Sie mit der Hand schreiben können. Anscheinend trägt dies dazu bei, Ideen im Gedächtnis zu verfestigen und inspiriert zu mehr Engagement – insbesondere, wenn man bedenkt, wie distanziert sich im Vergleich das Eintippen in einen digitalen Kalender anfühlt.

Wie organisiert man einen Zeitplan am besten?

Sie können Ihren Zeitplan ganz nach Belieben organisieren. Sie müssen auch nicht unbedingt traditionell tage- oder wochenweise vorgehen. Sie können in Zeitblöcke unterteilen oder nach Zeitmanagementmethoden wie der Pomodoro-Technik planen. Oder Sie erstellen einen Zeitplan, in dessen Mittelpunkt intensive Arbeitsperioden stehen, um Prokrastination und Vermeidungsstrategien zu minimieren.

Versuchen Sie beim Erstellen Ihres Zeitplans, so viele Informationen wie möglich einzutragen, nicht nur Ihre Arbeit. Auf diese Weise erhalten Sie ein konkreteres Bild des vor Ihnen liegenden Tages. Denken Sie zum Beispiel an:

  • Arbeitsintervalle
  • Mittagspause
  • Normale Pausen
  • Materialbeschaffung (brauchen Sie vielleicht eine neue Tintenpatrone, um ein paar Berichte auszudrucken?)
  • Andere Teammitglieder z. B. nicht einfach „E-Mail senden“, sondern „Bericht per E-Mail an Mareike senden“
  • Weckzeit/Schlafenszeit
  • Notwendige Programme und Geräte und Zeit für die Einrichtung
  • Zeit für Bewegung
  • Zeit, um den nächsten Tag in Ruhe zu planen

Eine so detaillierte Planung mag auf den ersten Blick übertrieben erscheinen, so können Sie aber Ihr Energieniveau leichter einschätzen und sich darauf einstellen. Wenn Sie zum Beispiel genau wissen, dass Sie nachmittags besser arbeiten, dann organisieren Sie Ihre Pausen um diese optimale Arbeitsperiode herum, indem Sie morgens eine Stunde Pause für Bewegung machen.

Was mache ich, wenn der Zeitplan für mich nicht funktioniert?

Ändern Sie ihn einfach: Wenn sich das Einhalten eines bestimmten Zeitplans unnatürlich oder sogar lästig anfühlt, dann ist es nicht der richtige Zeitplan für Sie! Zeitpläne sollten als praktische Werkzeuge dienen, und nicht zu einer weiteren Aufgabe auf Ihrer Aufgabenliste werden. Testen Sie Ihren Zeitplan eine Woche lang, dann stellen Sie schnell fest, dass Theorie und Praxis zwei verschiedene Dinge sind. Wenn der Plan nicht gut funktioniert, starten Sie einfach mit einem neuen Zeitplan in die nächste Woche. Vielleicht läuft es damit schon deutlich besser.