El fabricante de bombas para lodo usa Dropbox Business a fin de facilitar la movilidad y la colaboración. Esto se traduce en flujos de trabajo más rápidos para los empleados y en un mejor servicio para los clientes de todo el mundo.
Resultados clave de GIW Minerals
Facilidad de uso que permite una rápida adopción
Disminución del 80 % en las solicitudes de asistencia informática relacionadas con el uso compartido de archivos
Mayor control de los datos confidenciales de la empresa
El desafío
Optimizar el flujo de la información
Constituida en 1891 como un pequeño taller mecánico, GIW Industries de KSB diseña y fabrica bombas para lodo que se venden a clientes de todo el mundo con la marca GIW Minerals. Como consecuencia del crecimiento de la empresa de Grovetown, Georgia, la gerencia consideró que necesitaba implementar un proceso de trabajo que revelara la misma fluidez que el material que se desplaza a través de sus bombas de 20 ton. Los empleados, que dependían del correo electrónico y de los sitios de FTP, debían superar varios obstáculos para colaborar de forma interna y para enviar a los clientes archivos de gran tamaño con las especificaciones de los productos. El personal de áreas remotas, donde se llevan a cabo las operaciones de minería, con frecuencia experimentaba problemas para acceder a los servidores a fin de crear copias de seguridad y descargar el material de ventas más reciente. “En un momento determinado, podrían estar en los lugares más insólitos del planeta, y esto dificulta la creación eficiente de copias de seguridad”, indica Lucas McCuistian, supervisor de Operaciones de Servidor. Un representante del proveedor de hardware de GIW, Dell —socio estratégico de Dropbox Business—, sugirió Dropbox para cumplir con las demandas de almacenamiento y de uso compartido centralizado de GIW. Y la empresa decidió probar la solución.
“Observamos una reducción considerable en las solicitudes relacionadas con el espacio disponible en el correo electrónico o con los archivos que deben compartirse. Se redujeron en un 80 a un 90 %.”
La solución
Una colaboración más fluida
“Ahora que KSB usa Dropbox Business, los representantes de ventas pueden dedicar más tiempo a prestar servicio a los posibles clientes y perder menos tiempo intentando obtener la información que necesitan”, indica McCuistian. “En lugar de llevar una carpeta de gran tamaño repleta de papeles o una computadora portátil a una reunión, el personal de ventas puede usar teléfonos o tablets para consultar los datos”, subraya. Los equipos de Productos y Diseño usan carpetas compartidas para colaborar en los archivos de AutoCAD y otros archivos enormes que interferían en el funcionamiento del servidor de correo electrónico. Al disponer de una ubicación centralizada para los archivos, los equipos ya no tienen que lidiar con cuatro o cinco versiones distintas del mismo documento. Usar Dropbox Business ofrece otra ventaja: los empleados en el campo pueden sincronizar imágenes y videos del sitio con la oficina central, incluso cuando el ancho de banda de la conexión es limitado. “Nos permite resolver los problemas más rápidamente”, relata Scott Gillum, gerente de Productos. “Uno de los empleados trabaja en Indonesia, en un lugar muy remoto, en un huso horario 16 horas anterior al mío. Puede cargar con facilidad todos los datos que recibe y enviarlos aquí, como si estuviera físicamente en la oficina”. Con la Consola de administración, la empresa protege la información confidencial y ofrece al Departamento de Informática un método sencillo para dar de baja a los empleados y contratistas que abandonan la organización y para borrar de forma remota los datos de la empresa de sus dispositivos. “Reconocer que los empleados adoptaron ampliamente una tecnología como Dropbox es fiel testimonio de la facilidad de uso y de la eficacia que ofrece la solución”, indica Gillum.
“Nos permite resolver los problemas más rápidamente. Uno de los empleados trabaja en Indonesia, en un lugar muy remoto, en un huso horario 16 horas anterior al mío. Puede cargar con facilidad todos los datos que recibe y enviarlos aquí, como si estuviera físicamente en la oficina.”
Los resultados
Mayor libertad para el equipo de informática y los empleados
“Con Dropbox Business, el trabajo es mucho más fácil para los empleados”, indica McCuistian. La empresa logró reducir el tamaño máximo de los archivos adjuntos a correos electrónicos externos de 50 a 10 MB puesto que los empleados ahora usan Dropbox para compartir archivos de gran tamaño con miembros del equipo o con personas externas. “Este cambio le permite al Departamento de TI dedicar más tiempo a los proyectos estratégicos”, agrega. “Observamos una reducción considerable en las solicitudes relacionadas con el límite de tamaño de los adjuntos a correos electrónicos o de los archivos que deben compartirse”, indica McCuistian. “Se redujeron de un 80 a un 90 %”. Charlie Stone, vicepresidente de Ventas y Marketing, indicó que Dropbox ayuda a la empresa a progresar al ritmo de la industria de la minería. “No necesitamos personal en la oficina las 24 horas del día”, expresa. “Usamos Dropbox para permitir que el personal al otro extremo del planeta tenga acceso a la información que necesita”, sostiene.
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