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A fabricante de bombas de polpa confia no Dropbox Business para facilitar a mobilidade e a colaboração, oferecendo fluxos de trabalho mais rápidos aos funcionários e um serviço melhor aos clientes globais.

Principais resultados da GIW Minerals

Rápida adesão impulsionada pela facilidade de uso

Redução de 80% em ticket de TI relacionados a compartilhamento de arquivos

Maior controle de dados confidenciais da empresa

O DESAFIO

A busca de um fluxo de informações melhor

Fundada em 1891 como uma pequena oficina de máquinas, a GIW Industries, pertencente à empresa KSB, projeta e fabrica bombas de polpa que são vendidas para clientes no mundo inteiro sob a marca GIW Minerals. Com o crescimento da empresa sediada em Grovetown, na Georgia, a diretoria percebeu que precisava de uma solução para manter os fluxos de trabalho tão fluidos quanto os materiais que se movem por suas bombas de 20 toneladas. Dependentes de e-mails e FTPs locais, os funcionários muitas vezes tinham dificuldade para trabalhar em equipe e enviar arquivos grandes com especificações de produtos para os clientes. Às vezes, membros da equipe localizados em áreas remotas de mineração tinham problemas de acesso aos servidores para fazer cópias de segurança de laptops e baixar materiais de vendas atualizados. “Eles podem estar em qualquer lugar do planeta num determinado momento, e fica difícil fazer cópias de segurança de forma eficiente”, explica Lucas McCuistian, Supervisor de Operações do Servidor. Depois que um representante da Dell, fornecedor de hardware da GIW e parceiro estratégico do Dropbox Business, sugeriu que o serviço satisfaria as necessidades de armazenamento e compartilhamento centralizado de arquivos, a empresa decidiu experimentar a solução.

“Houve uma enorme redução nas solicitações referentes a cotas de e-mail ou arquivos que precisam ser compartilhados. Essa queda foi de 80% a 90%.”

A SOLUÇÃO

Estimulando a colaboração

Agora que a KSB adotou o Dropbox Business, os representantes de vendas podem dedicar mais tempo a clientes potenciais e gastar menos tempo tentando desenterrar informações necessárias, diz McCuistian. “Em vez de levar uma pasta enorme cheia de papéis ou um laptop para uma reunião, nosso pessoal de vendas agora pode apresentar dados em celulares ou tablets”, afirma. As equipes de produto e design estão usando pastas compartilhadas para trabalhar em conjunto usando o AutoCAD e outros arquivos gigantes que antes engarrafavam o servidor de e-mail. Com um local centralizado para os arquivos, as equipes não acabam com quatro ou cinco versões do mesmo documento. O Dropbox Business traz outro benefício: os funcionários em campo podem enviar para a sede (mesmo com conexões com pouca largura de banda) imagens e vídeos do local. “Com o Dropbox, podemos resolver problemas de forma mais rápida”, afirma Scott Gillum, Gerente de Produto. “Tenho um funcionário que está 16 horas à minha frente, num local muito, muito remoto na Indonésia. É muito fácil para ele fazer o upload de todos os dados que está coletando e nos enviar tudo como se estivesse aqui.” A seção de Administração ajuda a empresa a manter informações confidenciais dentro da organização, facilitando para a equipe de TI o processo de desligamento de funcionários e contratados e a exclusão remota de todos os dados da empresa de seus dispositivos. “Olhar para os funcionários e ver como eles abraçam abertamente uma tecnologia como o Dropbox é uma prova da eficácia e da facilidade de uso do serviço”, diz Gillum.

“Podemos resolver problemas mais rapidamente. Tenho um funcionário que está 16 horas à minha frente, num local muito, muito remoto na Indonésia. É muito fácil para ele enviar todos os dados que recebe e transferir para nós, como se estivesse aqui.”

OS RESULTADOS

TI e funcionários livres

O Dropbox Business está tornando o trabalho muito mais fácil para os funcionários, diz McCuistian. A empresa pode reduzir os tamanhos máximos de arquivos para e-mails externos de 50 MB para 10 MB, já que os funcionários agora usam o serviço para compartilhar arquivos grandes tanto interna como externamente. A mudança deu mais tempo ao departamento de TI para concentrar-se em projetos estratégicos, ele acrescenta. “Vimos uma imensa redução em pedidos para lidar com tamanhos de cota de e-mail ou arquivos a compartilhar", diz McCuistian. “Eles caíram de 80% a 90%.” Charlie Stone, VP de Vendas e Marketing, diz que o Dropbox está ajudando a acompanhar o passo da velocidade do negócio de mineração global. “Não precisamos estar presentes no escritório 24 horas por dia”, ele diz. “Usamos o Dropbox para que as pessoas do outro lado do mundo possam obter as informações de que precisam.”