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Este fabricante de bombas de lodo confía en Dropbox Business para facilitar la movilidad y la colaboración, lo que resulta en flujos de trabajo más ágiles para sus empleados y un mejor servicio para sus clientes globales.

Resultados clave de GIW Minerals

La facilidad de uso propicia una adopción rápida

Descenso del 80% de solicitudes de TI relacionadas con archivos compartidos

Mayor control sobre datos importantes de la empresa

EL RETO

En búsqueda de un mejor flujo de información

Fundada en 1891 como una pequeña tienda de maquinaria, GIW Industries de KSB diseña y fabrica bombas para lodo que se venden a clientes de todo el mundo con la marca GIW Minerals. A medida que crecía esta empresa de Grovetown, Georgia, la dirección se dio cuenta de que necesitaba una forma de hacer que el proceso de trabajo fluyera con la misma facilidad que el material que se mueve por sus bombas de 20 toneladas. Los empleados, que dependían del correo electrónico o de sitios FTP, a veces tenían problemas para colaborar de manera interna y para enviar archivos grandes que contenían especificaciones del producto para clientes. Los miembros de la plantilla ubicados en zonas remotas, donde se realiza la explotación minera, a veces tenían dificultades para acceder a servidores para guardar copias de seguridad de sus portátiles y descargar el material de ventas más reciente. “Se encuentran en cualquier punto del planeta y en cualquier momento, lo que hace difícil respaldarles de manera eficiente”, explica Lucas McCuistian, supervisor de operaciones de servidor. Después de que un representante de Dell, proveedor de hardware de GIW, que es socio estratégico de Dropbox Business, sugiriera que el servicio podría satisfacer sus necesidades de almacenamiento y de uso compartido centralizado de archivos, la empresa decidió probarlo.

“Hemos observado una reducción considerable en las solicitudes relacionadas con el tamaño del espacio disponible del correo electrónico o con archivos que se tienen que compartir. El descenso ha sido de entre un 80 y un 90%".

LA SOLUCIÓN

Fomento de la colaboración

Ahora que la empresa KSB se ha mudado a Dropbox Business, los representantes de ventas pueden dedicar más tiempo a ofrecer servicios a clientes potenciales y menos a intentar recuperar la información que necesitan, dice McCuistian. “En vez de llevar una carpeta enorme de papeles o un portátil a las reuniones, nuestros empleados de ventas pueden llevar sus datos en sus teléfonos o tablets”, comenta. Los equipos de producto y de diseño utilizan las carpetas compartidas para colaborar en archivos gigantes comos los AutoCAD que solían bloquear el servidor de correo electrónico. Al disponer de una ubicación centralizada para archivos, los equipos ya no terminan con cuatro o cinco versiones del mismo documento. El uso de Dropbox Business tiene otra ventaja: los empleados a pie de obra pueden sincronizar, incluso con conexiones de bajo ancho de banda, vídeos e imágenes del lugar con las oficinas centrales. “Nos permite solucionar problemas de manera más rápida”, dice Scott Gillum, jefe de productos. “Tengo un empleado que se encuentra a 16 horas de mí en Indonesia, en una ubicación realmente remota. Puede subir todos los datos que obtiene de manera sencilla y hacérnoslos llegar como si estuviera aquí". La Consola de administración ayuda a la empresa a mantener los datos confidenciales dentro de la empresa, facilitando al equipo técnico la exclusión de empleados y contratistas que se van y borrando de manera remota de sus dispositivos los datos de la empresa. “Mirar a los empleados y ver cómo han acogido con los brazos abiertos una tecnología como Dropbox es el mejor testimonio de lo eficaz y fácil de usar que es”, dice Gillum.

“También nos permite solucionar problemas de manera más rápida. Tengo un empleado que se encuentra en un lugar muy remoto en Indonesia, con una diferencia horaria de 16 horas menos. Puede subir fácilmente todos los datos que obtiene y transmitírnoslos como si estuviera aquí”.

LOS RESULTADOS

Libertad para empleados y equipo técnico

Dropbox Business facilita enormemente el trabajo a los empleados, afirma McCuistian. La empresa ha sido capaz de reducir el tamaño máximo de los archivos en correos electrónicos externos de 50 MB a 10 MB, ya que los empleados utilizan ahora el servicio para compartir archivos grandes de manera interna y externa. Este cambio ha permitido que el equipo técnico tenga más tiempo para centrarse en proyectos estratégicos, añade. "Hemos observado una reducción considerable en las solicitudes relacionadas con el tamaño de cuota del correo electrónico o con los archivos para compartir", explica McCuistian. “El descenso ha sido de entre un 80 y un 90%”. Charlie Stone, vicepresidente de ventas y marketing, comenta que Dropbox les está ayudando a seguir el ritmo de la velocidad del negocio minero global. “No tenemos que encargarnos de la oficina las 24 horas del día y los 7 días de la semana”, explica. “Utilizamos Dropbox para que las personas que están en la otra punta del mundo puedan acceder a la información que necesitan”.