De fabrikant van slurriepompen gebruikt Dropbox Business om de mobiliteit en samenwerking te bevorderen, met snellere workflows voor medewerkers en een betere service voor wereldwijde klanten tot gevolg.
Belangrijkste resultaten van GIW Minerals
Snelle acceptatie dankzij gebruiksvriendelijkheid
80% minder supportverzoeken over het delen van bestanden
Meer controle over gevoelige bedrijfsgegevens
De uitdaging
Een betere informatiestroom realiseren
GIW Industries van KSB, in 1891 begonnen als kleine machinewinkel, ontwerpt en produceert nu slurriepompen, die onder de vlag van GIW Minerals over de hele wereld worden verkocht. Toen het bedrijf uit het Amerikaanse Grovetown in Georgia maar bleef groeien, realiseerde de directie zich dat er een manier moest worden gevonden om de werkprocessen net zo soepel te laten verlopen als het materiaal dat door hun pompen van twintig ton wordt verplaatst. Het personeel was afhankelijk van e-mail en FTP-sites en had vaak moeite om intern samen te werken en grote bestanden met productspecificaties naar de klant te sturen. Medewerkers die op afgelegen plekken werkten, waar de mijnbouw plaatsvindt, hadden soms problemen met toegang tot de servers om back-ups te maken van hun laptops en de nieuwste verkoopmaterialen te downloaden. 'Onze mensen zijn verspreid over de hele aardbol en dat maakt het lastig om efficiënt back-ups te maken', zegt Lucas McCuistian, supervisor van het serverteam. Nadat een vertegenwoordiger van Dell, de hardwareleverancier van GIW en een strategische partner van Dropbox Business, het bedrijf erop wees dat Dropbox aan hun behoeften van opslag en centraal delen van bestanden kon voldoen, besloot GIW het te proberen.
'Het aantal verzoeken over e-mailquotums en bestanden die moeten worden gedeeld, is dramatisch gedaald. Dit aantal is maar liefst 80 tot 90% teruggelopen.'
De oplossing
De samenwerking een impuls geven
Nu KSB is overgestapt op Dropbox Business hebben verkoopmedewerkers meer tijd om aandacht te besteden aan potentiële klanten omdat ze minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar de benodigde informatie. 'Ze komen niet meer naar een vergadering met een grote map vol documenten of een laptop, maar kunnen hun gegevens gewoon ophalen vanaf hun telefoon of tablet', zegt McCuistian. De teams voor productontwikkeling en -ontwerp gebruiken nu gedeelde mappen om samen aan AutoCAD- en andere enorme bestanden te werken, die voorheen de e-mailserver overbelastten. En met één centrale plek voor alle bestanden blijven teams niet meer zitten met vier of vijf versies van hetzelfde document. Werken met Dropbox Business biedt nog een ander voordeel: medewerkers op locatie kunnen zelfs bij lage bandbreedte foto's en video's van het werkterrein synchroniseren met het hoofdkantoor. 'Hierdoor kunnen we problemen sneller oplossen', zegt Product Manager Scott Gillum. 'Een van onze medewerkers werkt op een verafgelegen locatie in Indonesië, met een tijdverschil van 16 uur. Hij kan in een handomdraai alle gegevens uploaden die hij ontvangt en ze naar ons terugsturen alsof hij hier is.' Met de beheerconsole blijft gevoelige informatie binnen het bedrijf. De IT-afdeling kan eenvoudig medewerkers en aannemers die vertrekken, verwijderen en bedrijfsgegevens extern verwijderen van hun apparaten. 'Als je ziet hoe medewerkers een technologie als Dropbox hebben omarmd, is dat een bewijs van hoe effectief en gebruiksvriendelijk deze is', zegt Gillum.
'We kunnen problemen nu sneller oplossen. 'Een van onze medewerkers werkt op een verafgelegen locatie in Indonesië, met een tijdverschil van 16 uur. Hij kan in een handomdraai alle gegevens uploaden die hij ontvangt en ze naar ons terugsturen alsof hij hier is.'
DE RESULTATEN
Meer tijd voor IT en medewerkers
'Medewerkers kunnen met Dropbox Business hun taken veel effectiever uitvoeren', aldus McCuistian. Het bedrijf heeft de maximale bestandsgrootte voor externe e-mails verlaagd van 50 MB naar 10 MB, want medewerkers gebruiken nu de service om bestanden intern en extern te delen. 'Dankzij deze verandering heeft IT meer tijd om zich bezig te houden met strategische IT-projecten', voegt hij toe. 'Het aantal verzoeken over e-mailquotums en bestanden die moeten worden gedeeld, is dramatisch gedaald', aldus McCuistian. 'Dit aantal is maar liefst 80 tot 90% teruggelopen.' Charlie Stone, VP van Sales en Marketing, zegt dat we met Dropbox beter de ontwikkelingen in de internationale mijnbouw kunnen bijhouden. 'Er hoeft niet meer iemand dag en nacht op kantoor te zijn', zegt hij. 'We gebruiken Dropbox om mensen aan de andere kant van de wereld de informatie te sturen die ze nodig hebben.'
Deze verhalen vind je misschien ook leuk
