Grupos

Con los grupos, puedes crear y administrar listas de miembros que necesitan acceso a la misma información. Los miembros de un grupo se agregarán de forma automática a todas las carpetas compartidas a las que se invitó al grupo.

Hay dos tipos de grupo:

  • Grupos administrados por la empresa
  • Grupos administrados por los usuarios

 

Grupos administrados por la empresa

Grupos administrados por
usuarios

Crear grupos

Únicamente los administradores pueden crearlos.

Pueden crearlos los administradores y los miembros del equipo (si los administradores lo permiten).

Solicitar unirte

Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse.

Los miembros del equipo pueden solicitar unirse.

Abandonar un grupo

Los miembros del equipo no pueden abandonar un grupo por cuenta propia.

Los miembros del equipo tienen la elección de abandonar un grupo.

Agregar/quitar miembros

Únicamente los administradores pueden agregar miembros del equipo a un grupo o quitarlos.

Tanto los administradores de la cuenta como los administradores del equipo pueden agregar miembros a un grupo o quitarlos.

Transferir la propiedad del grupo

Los administradores pueden convertir un grupo administrado por la empresa en un grupo administrado por los usuarios y asignar a un nuevo administrador.

Los administradores pueden convertir un grupo administrado por los usuarios en un grupo administrado por la empresa para controlarlo.

Secciones de este artículo:

Crear un grupo

Los miembros del equipo pueden crear grupos administrados por usuarios para compartir archivos y carpetas de forma rápida y fácil con otros miembros del equipo. Los miembros que agregues al grupo recibirán una invitación automática a todas las carpetas compartidas con el grupo.

Nota : Solo los administradores de Dropbox Busines pueden crear grupos administrados por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta de tu equipo.
  2. En la barra lateral, haz clic en el nombre de tu equipo.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Haz clic en Crear grupo.
  5. Ingresa un nombre para el grupo.
    • Nota: Es el nombre que se mostrará a todos los miembros del equipo y el que usarán para invitar al grupo a las nuevas carpetas compartidas. Como administrador del grupo, podrás modificar el nombre en cualquier momento.
  6. Haz clic en Crear grupo.

Si no se muestra el botón Nuevo grupo, es posible que el administrador de tu equipo de Dropbox Business haya restringido la capacidad de tu equipo para crear grupos.

Agregar miembros a un grupo

Si eres el administrador de un grupo, puedes agregar o quitar miembros en cualquier momento.

  • Si agregas a un miembro del equipo a un grupo, se generarán invitaciones a cada carpeta individual disponible para ese grupo.
  • Los miembros del equipo pueden ver todos los grupos creados en su equiop y pueden solicitar unirse a ellos, a menos que esta capacidad haya sido inhabilitada por un administrador.
  • Los miembros del equipo solo pueden ver a otros miembros del grupo en los grupos a los que ya pertenecen.
  • Solo los administradores pueden agregar miembros a un grupo administrado por la empresa, y los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
  1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta de tu equipo.
  2. En la barra lateral, haz clic en el nombre de tu equipo.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el nombre del grupo al que quieres agregar miembros.
  5. Haz clic en Agregar miembros.
  6. Ingresa el nombre de la persona que quieres invitar y haz clic en Agregar miembros.

Quitar miembros de un grupo

Si eres el administrador de un grupo, puedes eliminar o agregar miembros en cualquier momento.

Nota: Solo los administradores pueden quitar miembros de grupos administrados por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta de tu equipo.
  2. En la barra lateral, haz clic en el nombre de tu equipo.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el nombre del grupo al que quieres agregar miembros.
  5. Haz clic en el icono  (puntos suspensivos) junto al nombre del miembro y selecciona Quitar usuario.

Al quitar a un miembro del grupo, también se quita de todas las carpetas compartidas y carpetas del equipo a las que tiene acceso el grupo.

Cambiar el nombre de un grupo

En el caso de los grupos administrados por usuarios, los administradores del grupo pueden cambiar el nombre del grupo en cualquier momento.

En el caso de los grupos administrados por la empresa, solo los administradores pueden cambiar el nombre del grupo.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta de tu equipo.
  2. En la barra lateral, haz clic en el nombre de tu equipo.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Haz clic en el grupo que quieres editar.
  5. Haz clic en Cambiar el nombre del grupo.
  6. Ingresa el nuevo nombre del grupo y haz clic en Guardar cambios.

Transferir la administración de un grupo administrado por usuarios o agregar un administrador

Nota: No es posible transferir la administración o agregar un administrador a un grupo administrado por la empresa.

Si quieres permitir que otras personas administren un grupo que ya gestionas, puedes agregarlas como administradores del grupo sin afectar tu estado.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta de tu equipo.
  2. En la barra lateral, haz clic en el nombre de tu equipo.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo al que quieres agregar un administrador.
  5. Haz clic en (icono de puntos suspensivos) a la derecha del usuario que quieres agregar como administrador.
  6. Haz clic en Designar como administrador.

Al transferir la administración, primero agrega un administrador a través de los pasos antes mencionados. A continuación, elimina tus permisos de administrador o quítate del grupo completamente.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta de tu equipo.
  2. En la barra lateral, haz clic en el nombre de tu equipo.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Haz clic en (icono de puntos suspensivos) a la derecha del usuario que quieres agregar como administrador.
    • Selcciona Quitar permisos de administrador si quieres revocar tu estado de administrador del grupo y permanecer en el grupo.
    • Selecciona Quitar usuario si quieres abandonar el grupo.

Eliminar un grupo

La forma en que se eliminan los grupos depende del tipo de grupo que quieres eliminar.

  • Grupo administrado por usuarios: los administradores y los administradores del grupo pueden eliminar.
  • Grupos administrados por la empresa: solo los administradores pueden eliminar.

Después de eliminar un grupo, no podrás deshacer la acción. Si eliminaste un grupo involuntariamente, vuelve a crear el grupo como lo hiciste inicialmente.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta de tu equipo.
  2. En la barra lateral, haz clic en el nombre de tu equipo.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo que quieres eliminar.
  5. Haz clic en Eliminar grupo.
  6. Haz clic en Quitar.

Esta acción elimina el grupo definitivamente, pero no elimina ninguno de los archivos o de las carpetas a los que tenía acceso el grupo.

Abandonar un grupo administrado por usuarios

Los miembros de los grupos administrados por usuarios pueden abandonar los grupos en cualquier momento.

Nota: Solo los administradores pueden quitar a los miembros de grupos administrados por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con la cuenta de tu equipo.
  2. En la barra lateral, haz clic en el nombre de tu equipo.
  3. Haz clic en Grupos y miembros.
  4. Selecciona el grupo que quieres abandonar.
  5. Haz clic en Abandonar grupo.

Uso compartido y grupos

Puedes compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso si no eres miembro de ese grupo. Simplemente comparte una carpeta y, en el campo "Invitar miembros a compartir esta carpeta", ingresa el nombre del grupo con el que quieres compartirla.

Puedes definir permisos de solo lectura o de edición. Al hacer clic en Compartir carpeta, todos los miembros del grupo serán invitados a la carpeta.

Los miembros del equipo pueden crear grupos para conceder acceso a archivos y carpetas a varios usuarios al mismo tiempo. En este artículo, se incluye información acerca de cómo administrar los permisos de acceso a los archivos para los grupos.

¿Puedo tener diferentes permisos en el mismo grupo?

Sí. Los administradores de grupos y los propietarios de carpetas pueden definir los permisos de un grupo o de una carpeta para permitir acceso de solo lectura de forma predeterminada y conceder permisos de edición a los miembros. Los usuarios con permisos de edición pueden editar el contenido de una carpeta; el resto no podrá hacerlo.

¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?

A los usuarios siempre se les conceden permisos adicionales en lugar de menos permisos. Si los permisos de un grupo o de un individuo son diferentes, el usuario tendrá los permisos que le concedan el mayor nivel de acceso al archivo y la carpeta.

¿Qué sucede con los permisos si un usuario aparece más de una vez en un grupo?

Si los usuarios están en la carpeta compartida más de una vez debido a los grupos, se les concede el conjunto de permisos con más funcionalidades. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos para editar, pero el usuario invitado individualmente tiene permiso de solo lectura, el miembro del grupo tendrá los permisos adicionales de edición que se le otorgaron al grupo.

Para limitar el acceso de un miembro, primero debes quitarlo del grupo y volver a invitarlo como miembro individual de la carpeta compartida con permisos de solo lectura. O bien, puedes invitar a cada miembro individualmente para establecer diferentes permisos de edición o de solo lectura para cada uno.

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