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Resultados clave de Dentsu

Una forma más rápida de entregar archivos a compañeros y clientes

Una alternativa rentable al envío físico de archivos

Uso compartido de archivos seguro con clientes de todo el mundo

EL RETO

Firmado, sellado y entregado, pero con un coste

En el frenético mundo de la publicidad, el tiempo libre es un lujo escaso. Las fechas límite son sagradas, incluso cuando los anuncios y las estrategias deben pasar por varias zonas horarias a fin de aprobarse. Para Dentsu, esto antes significaba una presión añadida en forma de recogidas y entregas a toda prisa por mensajería. Algunos de los archivos que crea y comparte Dentsu (por ejemplo, para proyectos como carteleras y anuncios de televisión) pesan cientos de megabytes. Y como el servidor de correo electrónico de empresa de Dentsu tenía ciertas limitaciones de tamaño de archivos, los empleados tenían que utilizar DVD para entregar materiales creativos a sus clientes y compañeros de otros países. El método de entrega con DVD no solo requería que Dentsu dedicara tiempo a preparar sobres y paquetes, sino que también mermaba los calendarios de desarrollo, lo que obligaba a los empleados a acabar los proyectos publicitarios con prisas. Y por si eso fuera poco, la empresa acumulaba unos gastos desorbitados en mensajería todos los meses. A medida que se iba haciendo evidente que el envío de DVD era una opción innecesariamente cara, Dentsu comenzó a explorar otras opciones. Dropbox Business ofrecía una solución que no solo era rápida, fiable y asequible, sino que, además, funcionaba en áreas en las que compartir archivos había resultado especialmente difícil. Ai Ando, supervisor de cuentas de Dentsu, afirma: “Los mercados internacionales son muy importantes para nosotros y tenemos que enviar datos al extranjero con frecuencia. Sabíamos que Dropbox Business era lo suficientemente seguro y fiable para utilizarlo en otros países”.

“Hace un par de años, la factura de mensajería por todos los envíos que realizábamos en un período de cuatro meses sumaba cientos de miles de yenes. Con Dropbox Business, estos costes se minimizan drásticamente.”

LA SOLUCIÓN

Un nuevo enfoque a los negocios globales

Gracias a la transformación del uso compartido de archivos y de los flujos de trabajo a través de Dropbox Business, divisiones de Dentsu como el equipo de cuentas globales pueden intercambiar información con sus clientes y proveedores más rápido que nunca y con independencia del tamaño de los archivos. “A menudo organizamos sesiones fotográficas y tenemos que enviar a los clientes entre 20 y 30 archivos de alta resolución al mismo tiempo, y cada archivo puede tener de 200 a 300 MB", añade Ando. “Dropbox Business facilita la gestión diaria de estos datos tan pesados. Simplemente enviamos enlaces a nuestros clientes, y ellos reciben lo que necesitan de forma inmediata”. Los empleados de Dentsu valoran que, con Dropbox, los clientes no tienen que descargar datos para poder revisar conceptos, contenidos y vídeos. Puesto que es tan fácil acceder a Dropbox Business desde Internet, todo puede visualizarse en línea, desde publicidad impresa hasta anuncios de televisión. Como explica Ando, “es genial que los clientes puedan ver los anuncios en Dropbox Business sin necesidad de descargar los archivos. Pueden evaluar el contenido rápidamente y dar su visto bueno final incluso mientras están de viaje de negocios”. Además de resultarles cómodo, a los empleados de Dentsu, y en particular al equipo técnico, les gusta que Dropbox Business guarde los datos de forma segura. “La seguridad es una prioridad para nuestro equipo de TI, puesto que gestionamos datos altamente confidenciales, y Dropbox Business ha demostrado cumplir nuestros requisitos.

“Mientras viajas de casa al trabajo y viceversa, puedes consultar archivos de trabajo en un momento desde tu cuenta de Dropbox Business. Muchas veces reviso proyectos con la aplicación de Dropbox para móviles y envío enlaces a mis compañeros incluso antes de llegar a la oficina.”

LOS RESULTADOS

Reduce costes y aumenta la productividad

Desde que empezó a utilizar Dropbox Business, Dentsu ha logrado una eficiencia mucho mayor en términos tanto de tiempo como de costes. Las facturas desorbitadas de mensajería internacional ya son cosa del pasado. Según Ando, “hace un par de años, la factura de mensajería por todos los envíos que realizábamos en un período de cuatro meses sumaba cientos de miles de yenes. Con Dropbox Business, estos costes se minimizan drásticamente”. A medida que se han reducido los gastos, ha aumentado la productividad. Las fechas límite ya no tienen que ajustarse teniendo en cuenta el envío de DVD. Ahora, los empleados tienen más tiempo para perfeccionar los materiales creativos de los anuncios y pueden mantener un nivel más alto de productividad cuando están fuera de la oficina en sesiones fotográficas o en visitas con clientes. Como dice Ando, ”mientras viajas de casa al trabajo y viceversa, puedes consultar archivos de trabajo en un momento desde tu cuenta de Dropbox Business. Muchas veces reviso proyectos con la aplicación de Dropbox para móviles y envío enlaces a mis compañeros incluso antes de llegar a la oficina”. Este tipo de acceso remoto permanente a los archivos de los proyectos es clave en un sector que funciona a tal velocidad. Con Dropbox Business, Dentsu puede mantenerse al frente del mundo publicitario y contribuir a la satisfacción y al éxito de sus clientes globales.