電通の主な成果

映像などの大容量ファイルの共有を郵送から Dropboxに切り替えたことで、郵送コストと時間、ストレスが大きく減少

これまでと同じ納期の中でも、クリエイターが実際に制作に費やせる時間が増加。
大事な仕事により時間をかけられるようになったことで品質が向上

場所とデバイスを選ばずにどこからでも仕事ができる環境のおかげで、仕事のスピードアップと効率化を実現

導入の目的

署名、梱包、配送 – かさむコスト

すべてが常にめまぐるしく動いている広告業界では、時間的な余裕はほとんどありません。

時差がある国の顧客から広告や戦略の承認を得なければならない場合でも、締め切り厳守が鉄則です。

以前は、この締め切りを守るために、電通では宅配業者による慌ただしい配達と集荷が繰り返されていました。

電通が屋外看板やテレビのスポット CM などのプロジェクトで使用、共有するファイルのサイズは何百メガバイトにも上るところ、社内メール サーバーが 1 回のメールで処理できる容量は限られているため、以前はクリエイティブ素材を顧客や他国の同僚に納品する場合は DVD に頼らざるを得なかった、と語るのは電通のアカウント スーパーバイザーである安藤愛氏です。

「DVD で送るファイルが 1 つだけならいいのですが、さまざまなパターンの映像や画像もあるため数十ファイルになってしまいますし、配送先も広告展開を考えている国すべてが対象なので多数にわたります。DVD に焼くのにも時間がかかりますし、配送費が毎月数十万円にも達していました。」

DVD での納品は、梱包する手間がかかるだけでなく、DVD の配達にかかる日数分だけ制作日数が削られてしまうため、結果としてプロジェクトを短期間に急いで進めることを強いられていました。

「配送時間について言うと、たとえば DVD を焼いて海外に配送するのに早くても 2、3日はかかってしまいます。海外に配送すると税関などで DVD が止められることもあるので余計時間がかかってしまうことがあります。」

その上、DVD を発送することで電通には毎月高額な送料が経費としてのしかかっていました。DVD による納品が必要以上にコストがかかることが顕著になる中、電通は別の納品方法を模索するようになりました。そこで電通がたどり着いたソリューションが、速くて信頼でき、低コストであるだけでなく、これまでファイルの共有が困難であった地域でも利用できる Dropbox Business でした。

「海外とのコラボレーションを促進するためのストレージ サービスの検討を始めました。さまざまなサービスを実際に試したのですが、ドキュメントは問題なく共有できるものの、映像や動画のような大容量のファイルだと動作に支障が出るものも多くありました。日本国内のサービスも試しましたが、送付先から『日本語が分からないから、どの URL をクリックしたらいいのか分からない』というメールが来たことも(笑)。そのようななかで、パソコンの操作に不慣れな人でも、ファイルのアップやダウンロード、共有 URL の設定ができ、なおかつ重いデータを最もスピーディーに操作、共有できたのが Dropbox Business でした。」

電通の顧客管理を行う安藤 愛氏は
「当社にとって国際市場は非常に重要で、頻繁に海外にデータを送信する必要があります。Dropbox Business は安全で信頼性が高いので、海外でも安心して使用できます」と語ります。

「2 年前までは、配達を依頼していた宅配業者からの請求額は 4 か月間で何十万にも達していましたが、Dropbox Business を導入することでこのコストが大幅に減りました。」

ソリューション

グローバル ビジネスに対する新しいアプローチ

Dropbox Business を導入することでファイルの共有方法と仕事の流れが一新された電通では、グローバル アカウント部門において、やり取りするファイルのサイズに関係なくこれまで以上に迅速に顧客や関係会社と情報交換できるようになりました。

「撮影を頻繁に行う電通では、お客様に 200~300 MB の高解像度のファイルを一度に 20~30 件送信しなければならないこともあります。Dropbox Business のおかげで、毎日の大容量のデータのやり取りが簡単になりました。今ではお客様にファイルのリンクを送信するだけで、必要なデータをお届けできます。」

ファイルをパソコンなどから相手のメールアドレスを入力するだけで共有

電通の従業員が評価する Dropbox の特長は、顧客がデータをダウンロードしなくても企画や画像、動画などの素材を確認できる点です。Dropbox Business はウェブから簡単にアクセスできるため、新聞や雑誌の広告からコマーシャルまで、あらゆる制作物をオンラインで閲覧できます。 


「Dropbox Business を利用すると、お客様にファイルをダウンロードしていただかなくても、広告やコマーシャルを確認していただけるので非常に便利です。確認が必要なコンテンツに簡単にアクセスできるので、クライアントが出張中だとしてもストレスなく最終承認をいただくことができます」と安藤氏。 

パソコン、スマートフォンから Dropbox のプレビュー画面で映像を見せることができます

「通勤途中や帰宅途中でも、Dropbox Business アカウントから仕事用のファイルを簡単に開くことができます。私自身、Dropbox モバイル アプリを使って出社前にプロジェクトを確認したり、同僚にリンクを送信したりしています。」

利便性だけではありません。電通社内でも特に IT 部門が評価するのは、安全にデータを保管できる点です。

 
「当社は広告主の守秘性の高い情報を扱うので、IT チームは十分なセキュリティ要件を求めますが、Dropbox Business はその要件を満たしています。」電通 アカウント スーパーバイザー 安藤 愛 氏

「通勤途中や帰宅途中でも、Dropbox Business アカウントから仕事用のファイルを簡単に開くことができます。私自身、Dropbox モバイル アプリを使って出社前にプロジェクトを確認したり、同僚にリンクを送信したりしています。」

導入の効果

コストを抑えて生産性を向上

Dropbox Business を導入することにより、電通の効率性は時間とコストの両方の面で大幅に向上しました。

削減の要となったのが、高額な国際発送の料金です。 「2 年前までは、配達を依頼していた宅配業者からの請求額は 4 か月間で何十万にも達していましたが、Dropbox Business を導入することでこのコストが大幅に減りました」と、安藤氏は説明します。

コストを削減できたことで、生産性は向上しました。納品期日から DVD の配達にかかる日数を差し引く必要がなくなり、広告クリエイティブの制作に以前よりもじっくりと取り組むことができるようになった上、撮影や顧客訪問などで外出しても生産性が落ちることがなくなりました。

「DVD を焼いて配送することは、ほとんどなくなりました。各国とのやり取りは、基本的に共有リンクを作って、その URL を送るだけで済んでいます。これまでかかっていた日数やコストは大幅に削減でき、特に共有・確認にかかる日数は半分以上も短くなりました。あとは、日本のクリエイティブ チームが海外出張して、データを出先で確認してもらうこともすごく楽になりましたね。これまでは、ホテルで延々とデータをダウンロードしてパソコンで再生してもらっていましたが、その必要はなくタブレットやスマホを使って Dropbox 上で確認できてしまいます。クリエイターの上司への確認フローも変わりましたね。」

このようにプロジェクト ファイルに 24 時間アクセスできる環境は、スピードがカギを握る業界では特に重要です。Dropbox Business を導入したことで、電通は、今後も広告業界をリードするトップ企業として世界各国の顧客ニーズに応え、顧客のビジネスを成功に導いていくと期待されます。