De Plan Do Check Act-cyclus

Maak het probleemoplossingsproces voor je team beter en bevredigender door simpelweg de PDCA-cyclus toe te passen.

Wat is PDCA?

PDCA is een eenvoudige, iteratieve beheerbenadering voor het testen van procesaanpassingen of probleemoplossingen, zodat ze in de loop der tijd continu worden verbeterd. Net zoals bij andere benaderingen voor proces- en kwaliteitscontrole die in diverse bedrijfssectoren worden gebruikt, komt deze voort uit de productiemethoden in de 20e eeuw. De eenvoud van PDCA en het gemakkelijk reproduceerbare succes ervan hebben ertoe geleid dat de benadering in veel bedrijfssectoren, niet alleen productie, door individuen, teams of hele organisaties wordt gebruikt.

Hoe is PDCA ontstaan?

PDCA is afgeleid van de 'Shewhart-cyclus' van W. Edwards Deming. De Shewhart-cyclus is vernoemd naar Walter Shewhart, een statisticus die ook wel de vader van de moderne kwaliteitscontrole wordt genoemd. Deming, een Amerikaanse ingenieur en professor, was vooral bekend door zijn werk in Japan, waar zijn ideeën de naoorlogse industriële processen en het herstel van het land hebben beïnvloed. De naam PDCA is bedacht door deelnemers aan zijn hoorcolleges, die de Shewhart-cyclus vereenvoudigden tot 'Plan, Do, Check, Act'. Deming zag liever 'Study' dan 'Check' en daardoor veranderde de naam in Plan-Do-Study-Act (PDSA-cyclus). Door 'Study' te gebruiken, werd er meer nadruk gelegd op de analyse van resultaten in plaats van alleen te kijken wat er was veranderd.

Toch staat de benadering vandaag de dag vooral bekend als de PDCA-cyclus, omdat deze bedoeld is om vaak uit te voeren en te herhalen. Het ontwerp en de logica zijn te zien in andere op productie gebaseerde werkwijzen voor kwaliteitsbeheer uit die tijd, zoals Lean Manufacturing, Kaizen en Six Sigma.

Hoe werkt de PDCA-cyclus?

De PDCA-cyclus omvat vier stappen: Plan, Do, Check, Act. Dit proces wordt lineair uitgevoerd: als een cyclus is voltooid, sluit het begin van de volgende cyclus aan.

  • Plan: Dit gaat om inzicht krijgen in je huidige situatie en de gewenste situatie. Het doel van de planningsfase is eenvoudig gezegd het definiëren van je doelen, hoe je ze gaat bereiken en hoe je de vooruitgang gaat meten. Dit is vaak een enigszins vage stap, omdat deze  is gebaseerd op wat je wilt doen, en verschillende teams benaderen PDCA op verschillende manieren. Sommige teams splitsen de stap op in verschillende tussenstappen. Dit wordt al gedaan in andere processen, zoals DMAIC.

    Als je een kans volledig wilt benutten, moet je planning gericht zijn op de processen of acties die nodig zijn om die kans te grijpen. Als je een probleem in het proces wilt oplossen, dan moet er misschien eerst een hoofdoorzaakanalyse worden uitgevoerd voordat je verder kunt gaan met een plan. In ieder geval zal het gebruik van gegevens, of dit nu al bestaande procesgegevens zijn of een analyse van vorige PDCA-cyclussen, je helpen bij het formuleren van een actieplan of hypothese.
  • Do: Zodra je je actieplan of een mogelijke oplossing voor een probleem hebt, ga je testen. De Do-stap is het moment waarop je de eerste voorgestelde wijzigingen test. Dit moet echter als experiment worden gezien, je implementeert nog niet volledig een oplossing of proceswijziging. Deze fase moet daarom op kleine schaal in een gecontroleerde omgeving worden uitgevoerd. Het testen mag niet worden beïnvloed door externe factoren of andere processen en activiteiten van je team of organisatie verstoren. Het doel van deze fase is natuurlijk het verzamelen van gegevens en informatie over de impact van de test, omdat hierop de volgende fasen van het proces worden gebaseerd.
  • Check: Nadat je pilottest is afgerond, moet je beoordelen of de door jou voorgestelde wijzigingen of oplossingen het bedoelde effect hadden. In de Check-fase analyseer je de gegevens die je in de Do-fase hebt verzameld en vergelijk je die met je oorspronkelijke doelen. Je moet ook de gebruikte testmethode evalueren om te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd in de methode zoals opgesteld in de Plan-fase, die het proces mogelijk hebben beïnvloed. Over het algemeen is het doel van deze stap om te evalueren hoe succesvol je was en wat er moet worden meegenomen naar de volgende stap in het proces. Je kunt er zelfs voor kiezen om nog een test te doen, waarbij je de Do- en Check-fasen herhaalt totdat je een passende oplossing vindt om mee te nemen naar de Act-fase.
  • Act: Aan het einde van de cyclus moeten jij en je team een voorgestelde wijziging van het te implementeren proces hebben geïdentificeerd. De PDCA-cyclus wordt niet voor niets een cyclus genoemd: de wijzigingen die je in de Act-fase implementeert, zijn niet het einde van je proces. Je nieuwe, verbeterde product, proces of opgeloste probleem zou de basis moeten vormen voor verdere herhalingen van de PDCA-cyclus.

Teams en beoefenaars van PDCA zullen doorgaans zelf uitzoeken welke tools in elke fase het beste werken. Of je nu aan het brainstormen bent in de Plan-fase of je gegevens verzamelt in de Check-fase, Dropbox Paper kan je helpen bij het beheer van elk procesonderdeel. Met gedeelde projectplanningsdocumenten kun je je proces bepalen, en met samenwerkingstools houd je jouw team betrokken en op schema terwijl je PDCA steeds opnieuw doorloopt. En natuurlijk kunnen al je documenten en bestanden gemakkelijk worden gedeeld via opslag in Dropbox.

Waarom moet je PDCA gebruiken?

PDCA biedt in essentie een gestandaardiseerde aanpak en richtinggevende filosofie voor teamleden en medewerkers om problemen op te lossen en hun werk voortdurend te verbeteren. Dit kan echter over veel werkwijzen voor beheer en kwaliteitscontrole worden gezegd, allemaal met hun eigen complexiteitsniveau en aantal succesverhalen. Wat maakt PDCA zo bijzonder in vergelijking met de rest?

De belangrijkste reden is dat PDCA, of Plan, Do, Check, Act, een eenvoudig, duidelijk en intuïtief proces is dat mensen kunnen begrijpen en implementeren in hun werk. Hierdoor is het niet alleen in de werkwereld blijven hangen, maar ook verspreid over bedrijfssectoren en in de hoofden van mensen. Hoewel er nog steeds een zekere inzet van je collega's nodig is om het in teams te laten werken, zorgt de eenvoud van PDCA ervoor dat het gemakkelijk in de cultuur en alle processen van je organisatie kan worden ingepast.

De cyclische en iteratieve aard van PDCA helpt je ook om fouten weg te werken en deze in de toekomst te voorkomen. De cyclus is ontworpen om je te helpen fouten en hun hoofdoorzaken te herkennen terwijl je het proces steeds weer optimaliseert. Naarmate je doorgaat met het testen van verschillende oplossingen en ze met succes implementeert, krijg je ook meer informatie en ervaring zodat je het proces steeds beter begrijpt. Dit is het moment waarop PDCA meer wordt dan alleen een probleemoplossingsbenadering, omdat PDCA waardevolle informatie kan toevoegen die relevant is voor verschillende processen in je team of organisatie.

PDCA is een zeer aanpasbare strategie. Soms wordt tijdens de Plan-fase bepaald dat bepaalde documenten of stappen moeten worden voltooid zodat men klaar is om met de rest van de cyclus door te gaan. Wat er moet worden gedefinieerd of gepland bepalen echter uiteindelijk jij en je team, op voorwaarde dat dit geschikt is voor de rest van het proces. Door deze aanpasbaarheid is PDCA schaalbaar, omdat het kan worden aangepast aan elke situatie en teams van elke omvang, zelfs een team van één persoon.

Wanneer moet je PDCA gebruiken?

Hoewel voor de toepassing van sommige benaderingen voor probleemoplossing en beheer veel tijd en middelen nodig kunnen zijn, zorgt de aanpasbaarheid van PDCA ervoor dat deze benadering bijna altijd kan worden toegepast. Als je je eigen werkprocessen of die van je team consistent wilt verbeteren, is PDCA een goede optie. De methodische, incrementele aanpak van PDCA betekent echter dat verandering geleidelijk komt. Als zodanig is het misschien niet zo geschikt als je organisatie een urgent procesmatig probleem of een noodgeval aanpakt. Als je op zoek bent naar snelle doorlooptijden voor prestaties en resultaten, is PDCA misschien ook niet wat je zoekt. De kracht van PDCA is dat je hiermee voortdurend problemen kunt identificeren, om die dan te verfijnen en er optimale methodes voor te zoeken. Het is niet waarschijnlijk dat je na een enkele iteratie een probleem volledig oplost of de prestatie verandert.

Voortdurende verfijning met PDCA

In essentie is PDCA een filosofie voor de benadering van situaties. Eerst identificeer je een situatie en stel je doelen, daarna test je verschillende benaderingen om die doelen te bereiken, beoordeel je het succes en pas je je gedrag daarop aan, voordat je uiteindelijk verdergaat met datgene wat heeft gewerkt. Als het voor je team of organisatie niet realistisch is om PDCA direct te integreren, kun je nog steeds de leidende beginselen ervan gebruiken om situaties die zich op de werkplek en daarbuiten voordoen te begrijpen en aan te pakken.

Ondanks de eenvoud is PDCA nog steeds een proces waarvoor nauwgezetheid en kennis zijn vereist om er echt van te profiteren. Als je PDCA echter toepast, en je eraan houdt, kan hierdoor echt de manier veranderen waarop jij en je team werken. Na verloop van tijd en vele iteraties zul je meetbare resultaten zien. Door PDCA binnen je teams en organisatie te promoten, in combinatie met een succesvolle invoering, kun je al je collega's aansporen tot het ontwikkelen van een mindset voor probleemoplossend en kritisch denken.