Czym jest PERT?

Metoda PERT może być bardzo pomocna menedżerom, którzy chcą, by ich zespoły pracowały sprawniej.

Historia metody PERT

Skrót PERT oznacza technikę przeglądu i ewaluacji programu (z ang. "Program Evaluation and Review Technique"). Metoda ta jest stosowana w organizacjach od ponad pięćdziesięciu lat. Metoda PERT została opracowana w 1958 roku przez Biuro Projektów Specjalnych amerykańskiej marynarki wojennej i stanowi system zarządzania projektami, pomocny w planowaniu skomplikowanych projektów o dużej skali. Jego kluczowy aspekt stanowi dogłębna analiza projektów przed wdrożeniem, zaczynając od całościowej ewaluacji programu. Metodę PERT stosowano na przykład w projekcie budowy rakiet balistycznych Polaris oraz podczas przygotowań do zimowych igrzysk olimpijskich w Grenoble w 1968 roku. Choć od tego czasu opracowano i udoskonalono wiele podobnych koncepcji, to przełom dokonał się właśnie dzięki metodzie PERT.

Jak przebiega zarządzanie projektami metodą PERT

Jak już wiesz, metodę PERT stworzono do zarządzania bardzo złożonymi projektami, w których realizuje się sekwencje zadań i/lub które przebiegają równolegle do innych projektów. Celem metody PERT jest realizacja projektów na czas i w ramach budżetu oraz właściwa ocena ich całościowego zakresu w fazie analizy zakresu projektu.

Analiza zakresu w projektach PERT

Analiza jest kluczowa dla metody PERT, bo to właśnie na tym etapie tworzy się plan działania w projekcie. W technice tej uwzględnia się możliwe niepowodzenia, trudności czy opóźnienia i wyznacza "kamienie milowe". W porównaniu z tym, jak zwykle Ty i Twój zespół analizujecie potrzeby w projekcie, metoda PERT może się wydawać wybitnie szczegółowa, ponieważ bierze pod uwagę wszystko – od zarządzania zasobami po produktywność poszczególnych członków zespołu. Ze względu na wojskowe korzenie metoda PERT kładzie duży nacisk na przygotowanie, uwzględniając najdrobniejsze szczegóły.

Ważne pojęcia w metodzie PERT

Zakres projektu PERT oraz kluczowe zdarzenia, czas realizacji projektu i zasoby opisuje się konkretnymi pojęciami:

Zdarzenia

Zdarzenia PERT stanowią kamienie milowe w procesie. Do ich zaistnienia nie trzeba żadnych osobnych zasobów, muszą za to zostać zrealizowane wszystkie prowadzące do nich zadania.

  • Zdarzenie w metodzie PERT oznacza rozpoczęcie lub ukończenie jednego lub kilku działań.
  • Zdarzenie poprzedzające odbywa się bezpośrednio przez jednym lub więcej zdarzeń.
  • Zdarzenie następcze ma miejsce bezpośrednio po jednym lub więcej zdarzeń.
Działania

Działania PERT to zadania, do których potrzebne są zasoby:

  • Działanie PERT oznacza realizację zadania wymagającego użycia zasobów: czasu, materiałów, pieniędzy lub sprzętu. Realizację działania PERT rozpoczyna się po zakończeniu zdarzenia rozpoczynającego działanie. Oznacza to na przykład, że nie można rozpocząć nowej fazy projektu, dopóki nie zakończy się poprzednia.
  • Poddziałania w metodzie PERT oznaczają mniejsze zadania, na które można rozbić działanie. Na przykład działanie "przygotowanie projektów" można rozbić na "przygotowanie projektu nr 1, 2 i 3", jeśli do realizacji tego działania trzeba kilku sesji.
Czas

Czas zakończenia zadania jest kluczowy w metodzie PERT. Różne oznaczenia czasu pozwalają zoptymalizować wydajność i uwzględnić możliwe trudności.

  • Optymistyczny czas zakończenia zadania oznacza minimalny czas potrzebny na wykonanie działania, przy założeniu, że wszystko przebiegnie sprawnie, a nawet lepiej, niż zakładamy.
  • Odwrotnie definiuje się pesymistyczny czas zakończenia zadania. Jest to maksymalny czas potrzebny na wykonanie działania, przy założeniu, że wszystko, co może, pójdzie nie tak. Nie zakłada się tylko kompletnej katastrofy.
  • Najbardziej prawdopodobny czas zakończenia zadania to kompromisowe podejście do szacowania czasu potrzebnego na realizację, przy założeniu, że wszystko pójdzie jak zwykle.
  • Spodziewany czas to szacowany termin realizacji, w którym zakładamy pewne trudności. Powinien opierać się na średnim standardowym czasie realizacji rutynowych zadań.
Zarządzanie

W metodzie PERT jest jeszcze kilka pojęć, które pomagają określić wagę działań i zdarzeń, postępy oraz spodziewane czasy ich realizacji lub wystąpienia:

  • Ścieżka krytyczna daje ogląd projektu jako całości od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia. Pomaga też określić, ile dni, miesięcy lub lat zespół będzie potrzebował do zakończenia całego projektu. Metoda ścieżki krytycznej stanowi właściwie osobne podejście, opracowane mniej więcej w tym samym czasie co PERT, ale z zasady stosuje się je razem.
  • Działanie krytyczne to takie, które nie może się przeciągnąć, a do jego realizacji nie można wykorzystać więcej zasobów niż w pierwotnym planie. Jak nazwa wskazuje, działanie krytyczne jest kluczowym czynnikiem sukcesu projektu.
  • Pojęcia zapasu i niedoboru stosuje się do określenia czasu i zasobów dostępnych w projekcie. Zapas oznacza nadmiar zasobów dostępnych dla zespołu w przypadku opóźnienia, a o niedoborze mówimy w kontekście zadań, w których występuje deficyt zasobów.
  • Wyprzedzenie oznacza czas, w jakim wydarzenie poprzedzające musi nastąpić, by doszło do danego wydarzenia.
  • Minimalne opóźnienie to czas, po jakim może dojść do kolejnego wydarzenia.
  • Do przyspieszenia dochodzi, gdy zespół postanawia realizować krytyczne zadania równolegle, by skrócić ścieżkę krytyczną.
  • Zakłócenie ścieżki krytycznej oznacza dodanie zasobów do działania ze ścieżki krytycznej, by skrócić czas realizacji, a więc i samą ścieżkę.
Kroki w planowaniu projektów PERT

Skoro już znasz pojęcia kluczowe w metodzie PERT, czas je wdrożyć:

  1. Zidentyfikuj zadania: wypisz wszystkie zadania niezbędne do realizacji projektu. Może to być dość czasochłonne. Jeśli jednak realizujesz złożony projekt, to jasny i pełny ogląd sytuacji jest kluczowy na tym etapie.
  2. Ustal kolejność: zdecyduj, w jakiej kolejności zadania mają być realizowane, by dały jak najlepsze rezultaty. Pamiętaj, że możliwe jest równoległe realizowanie kilku zadań. Ustal logiczne zależności pomiędzy zadaniami.
  3. Szacowany czas realizacji: oszacuj, ile czasu trzeba na realizację poszczególnych zadań i wyznacz dla każdego z nich optymistyczny, pesymistyczny i najbardziej prawdopodobny czas realizacji.
  4. Stwórz diagram PERT: zwizualizuj projekt na diagramie.
  5. Przypisz zapas zasobów: upewnij się, że wiesz, ile zasobów trzeba do realizacji poszczególnych zadań.
  6. Oszacuj koniec ścieżki krytycznej: wyznacz datę zakończenia projektu na podstawie opracowanych ram.

Metoda PERT – za i przeciw

Jak widzisz, metoda PERT wymaga sporo wysiłku, nawet w fazie planowania. Wraz z zespołem przemyśl, czy ta technika zarządzania sprawdzi się najlepiej w Waszym projekcie. Z zasady metodę PERT trudno dostosować do mniejszych przedsięwzięć. Do tego, zastosowanie jej w łatwym projekcie może się okazać "strzelaniem z armaty do wróbla". Zanim zdecydujesz się na metodę PERT, przemyśl argumenty za i przeciw:

Zalety metody PERT
  • Daje przejrzysty i zrozumiały ogląd projektu
  • Pozwala przed rozpoczęciem projektu dogłębnie przeanalizować zasoby i wydajność
  • Daje przejrzyste ramy czasowe i strukturyzuje podejście
  • Pomaga zwiększyć poczucie odpowiedzialności zespołu, bo każdy ma jasno określone role i terminy
  • Bierze pod uwagę opóźnienia
  • Może zwiększyć motywację członków zespołu, dając im jasny plan współpracy
  • Może przyspieszyć finalizację projektu, bo każdy wie, co i kiedy powinien robić, dzięki czemu nie ma opóźnień z powodu słabej komunikacji.
Wady metody PERT
  • Po rozłożeniu każdego działania na czynniki pierwsze, liczba zadań do wykonania może się wydawać przytłaczająca
  • Metoda PERT nie sprawdzi się w przypadku małych projektów i prostych zadań.
  • Węzły i diagramy pomagają w wizualizacji oczekiwań, ale nie przedstawiają aktualnego statusu.
  • Wraz z rozwojem projektu oczekiwania mogą rozminąć się z rzeczywistością.
  • Obciążenie administracyjne jest znacznie większe w fazie analizy.
  • Szacowane czasy realizacji mogą wydawać się zbyt sztywne i ograniczać kreatywność.

Czy metoda PERT sprawdzi się u Ciebie i w Twoim zespole?

Jeśli w Twoim projekcie bierze udział wiele osób i macie wiele zadań, diagram PERT może być dla Was planem działania oraz posłużyć za jego fundament i za sprawne narzędzie zarządzania projektem. Jeśli jednak projekt nie jest aż tak złożony, może się okazać, że niepotrzebnie zamieszacie i stracicie cenny czas, prowadząc zbyt dogłębnie analizy.

Jeśli nie PERT, to co?

Jeżeli uważasz, że Twój zespół mógłby skorzystać na niektórych elementach metody PERT, ale nie chcesz wdrażać jej w pełni, poszukaj narzędzi, które wymagają mniejszych nakładów administracyjnych, a działają na podobnych zasadach. Dropbox oferuje narzędzia do zarządzania zadaniami, dzięki którym będziesz na bieżąco z pracą zespołu. Dzięki integracjom z innymi aplikacjami, takimi jak Xero, Monday czy Trello, z poziomu Dropbox możesz zarządzać finansami i zadaniami zespołu, a także rozwiązywać pojawiające się problemy.

Jeśli jesteś menedżerem projektu, może się okazać, że Ty i Twój zespół nie potrzebujecie skomplikowanych metod planowania, a jasno zdefiniowanych procesów i odpowiednich narzędzi.