Como montar uma agenda

Algumas vezes, por mais que você se empenhe, o dia acaba e você mal consegue executar um item da sua lista de tarefas. Felizmente, a melhor solução também é a mais simples: monte uma agenda.

Preciso de uma agenda de trabalho?

Mesmo que você seja a pessoa mais organizada, é fundamental ter uma agenda. Não precisa ser complicado: uma agenda diária simplesmente mantém sua lista de tarefas à mão. Ter o hábito de manter uma agenda semanal não apenas lhe dá uma visão clara de cada dia, como incentiva você a realmente pensar em todas as tarefas que tem a fazer e em como distribuí-las ao longo da semana. Sempre é possível melhorar nossa preparação.

Gerenciamento de cronograma e ferramentas

Há várias maneiras diferentes de criar uma agenda flexível e adaptável às mudanças ao longo da semana. Afinal, muito poucos planos são totalmente inalteráveis.

O sistema digital é uma opção comum: é improvável que você esqueça seu celular, embora possa esquecer um caderno de notas. Dito isso, no meio do trabalho, você pode não conseguir usar seu celular ou não conseguir usá-lo sem cair nas tentações comuns, como as mídias sociais. Métodos analógicos, como diários, também são muito comuns, e não há mal nenhum em manter um diário e uma agenda digital.

Dropbox Paper

O Dropbox Paper é uma ferramenta de agendamento fácil de usar para você e sua equipe e impulsiona uma maior colaboração. Mantenha listas de tarefas e tabelas de tempo em um só lugar, vincule documentos importantes e deixe os membros da equipe fazerem comentários em tempo real. Os modelos de linha do tempo podem ajudá-lo a criar facilmente agendas estruturadas para a sua semana. O Dropbox cria mais do que um cronograma, cria um hub de trabalho para todos os membros da sua equipe, quer estejam trabalhando em casa ou com você no escritório.

Quadro branco

Usar um quadro branco é um método especialmente bom se você precisa programar o gerenciamento de projetos. Você ainda deve usar ferramentas on-line práticas e configurar um rastreador digital no Dropbox Paper, mas uma exibição visual clara do que precisa ser feito é sempre útil.

Comece a escrever as tarefas principais, esteja você planejando um dia ou uma semana inteira. Convide os membros da equipe para preencher o espaço em branco restante com as tarefas que faltam, e você terá a plataforma de lançamento perfeita para brainstorming e verificações. Você pode garantir que todos tenham tempo suficiente para realizar tarefas importantes, encontrar tempo para colaborar com outros membros da equipe e saber, no geral, onde todos precisam se concentrar.

Excel

O Excel é uma solução simples para criar um cronograma facilmente. Você pode usar um modelo pré-fabricado ou criar o seu no programa. Embora você possa fazer backup on-line, essa opção não tem tantos recursos úteis quanto outras alternativas. Dito isso, se você quiser manter as coisas descomplicadas e estiver feliz por ter apenas uma tabela de horários para verificar todas as manhãs, este é um dos métodos mais fáceis.

Google Agenda

Disponível com qualquer conta do Gmail e como um aplicativo de agendamento sofisticado, o Google Agenda se conecta à sua conta geral. Isso significa que se você acabou de fazer uma reserva de hotel ou de um voo, o Google Agenda transferirá essas informações do seu e-mail para o seu calendário. As datas vão até aparecer no seu destino no Google Maps. Adicione facilmente outros eventos usando o aplicativo e receba notificações push em seu celular quando eles estiverem para acontecer. Todas as suas entradas também passam por backup automaticamente.

Bullet journals

Cadernetas pontilhadas, também conhecidas como bullet journals, são perfeitas se você é propenso à distração, ao tédio ou a ambos. Essas cadernetas podem ser simples ou elaboradas conforme você prefira, com layouts que permitem categorizar praticamente qualquer coisa. Você pode planejar o dia, a semana, o mês, até mesmo o ano e criar rastreadores para suas horas de trabalho, refeições, exercícios, humor ou o que quiser.

O método bullet journal usa uma catalogação rápida que permite marcar tarefas, eventos e notas com marcadores diferentes. Em seguida, você pode usar sinais como * e ! para marcar prioridades e inspiração em sua lista de tarefas, ou “aninhar” tarefas diferentes sob um evento ou criar uma subtarefa. Você pode facilmente riscar itens, adicionar tarefas de última hora e ter uma visão completa de seu dia em um simples bater de olhos.

Simplificando, os bullets journals oferecem a você a mesma organização que a sua Google Agenda ou modelo de agenda do seu PC, mas com os benefícios adicionais de serem escritos à mão fisicamente. Supostamente, isso ajuda a alojar as ideias em sua memória e inspira um compromisso mais profundo, especialmente quando você compara com digitar as tarefas em uma agenda digital.

Como organizar uma agenda

Você pode organizar sua agenda como quiser. Não se limite a seguir o caminho tradicional se guiando por dias ou por semana. Você pode dividi-la em blocos de tempo ou planejar usando uma técnica de abordagem de gerenciamento de tempo, como a Técnica Pomodoro. Ou você pode definir uma agenda que se concentre em períodos de trabalho profundos para minimizar a procrastinação e a evasão.

Ao configurar sua agenda, tente conter o máximo de informações possível, não apenas trabalhar. Dessa forma, você terá uma percepção completa do dia à frente. Pense em:

  • Períodos de trabalho
  • Pausas para almoço
  • Intervalos gerais
  • Cuidar dos materiais (você precisa de mais tinta para imprimir esse relatório?)
  • Outros membros da equipe, por exemplo, não escreva apenas “enviar esse e-mail”, escreva “enviar relatório por e-mail para o David”
  • Hora de acordar/de dormir
  • Programas e equipamentos necessários e tempo de configuração
  • Hora de exercícios
  • Planejar o tempo do dia seguinte

Pode parecer cautela em excesso planejar com tantos detalhes, mas, com isso, você poderá compreender e fazer ajustes aos seus níveis de energia. Se você sabe que trabalha melhor à tarde, por exemplo, organize suas pausas considerando esse período de trabalho ideal, reservando uma hora de manhã para se exercitar.

E se minha agenda não estiver funcionando para mim?

Mude: se cumprir determinado cronograma não é natural ou acaba sendo muito cansativo, então ele não é certo para você. Os cronogramas devem ser vistos como uma ferramenta útil, não apenas outra tarefa na sua lista de tarefas. Teste executar sua agenda por uma semana e você logo vai perceber que teoria e prática são duas coisas diferentes. Se não estiver funcionando, comece a próxima semana com um novo cronograma. Pode fazer toda a diferença e melhorar muito sua rotina.