A Técnica Pomodoro

Saiba como a técnica Pomodoro pode facilmente ajudar a transformar o fluxo de trabalho de qualquer membro da equipe e reduzir o tempo desperdiçado ao mínimo.

O que é a Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro é uma solução de gerenciamento de tempo desenvolvida por um estudante universitário, Francesco Cirillo, na década de 1980. Com base em inúmeros intervalos cronometrados espaçados ao longo do dia, a técnica foi batizada pela palavra italiana para “tomate”, baseada no temporizador de cozinha em forma de tomate que o próprio Cirillo usou para aperfeiçoar seu método de gerenciamento de tempo.

Projetada levando em consideração a simplicidade da implementação, porém visando um belo ganho de produtividade, a estrutura básica da Técnica Pomodoro é a seguinte:

  1. Defina uma meta/tarefa a ser concluída na sua lista de tarefas
  2. Defina seu temporizador Pomodoro
  3. Trabalhe no período de tempo definido
  4. Quando o temporizador tocar, marque seu intervalo de trabalho com uma marca de seleção
  5. Após cada sessão de trabalho, faça uma pausa de 5 minutos
  6. Após a quarta sessão, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos
  7. Redefina o temporizador e comece o processo novamente

O que é um Pomodoro?

Além do nome do temporizador de tomate escolhido por Cirillo, Pomodoro também é o termo usado para se referir a cada período que, de acordo com a técnica original, é de 25 minutos. Então, a ideia é: trabalhar por um Pomodoro de 25 minutos, em seguida, fazer uma pequena pausa. Depois de quatro Pomodoros seguidos, você pode fazer uma pausa mais longa. À medida que você se acostuma a trabalhar por incrementos de 25 minutos e aumenta sua capacidade de concentração, você pode estender para 60 a 90 minutos de cada vez. Apenas certifique-se de manter-se ativo e não relaxar por muito tempo!

Métodos modernos de Pomodoro

Embora no caso do Cirillo, o método clássico exigia um temporizador específico, um temporizador de forno Pomodoro, você também pode usar o alarme do telefone.  Também é fácil agendar seus Pomodoros usando um aplicativo. Use um temporizador de forno, se quiser. Mas tenha em mente que os aplicativos podem oferecer facilidades úteis, como:

  • Relatórios e rastreadores
  • Quadros com os líderes da competição, ótimos para equipes
  • Integração de telefone e desktop
  • Limites de uso de mídias sociais, bloqueio de chamadas telefônicas e outras opções de reforço de concentração

Como usar a Técnica Pomodoro em seu escritório

Os escritórios modernos estão mais abertos do que nunca no que se refere a maximizar a eficiência e a cultura da empresa. A técnica Pomodoro pode ajudar a elevar seu espaço de trabalho e cultura e realmente motivar sua equipe. Pode ser ideal para freelancers e equipes remotas que procuram permanecer na tarefa e “na área”. E se quiser garantir que sua equipe se concentre em uma única tarefa, incentive-os a se envolver em Pomodoros de grupo. O trabalho compartilhado e os tempos de descanso podem ajudar sua equipe a se sentir mais unificada, mesmo que os membros estejam a quilômetros de distância.

Ao premiar pequenos blocos de tempo de trabalho com breves mas refrescantes pausas, e com uma pausa mais longa a ser conquistada, a técnica Pomodoro pode ser satisfatória para atingir pequenos objetivos. Os importantes intervalos para café e almoço ao longo do dia são ativamente encorajados na estrutura Pomodoro para ajudar a tornar o tempo de trabalho mais focado e também gratificante.

Embora a técnica Pomodoro possa não ser para todos, particularmente não para aqueles que já são experientes no gerenciamento de tempo, ela é uma ferramenta valiosa quando sua equipe realmente precisa produzir, cada um dando o máximo de si.

Pomodoros para o futuro

Uma vez que você e sua equipe estejam acostumados com a técnica Pomodoro, é simples calcular quantas sessões de trabalho são necessárias para trabalhos futuros. Essa pode ser uma ótima maneira de planejar sua semana ou mês de trabalho. Tente atribuir as tarefas mais importantes em blocos de 25 minutos logo pela manhã para garantir que suas prioridades sejam sempre abordadas, mesmo que você não use nenhuma sessão Pomodoro pelo resto do dia.

Você pode até querer implementar uma sessão Pomodoro definida por semana. Decida o momento mais popular para a sua equipe realizar metas e coloque-o na agenda como uma hora definida para usar o método Pomodoro.

Alternativas à Técnica Pomodoro

Se a ideia por trás deste método agradar a você, mas você não conseguir vê-la funcionando em sua equipe, há variações que podem ser experimentadas:

O Método Eisenhower

Ele pode realmente ser usado em conjunto com o método Pomodoro e ajuda você a decidir quais são suas prioridades. Em seguida, você pode enfrentar essas tarefas em Pomodoros. O método Eisenhower requer que você desenhe uma grade de quatro caixas. O eixo horizontal nomeia uma caixa “Urgente” e uma “Não Urgente”. O eixo vertical nomeia uma caixa “Importante” e uma “Não Importante”, resultando em quatro caixas que criam uma lista de tarefas numeradas:

  1. Urgente e importante, por exemplo prazos, obstáculos do projeto, etc.
  2. Não urgente e importante, por exemplo: planejamento do projeto
  3. Não importante e urgente, por exemplo: almoço com a equipe hoje
  4. Não importante e não urgente, por exemplo: happy hour depois do trabalho
Ágil

Ágil é uma metodologia de trabalho que pode ser adotada para uso em tempo integral, embora tenha sido projetada para programadores e desenvolvedores e seja melhor adotada por eles. Para o gerenciamento de tempo, no entanto, ainda tem valor. O aspecto mais interessante vem na forma de “Sprints”. Sprints são um período de tempo em que todos se reúnem para fazer determinada tarefa. Um Sprint convida membros de diferentes equipes para contribuir com suas habilidades específicas para uma tarefa, com o objetivo de criar um arquivo para entrega totalmente aprovado até o final do período de tempo.

Faça a técnica Pomodoro funcionar para você

O método Pomodoro é altamente personalizável, assim você pode criar a ferramenta de gerenciamento de tempo perfeita para sua equipe. Use-o para definir um período de intensa colaboração uma vez por semana, para incentivar sua equipe a tirar essas tarefas inconvenientes do caminho ou para manter todos focados em cumprir um prazo.

Digamos que sua equipe trabalhe remotamente e toda uma série de novos problemas possa desperdiçar seus melhores esforços: seja uma conexão fraca, outras interrupções, etc. Usando a técnica Pomodoro, você pode incentivar sua equipe a trabalhar duro por 25 minutos de cada vez, permitindo que façam avanços em pequenos, mas importantes, incrementos.

Minimizando seu tempo, mas maximizando sua eficiência, você também não precisa se preocupar com interrupções. Você pode manter as tarefas curtas, suaves e no caminho certo usando a técnica Pomodoro.