Wat is de Eisenhower Matrix?

Verbeter uw vaardigheden op het gebied van taakplanning en werklastbeheersing met de Eisenhower Matrix, een hulpmiddel voor tijdbeheer op basis van methoden die werden gebruikt door Dwight D. Eisenhower.

Niemand wil onproductief zijn, zeker niet op het werk. Maar naarmate de dag vordert en er meer dringende verzoeken binnenkomen, wordt uw takenlijst langer. Dit maakt het moeilijker om gefocust en productief te blijven.

Of je nu belangrijke deadlines mist of moeite hebt om op schema te blijven met langetermijnprojecten: weten hoe je taken prioriteit moet geven, kan het verschil betekenen tussen achterlopen en vooroplopen. Hier komt de Eisenhower-matrix om de hoek kijken.

De Eisenhower Matrix begrijpen

De Eisenhower Matrix, ook wel bekend als de Eisenhower Box of de Urgent/Important Matrix, is een eenvoudig raamwerk voor het prioriteren van taken en het beheren van de werklast. 

Het is vernoemd naar Dwight D. Eisenhower, een vijfsterrengeneraal en de 34e president van de Verenigde Staten. Eisenhower stond erom bekend dat hij veel gedaan kreeg. Zijn methoden voor het stellen van doelen en het beheren van tijd zijn door veel mensen bestudeerd, onder wie Stephen Covey. In zijn boek 'The 7 Habits of Highly Effective People' verwerkte Covey de ideeën van Eisenhower in een eenvoudig hulpmiddel om te bepalen welke taken eerst gedaan moeten worden: de Eisenhower Matrix.

Wat is de Eisenhowermatrix? In essentie is het een strategie waarmee u het volgende citaat van Eisenhower in de praktijk kunt brengen: 'Ik heb twee soorten problemen: urgente en belangrijke. "Dringende zaken zijn niet belangrijk, en belangrijke zaken zijn nooit dringend." 

Het enige wat je moet doen, is je taken verdelen op urgentie en belang.

Hoe werkt de Eisenhower Box?

Bedrijven en particulieren kunnen de Eisenhower-matrix gebruiken om dagelijkse of wekelijkse taken te plannen, delegeren, prioriteit te geven en in te delen. 

Door taken in een van de vier onderstaande kwadranten te plaatsen, kunt u zien hoe dringend ze zijn en hoe u ze op de juiste manier kunt afhandelen.

Eerste kwadrant

Urgent en belangrijk (taken die onmiddellijk moeten worden afgerond): dit zijn taken die u als eerste moet doen en die u zo snel mogelijk moet afhandelen. Meestal zijn het last-minute verzoeken die ontstaan door onvoorziene omstandigheden. Normaal gesproken moeten dergelijke taken direct of dezelfde dag worden afgerond. Voorbeelden hiervan zijn het overnemen van een project voor een zieke collega of het omgaan met onvoorziene noodsituaties, zoals een verstoring van de toeleveringsketen.

Tweede kwadrant

Belangrijk, maar niet dringend (taken die u voor later wilt inplannen): dit zijn langetermijndoelen/taken die belangrijk zijn, maar waarvoor geen specifieke deadline is vastgesteld. U kunt ze dus inplannen om ze later af te ronden. Voorbeelden hiervan zijn het behalen van een beroepskwalificatie of het maken van plannen voor langetermijndoelstellingen van het bedrijf, zoals het verlagen van het budget.

Derde kwadrant

Dringend, maar niet belangrijk (taken die u aan iemand anders kunt delegeren): deze taken moeten onmiddellijk worden voltooid, maar zijn mogelijk niet belangrijk genoeg om uw aandacht te vereisen. U kunt ze delegeren aan andere leden van uw team. Voorbeelden hiervan zijn routinewerk of langdurige vergaderingen/telefoongesprekken zonder duidelijk doel.

Vierde kwadrant

Noch dringend, noch belangrijk (taken die geschrapt moeten worden): deze taken leiden af en moeten indien mogelijk worden vermeden. In veel gevallen kunt u dit soort taken gewoon negeren of annuleren. Voorbeelden hiervan zijn sociale activiteiten of onnodig lange pauzes op het werk.

Met de Eisenhower Box kunt u uw taken visualiseren op basis van hoe belangrijk en urgent ze zijn. Als je op deze manier over je werk nadenkt, kun je de belangrijkste dingen eerst doen en ze zo snel mogelijk afronden.

Hoe maak je onderscheid tussen urgentie en belang?

Er is geen vaste manier om het verschil te zien tussen urgente en belangrijke taken wanneer u een prioriteitenmatrix maakt. Maar het is belangrijk om erover na te denken. In het echte leven is het vaak moeilijker om te bepalen in welke categorie een taak valt, vergeleken met wanneer je alleen een planning maakt met een Eisenhower Box.

In het kort zijn urgente taken onvermijdelijk en dienen die direct afgehandeld te worden, terwijl belangrijke taken meer planning nodig hebben en bijdragen aan langetermijndoelen. Het beantwoorden van telefoontjes van een belangrijke klant is bijvoorbeeld urgent, terwijl up-to-date blijven over het laatste onderzoek in je sector belangrijk is.

Wat zijn de voordelen van de Eisenhower Matrix?

Een van de belangrijkste voordelen van Eisenhower's Urgent/Important Matrix is hoe eenvoudig het te implementeren is. U hoeft geen duur softwarepakket aan te schaffen en u hoeft niet veel tijd te besteden aan het maken van de matrix. 

Met de Prioriteitenmatrix kunt u uw tijd beter beheren door duidelijke prioriteiten te stellen. Dit is erg handig voor managers, bedrijfseigenaren en freelancers die taken voor meerdere projecten of klanten tegelijk uitvoeren.

Wat zijn de nadelen van de Eisenhower Matrix?

De prioriteitenmatrix heeft enkele nadelen. Het kan lastig zijn om te beoordelen hoe belangrijk een taak is. Dit kan ertoe leiden dat een taak aan de verkeerde persoon wordt gegeven, waardoor de kwaliteit van het werk afneemt.

Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat het niet altijd mogelijk is om direct te handelen wanneer je met urgente activiteiten te maken hebt. Meerdere urgente/belangrijke taken of gebrek aan kennis of tijd, regels en bureaucratie kunnen het onmogelijk maken. In dat geval is de prioriteitenmatrix iets minder effectief voor het nemen van beslissingen of tijdmanagement.

De Eisenhower Box gebruiken om je taken en werkbelasting te beheren

De matrix Urgent/Belangrijk kan een uitstekend startpunt zijn voor werk- en projectmanagement. Hierna kunt u het gebruiken om kansen te vinden om deze verbeteringen in uw dagelijkse werk door te voeren:

1. Processen eenvoudiger beheren

Nadat je je taken aan het juiste kwadrant hebt toegewezen, kun je beginnen met het opzetten van tijdmanagementprocessen waarmee je belangrijke activiteiten tijdig kunt afhandelen. Je kunt bijvoorbeeld Dropbox gebruiken om je takenlijst effectiever te beheren of een tijdlijnsjabloon te maken. Met deze hulpmiddelen voor taakbeheer kun je dringende/niet-belangrijke taken toewijzen aan andere leden van je team. Daarnaast kun je vervaldatums en herinneringen instellen voor belangrijke/niet-dringende taken, die je vervolgens kunt plannen voor een latere datum.

2. Stel automatisering in voor basistaken

Het kan ook de moeite waard zijn om na te denken over de implementatie van automatiseringstools op de werkplek. Automatisering is, waar mogelijk, een geweldige manier om taken uit te voeren die moeten worden voltooid, maar niet veel planning of analyse vereisen voordat je ermee aan de slag gaat. Met behulp van automatiseringshulpmiddelen of integraties in de Dropbox-productiviteitsapp kun je Q3-taken (urgent, maar niet belangrijk) op een tijdsefficiënte manier voor je bedrijf 'delegeren'. Je kunt taken met deadlines toewijzen aan teamleden in Dropbox Paper, of ze rechtstreeks vanuit Dropbox-bestanden overzetten naar Trello-kaarten voor je teamleden. Met hulpmiddelen voor het automatisch opnemen van inhoud kun je tijdrovende, foutgevoelige taken elimineren die waarschijnlijk knelpunten veroorzaken. Zo zorgen jij en je team ervoor dat je in de toekomst productiever kunt werken.

3. Optimaliseer uw tijdmanagement

Overweeg daarnaast om de Eisenhower Box met andere tijdmanagementaanpakken te combineren voor een beter resultaat. Bijvoorbeeld 'Eet de kikker'. 'Eet de kikker' komt van een gezegde van Mark Twain, die zei: "Als je een kikker moet eten, kun je dat het beste gelijk in de ochtend doen." In een zakelijke context betekent dit dat je je grootste of meest complexe taak als eerst moet doen voordat je kleinere taken gaat doen, die je op basis van andere factoren, zoals deadlines, prioriteert. Je hebt ook de ABCDE-methode, waarbij je een letter toewijst aan je taken op basis van belang en deze vervolgens in die volgorde voltooit.

Combineer de Eisenhower Matrix en Dropbox om uw efficiëntie te verhogen

De Eisenhower Box kan een uiterst effectief hulpmiddel zijn voor taak- en tijdbeheer, net als de functies van Dropbox. Die twee zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden! Door prioriteiten te leren stellen, kun je beter presteren, tijdverspilling voorkomen en dichter bij je bedrijfsdoelen op de lange termijn komen.