วิธีการทำตารางงาน

ในบางครั้ง ไม่ว่าคุณจะพยายามมากแค่ไหน คุณแทบจะไม่ได้ทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำลดลงเลยเมื่อสิ้นสุดวัน โชคดีที่ทางออกที่ดีที่สุดก็เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดด้วยเช่นกัน นั่นก็คือ การทำตารางงาน

ฉันจำเป็นต้องทำตารางงานหรือไม่

คุณอาจเป็นคนที่ทำงานเป็นระบบมากที่สุด แต่ทุกคนสามารถใช้ตารางงานได้ ตารางงานประจำวันจะช่วยคุณจำสิ่งที่ต้องทำโดยไม่จำเป็นต้องมีความซับซ้อน การทำตารางงานประจำสัปดาห์ให้เป็นนิสัย ไม่เพียงช่วยให้คุณมีภาพรวมที่ชัดเจนของแต่ละวัน แต่ยังช่วยกระตุ้นให้คุณคิดเกี่ยวกับงานทั้งหมดที่คุณมีอยู่ในมือและวิธีที่คุณต้องกระจายงานตลอดทั้งสัปดาห์ ซึ่งเป็นการเตรียมความพร้อมที่ดีที่สุดอย่างที่คุณไม่เคยทำได้มาก่อน

การจัดการตารางงานและเครื่องมือ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถสร้างตารางงานที่ยืดหยุ่นและปรับตามการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้ตลอดทั้งสัปดาห์ เพราะในท้ายที่สุดแล้ว น้อยครั้งมากที่จะมีแผนงานที่ตายตัว

ตารางงานแบบดิจิทัลเป็นตัวเลือกที่คนนิยมใช้ เพราะคุณไม่น่าจะลืมโทรศัพท์ในขณะที่อาจลืมสมุดจดได้ อย่างไรก็ตาม ในระหว่างการทำงาน คุณอาจรู้สึกว่าไม่ควรใช้โทรศัพท์ หรือใช้โทรศัพท์ได้แต่จะเสียสมาธิไปกับสื่อสังคมออนไลน์ ทั้งนี้ วิธีการแบบอะนาล็อก เช่น การจดบันทึก ก็เป็นที่นิยมมากเช่นกัน และการใช้ตารางงานทั้งแบบจดบันทึกและแบบดิจิทัลก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายแต่อย่างใด

Dropbox Paper

Dropbox Paper เป็นเครื่องมือการจัดตารางงานที่ใช้งานง่ายสำหรับคุณและทีม โดยเป็นเครื่องมือที่ส่งเสริมให้มีการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมยิ่งขึ้น เก็บรายการสิ่งที่ต้องทำและตารางเวลาทั้งหมดไว้ในที่เดียว ลิงก์ไปยังเอกสารสำคัญและให้สมาชิกในทีมแสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ แม่แบบการจัดลำดับเวลาช่วยให้คุณสร้างตารางงานที่มีระบบประจำสัปดาห์ได้อย่างง่ายดาย Dropbox สร้างได้มากกว่าตารางงาน กล่าวคือ สร้างศูนย์กลางการทำงานสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน ไม่ว่าจะทำงานที่บ้านหรือทำงานกับคุณในสำนักงาน

กระดานไวท์บอร์ด

การใช้กระดานไวท์บอร์ดเป็นวิธีการที่ดีเป็นพิเศษ หากคุณต้องการกำหนดเวลาการจัดการโครงการ คุณยังควรใช้เครื่องมือออนไลน์ที่สะดวกและติดตั้งตัวติดตามแบบดิจิทัลบน Dropbox Paper แต่การแสดงภาพสิ่งที่ต้องทำให้แล้วเสร็จได้อย่างชัดเจนจะมีประโยชน์เสมอ

เริ่มจากการใส่งานหลักลงไป ไม่ว่าคุณจะวางแผนสำหรับหนึ่งวันหรือทั้งสัปดาห์ เชิญสมาชิกในทีมให้ใส่สิ่งที่แต่ละคนต้องการทำให้แล้วเสร็จลงไปในช่องสีขาวที่เหลือ แล้วคุณจะมีแผ่นควบคุมที่สมบูรณ์แบบสำหรับการระดมความคิดและเช็คอิน คุณจะมั่นใจได้ว่าทุกคนมีเวลามากพอที่จะทำงานสำคัญ หาเวลาเพื่อทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ และโดยทั่วไปจะทราบว่าทุกคนต้องโฟกัสที่จุดใด

Excel

Excel เป็นโซลูชันที่ไม่ซับซ้อนในการสร้างตารางงานได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถใช้แม่แบบที่จัดทำขึ้นล่วงหน้าหรือจัดทำแม่แบบของคุณเองในโปรแกรม แม้ว่าคุณจะสามารถสำรองข้อมูลทางออนไลน์ได้ แต่ตัวเลือกนี้ไม่มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากเท่ากับตัวเลือกอื่นๆ อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ต้องการให้สิ่งต่างๆ เป็นเรื่องซับซ้อนและยินดีที่จะมีเพียงตารางเวลา คุณก็สามารถเช็คอินได้ทุกเช้า ซึ่งจะเป็นหนึ่งในวิธีการที่ง่ายกว่า

Google Calendar

Google Calendar มาพร้อมกับบัญชี Gmail ใดๆ และเป็นแอปกำหนดเวลาที่ใช้ได้ดี โดยจะเชื่อมต่อกับบัญชีโดยรวมของคุณ ซึ่งหมายความว่า หากคุณเพิ่งจองโรงแรมหรือจองเที่ยวบิน Google Calendar จะถ่ายโอนข้อมูลนี้จากอีเมลไปยังปฏิทินของคุณ วันที่จะปรากฏขึ้นบนจุดหมายปลายทางของคุณที่อยู่บน Google Maps อีกด้วย เพิ่มกิจกรรมอื่นๆ ได้อย่างง่ายดายผ่านแอปและรับการแจ้งเตือนแบบพุชบนโทรศัพท์ของคุณเมื่อถึงกำหนดเวลา ระบบจะสำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ

Bullet Journal

สมุดบันทึกแบบจุด หรือที่เรียกกันว่า Bullet Journal เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบ หากคุณเสียสมาธิได้ง่าย เบื่อง่าย หรือทั้งสองอย่าง การทำสมุดบันทึกแบบจุดอาจเรียบง่ายหรือซับซ้อนแล้วแต่ความต้องการของคุณ โดยมีแผนผังที่ช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่ได้ทุกอย่าง คุณสามารถวางแผนสำหรับเวลาเป็นวัน สัปดาห์ เดือน หรือแม้แต่ปี และสร้างตัวติดตามสำหรับชั่วโมงทำงาน มื้ออาหาร การออกกำลังกาย อารมณ์ หรืออะไรก็ตามที่คุณต้องการ

วิธีการแบบ Bullet Journal ใช้ “การจดบันทึกแบบรวดเร็ว” ซึ่งจะช่วยให้คุณทำเครื่องหมายงาน กิจกรรม และบันทึกย่อ โดยใช้เครื่องหมายต่างๆ จากนั้น คุณสามารถใช้ "ตัวระบุ" เช่น * และ ! เพื่อทำเครื่องหมายลำดับความสำคัญและแรงบันดาลใจในรายการงานของคุณ หรือ "ซ้อน" งานต่างๆ ภายใต้กิจกรรมเดียว หรือสร้างงานย่อย คุณสามารถขีดฆ่ารายการได้อย่างง่ายดาย เพิ่มงานใหม่ในนาทีสุดท้าย และดูภาพรวมของทั้งวันได้อย่างรวดเร็ว

อธิบายง่ายๆ คือ Bullet Journal มีการจัดระเบียบทั้งหมดเหมือนกับ Google Calendar หรือแม่แบบตารางงานในพีซี แต่มีประโยชน์เพิ่มเติมจากการเขียนด้วยลายมือ ดูเหมือนว่าวิธีการนี้จะช่วยผนึกความคิดไว้ในความทรงจำของคุณ และสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความมุ่งมั่นมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อคุณเห็นว่าการพิมพ์ข้อความลงในปฏิทินแบบดิจิทัลอาจทำให้เกิดความรู้สึกห่างเหิน หากนำมาเปรียบเทียบกัน

วิธีการจัดระเบียบตารางาน

คุณสามารถจัดตารางงานได้ตามที่คุณต้องการ อย่ารู้สึกว่าคุณต้องใช้วิธีดั้งเดิมและจัดตารางตามวันหรือสัปดาห์ คุณสามารถแบ่งย่อยเป็นช่วงเวลา หรือวางแผนโดยใช้เทคนิคการจัดการเวลา เช่น Pomodoro Technique หรือคุณอาจกำหนดตารางงานที่เน้นช่วงเวลาทำงานหนักเพื่อลดการผัดวันประกันพรุ่งและการหลีกเลี่ยง

เมื่อต้องจัดทำตารางงาน ให้พยายามลงข้อมูลให้มากที่สุด ไม่ใช่แค่เรื่องงาน เพราะจะช่วยให้คุณเข้าใจวันที่จะมาถึงได้อย่างละเอียดทั้งหมด โดยให้คิดเกี่ยวกับ:

  • ระยะเวลาการทำงาน
  • เวลาพักกลางวัน
  • เวลาพักทั่วไป
  • ของใช้สิ้นเปลือง (คุณต้องการหมึกเพิ่มเติมเพื่อพิมพ์รายงานนั้นหรือไม่)
  • สมาชิกในทีมคนอื่น เช่น ไม่เพียงแค่ "ส่งอีเมลนั้น" แต่ "ส่งอีเมลรายงานให้ David"
  • เวลาตื่นนอน/เวลาเข้านอน
  • โปรแกรมและอุปกรณ์ที่จำเป็นและเวลาการตั้งค่า
  • เวลาออกกำลังกาย
  • เวลาในการวางแผนสำหรับวันถัดไป

การวางแผนในรายละเอียดดังกล่าวอาจดูเป็นการกระตือรือร้นมากเกินไป แต่จะช่วยให้คุณเข้าใจและปรับตัวเข้ากับระดับพลังงานของตัวเองได้ เช่น ถ้าคุณรู้ว่าในช่วงบ่ายคุณจะทำงานได้ดีกว่า คุณควรจัดเวลาพักให้ดีที่สุด อย่างเช่น ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในตอนเช้าเพื่อออกกำลังกาย

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าตารางงานไม่เหมาะกับฉัน

เปลี่ยนตารางงาน: ถ้าการทำตามตารางเวลาที่เฉพาะเจาะจงทำให้รู้สึกฝืนธรรมชาติหรือเป็นเรื่องปั่นป่วนที่น่าเบื่อ แสดงว่านั่นไม่ใช่ตารางงานที่เหมาะกับคุณ คุณควรมองว่าตารางงานเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ ไม่ใช่แค่งานอีกงานที่อยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำ ทดลองใช้ตารางงานของคุณเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์และในไม่ช้าคุณจะรู้ว่าทฤษฏีและการปฏิบัติเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน ถ้าไม่ได้ผล ให้เริ่มสัปดาห์ใหม่โดยใช้ตารางงานใหม่ และนั่นอาจทำให้ทุกอย่างต่างออกไปในทางที่ดีขึ้น