PERT คืออะไร

สำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการให้ทีมของตนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โปรแกรม PERT สามารถช่วยได้อย่างแท้จริง

ประวัติความเป็นมาของเทคนิคการประเมินผลและการทบทวนโปรแกรม

คำย่อ PERT มาจากคำเต็มว่า “Program Evaluation and Review Technique” หรือ เทคนิคการประเมินผลและการทบทวนโปรแกรม ซึ่งเป็นโปรแกรมที่องค์กรต่างๆ ใช้มานานกว่า 50 ปี เทคนิคนี้พัฒนาขึ้นครั้งแรกในปี 1958 เพื่อใช้งานโดยสำนักงานโครงการพิเศษกองทัพเรือสหรัฐฯ เทคนิค PERT เป็นระบบการจัดการโครงการที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการวางแผนโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน โดยเริ่มต้นจากการประเมินผลโปรแกรมโดยรวม ซึ่งเป็นการส่งเสริมการวิเคราะห์เชิงลึกของโครงการใดๆ ก่อนวันเริ่มต้นโครงการ และนำมาใช้ในการออกแบบขีปนาวุธ Polaris รวมถึงโอลิมปิกฤดูหนาวปี 1968 ซึ่งจัดขึ้นที่ Grenoble ในขณะที่แนวคิดการจัดการที่คล้ายกันได้รับการพัฒนาและปรับปรุงตั้งแต่นั้นมา PERT เป็นเทคนิคแรกที่มีลักษณะพิเศษเฉพาะตัว

วิธีการจัดการโครงการด้วย PERT

ตามที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น PERT ได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้กับโครงการที่มีความซับซ้อนสูงซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการผ่านงานตามลำดับและ/หรือทำงานควบคู่กับโครงการอื่นๆ เป้าหมายโดยรวมของ PERT คือการทำให้โครงการแล้วเสร็จตามกำหนดเวลาและงบประมาณ รวมถึงประเมินขอบเขตโดยรวมของโครงการอย่างแม่นยำระหว่างขั้นตอนการกำหนดขอบเขต

การกำหนดขอบเขตโครงการ PERT ของคุณ

การกำหนดขอบเขตเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งของ PERT เนื่องจากเป็นขั้นตอนที่คุณสร้างแผนการดำเนินการสำหรับโครงการของคุณ เทคนิคนี้พิจารณาถึงสิ่งต่างๆ ที่อาจผิดพลาดหรือใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็น รวมถึง “เหตุการณ์สำคัญ” ตลอดอายุโครงการ เมื่อเทียบกับเทคนิคการกำหนดขอบเขตปกติของทีม PERT อาจดูลึกซึ้งอย่างยิ่งโดยจำเป็นต้องใช้ทุกอย่างตั้งแต่การจัดการทรัพยากรไปจนถึงประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละบุคคล เมื่อใช้รากฐานแบบทหาร วิธีการแบบ PERT จึงเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเตรียมการแบบสุดความสามารถ

คำศัพท์ของ PERT สำหรับการกำหนดขอบเขต

ขอบเขต PERT จะใช้คำศัพท์ต่อไปนี้เพื่อกำหนดเหตุการณ์สำคัญ เวลา และทรัพยากร:

กิจกรรม

เหตุการณ์ PERT ทำหน้าที่เป็นเหตุการณ์สำคัญในกระบวนการของคุณ โดยที่ไม่ต้องมีทรัพยากรใดๆ ในตัวเอง แต่เหตุการณ์ PERT ไม่สามารถแล้วเสร็จได้จนกว่าทุกงานที่นำไปสู่เหตุการณ์นั้นจะเสร็จสมบูรณ์

  • เหตุการณ์ PERT หมายถึง การเริ่มต้นหรือสิ้นสุดกิจกรรมหนึ่งหรือหลายกิจกรรม
  • เหตุการณ์ก่อนหน้าจะมาก่อนเหตุการณ์อื่นหรือหลายเหตุการณ์
  • เหตุการณ์ที่ตามมาจะเกิดขึ้นทันทีหลังจากเหตุการณ์อื่นหรือหลายเหตุการณ์
กิจกรรม

กิจกรรม PERT เป็นงานที่ต้องใช้ทรัพยากร:

  • กิจกรรม PERT หมายถึง การดำเนินงานที่ใช้ทรัพยากรของคุณไม่ว่าจะเป็นเวลา วัสดุ เงิน หรือแม้แต่เครื่องจักร คุณไม่สามารถทำกิจกรรม PERT ได้จนกว่ากิจกรรมที่ทำเครื่องหมายเริ่มต้นจะแล้วเสร็จ เช่น หากมีสิ่งใดในเหตุการณ์ระยะก่อนหน้าไม่เสร็จสิ้น กิจกรรมใหม่จะไม่สามารถเริ่มต้นได้
  • กิจกรรมย่อย PERT หมายถึง งานที่เล็กกว่า ซึ่งกิจกรรม PERT สามารถแบ่งย่อยได้ ยกตัวอย่างเช่น กิจกรรม “จัดทำพิมพ์เขียว” สามารถแบ่งย่อยเป็น “จัดทำพิมพ์เขียว 1 , 2 และ 3” หากมีแนวโน้มว่าต้องมีหลายช่วง
เวลา

เวลา PERT คือกุญแจสำคัญของเทคนิคและได้รับการออกแบบมาเพื่อให้มีประสิทธิภาพที่ดีที่สุดรวมถึงความล่าช้า:

  • ระยะเวลาเร็วที่สุด หมายถึงเวลาต่ำสุดที่จำเป็นเพื่อทำกิจกรรมให้แล้วเสร็จ โดยถือว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่นและดีกว่าที่คาดไว้
  • ระยะเวลาล่าช้าที่สุด เป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามและกำหนดระยะเวลาสูงสุดที่จำเป็นเพื่อทำงานให้แล้วเสร็จ โดยถือว่าทุกสิ่งที่อาจผิดพลาดหรือผิดพลาดจริง โดยไม่นับภัยพิบัติทั้งหมด
  • เวลาที่เป็นไปได้มากที่สุดคือเวลากึ่งกลางที่ดีเมื่อเป็นเรื่องของเวลาที่คาดการณ์ไว้โดยถือว่าทุกอย่างทำงานตามปกติ
  • เวลาที่คาดหวังคือการคาดเดาการส่งมอบที่ดีที่สุด โดยมีค่าเผื่อบางอย่างสำหรับสิ่งที่ผิดพลาดและควรอิงตามเวลาเฉลี่ยของรูปแบบการทำงานประจำให้แล้วเสร็จ
การจัดการ

คำศัพท์อื่นๆ ช่วยกำหนดความสำคัญ ความก้าวหน้า และการคาดการณ์เวลาของแต่ละเหตุการณ์หรือกิจกรรม:

  • สายงานวิกฤติ จะให้ภาพรวมของทั้งโครงการตั้งแต่วันแรกจนถึงวันที่แล้วเสร็จ และช่วยกำหนดเวลาทั้งหมดเป็นวัน เดือน หรือปี ที่ทีมของคุณจะต้องทำทุกอย่างให้แล้วเสร็จ อันที่จริงแล้ว วิธีการสายงานวิกฤติเป็นแนวทางที่ได้รับการพัฒนาแยกต่างหากประมาณช่วงเวลาเดียวกันกับ PERT แม้ว่าจะมีการใช้ทั้งสองวิธีร่วมกันเป็นหลักก็ตาม
  • สายงานวิกฤติ คือคำที่ใช้ระบุงานที่ไม่สามารถทำงานได้มากขึ้นหรือใช้ทรัพยากรได้มากกว่าที่วางแผนไว้ สายงานวิกฤติ คืองานที่มีความวิกฤติต่อการแล้วเสร็จของโครงการอย่างประสบความสำเร็จ ตามชื่อที่ใช้เรียก
  • เวลาสำรองหรือเวลายืดหยุ่น หมายถึง เวลาและทรัพยากรที่มีในระหว่างโครงการ เวลาสำรองอิสระ หมายถึง การใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่คุณมีหากทีมของคุณประสบกับความล่าช้า ในขณะที่เวลายืดหยุ่นเชิงลบหมายถึง งานที่มีการขาดทรัพยากร
  • การเลื่อนเวลาเข้า คือเวลาที่กิจกรรมก่อนหน้าต้องแล้วเสร็จเพื่อให้สามารถไปถึงเหตุการณ์หนึ่งได้
  • การเลื่อนเวลาออก คือเวลาที่เร็วที่สุดที่เหตุการณ์หนึ่งจะตามหลังอีกเหตุการณ์หนึ่ง
  • การเปลี่ยนลำดับงาน คือเมื่อทีมของคุณตัดสินใจที่จะทำงานวิกฤติควบคู่กันไปเพื่อให้สายงานวิกฤติโดยรวมสั้นลง
  • การเร่งสายงานวิกฤติ หมายถึง คุณอัดฉีดทรัพยากรเพิ่มเติมลงในกิจกรรมที่เป็นสายงานวิกฤติ ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้แล้วเสร็จ ทำให้สายงานวิกฤติสั้นลง
ขั้นตอนสำหรับการวางแผนโครงการ PERT

ตอนนี้คุณรู้คำศัพท์ที่สำคัญทั้งหมดแล้ว ต่อไปนี้คือวิธีการปฏิบัติจริง:

  1. ระบุงานของคุณ: คุณควรกำหนดงานทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จซึ่งอาจค่อนข้างใช้เวลา แต่ถ้าคุณมีโครงการที่ซับซ้อนในมือของคุณ การมองเห็นภาพในระยะเริ่มแรกนี้คือกุญแจสำคัญ
  2. กำหนดลำดับที่เหมาะสม: ตัดสินใจกำหนดลำดับที่ดีที่สุดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากแต่ละงาน อย่าลืมว่าคุณสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ตั้งค่าความเกี่ยวเนื่องของงานในลำดับที่เหมาะสม
  3. ประมาณการเรื่องเวลา: คำนวณว่าแต่ละงานต้องการเวลาเท่าใดโดยสร้างระยะเวลาเร็วที่สุดและระยะเวลาล่าช้าที่สุดที่คาดหวัง
  4. สร้างไดอะแกรม PERT: สร้างภาพโครงการของคุณ
  5. กำหนดเวลาสำรอง: ต้องแน่ใจว่าคุณรู้ว่าแต่ละงานต้องใช้ทรัพยากรจำนวนเท่าใด
  6. ประมาณการสายงานวิกฤติ: โดยอิงตามกรอบการทำงานของคุณจนถึงปัจจุบัน กำหนดวันที่แล้วเสร็จโดยรวม

เทคนิค PERT: ข้อดีข้อเสีย

ตามที่คุณได้เห็นว่าเทคนิค PERT ไม่ใช่การดำเนินการขนาดเล็กแม้จะอยู่ในระยะการวางแผนก็ตาม คุณและทีมของคุณควรคิดอย่างรอบคอบว่าเทคนิคนี้เป็นเทคนิคการจัดการที่ดีที่สุดสำหรับโครงการที่คุณเลือกหรือไม่ โดยทั่วไป แนวทาง PERT ไม่สามารถปรับขนาดได้สำหรับโครงการขนาดเล็ก นอกจากนี้ ถ้าคุณพยายามที่จะนำไปใช้กับโครงการที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา คุณอาจต้องเจอกับสถานการณ์ “มากหมอมากความ” ในที่สุด ดังนั้นจึงต้องพิจารณาข้อดีข้อเสียต่อไปนี้ก่อนที่จะใช้วิธีการนี้:

ข้อดีของเทคนิค PERT
  • สร้างภาพที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายเกี่ยวกับโครงการทั้งหมด
  • ช่วยให้มีการวิเคราะห์เชิงลึกถึงทรัพยากรและประสิทธิภาพของโครงการก่อนเริ่มงาน
  • สร้างลำดับเวลาที่ชัดเจนสำหรับแนวทางที่มีการกำหนดโครงสร้าง
  • ช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบเนื่องจากทุกคนมีบทบาทและเวลาที่กำหนดขึ้นอย่างชัดเจน
  • มีการพิจารณาถึงความล่าช้า
  • สามารถกระตุ้นสมาชิกในทีมผ่านแผนความร่วมมือที่ชัดเจน
  • ทำให้โครงการแล้วเสร็จเร็วขึ้นเนื่องจากทุกคนรู้ว่าควรทำอะไรและเมื่อใด เช่น ไม่มีความล่าช้าการสื่อสารที่ไม่ดีที่มีการคาดการณ์ไว้
ข้อเสียของเทคนิค PERT
  • เมื่อคุณเริ่มแบ่งย่อยทุกกิจกรรมที่กำหนด คุณจึงจะสามารถเริ่มทำงานที่มีจำนวนล้นหลามได้
  • ใช้ไม่ได้กับโครงการขนาดเล็กและงานง่ายๆ
  • จุดและแผนภูมิช่วยแสดงความคาดหวัง แต่ไม่ใช่สถานะสด
  • ความคาดหวังไม่ได้เป็นจริงเสมอไปในขณะที่โครงการคืบหน้า
  • การดูแลระบบเพิ่มขึ้นอย่างมากระหว่างระยะการกำหนดขอบเขต
  • การประเมินเวลาสร้างความรู้สึกกดดันและไม่เอื้อต่องานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์

เทคนิค PERT เหมาะกับคุณและทีมของคุณหรือไม่

ถ้าโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับผู้คนจำนวนมากและงานจำนวนมาก มีไดอะแกรมเครือข่าย PERT เพื่อทำหน้าที่เป็นพิมพ์เขียวจะช่วยให้ทุกคนมีเครื่องมือการจัดการโครงการที่แข็งแกร่งที่สามารถใช้เป็นรากฐานต่อไปได้ แต่ถ้าโครงการของคุณไม่ซับซ้อนขนาดนั้น คุณอาจกวนน้ำให้ขุ่นและเสียเวลาอันมีค่าไปกับการกำหนดขอบเขตบางสิ่งที่ไม่ต้องการรายละเอียดดังกล่าว

PERT มีทางเลือกอะไรบ้าง

ถ้าคุณคิดว่าทีมของคุณสามารถใช้ประโยชน์จากแนวคิดบางอย่างของ PERT โดยไม่ต้องใช้วิธีการทั้งหมด ให้ลองมองหาเครื่องมือที่ครอบคลุมความคิดเดียวกันที่มีงานเอกสารน้อยลง Dropbox นำเสนอเครื่องมือการจัดการงานที่ช่วยให้ควบคุมสิ่งที่ทีมกำลังทำอยู่ได้ง่ายขึ้น เมื่อใช้การใช้งานแอปร่วมกันซึ่งรวมถึง Xero, Monday และ Trello คุณจะสามารถจัดการเรื่องการเงิน งานของทีม และจัดการปัญหาต่างๆ ทั้งหมดได้อย่างง่ายดายจากภายใน Dropbox

ผู้จัดการโครงการอาจพบว่าสิ่งที่ทีมต้องการอย่างแท้จริง ไม่ใช่เทคนิคการวางแผนที่ซับซ้อน แต่เป็นกระบวนการทำงานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและเครื่องมือในการทำงานให้แล้วเสร็จ