Die erste in den USA zertifizierte Marke für Bio-Milchprodukte aus 100 % Grasfütterung nutzt Dropbox Business, damit Mitarbeiter auch unterwegs zusammenarbeiten können. Im Ergebnis konnte das familiengeführte Unternehmen seine IT-Kosten senken und einen besseren Service für Vertriebspartner bieten.

Maple Hill Creamery – Molkereiunternehmen

Maple Hill Creamery: Zentrale Ergebnisse

Maple Hill Creamery – Lebensmittelhersteller

Höhere Mitarbeiterproduktivität

Maple Hill Creamery – Lebensmittelhersteller

Mehr Kontrolle über wichtige Dokumente

Maple Hill Creamery – Lebensmittelhersteller

Geringere IT-Kosten

Die Herausforderung

Technologisch abgesahnt

Wie viele kleine Unternehmen wurde die Maple Hill Creamery aus einer Laune heraus gegründet. Gründer Tim Joseph hatte den Büroalltag satt. Er kaufte sich ein Stück Land im Norden des Bundesstaats New York und erfüllte sich damit den Kindheitstraum, einen Bauernhof zu führen. Als Nächstes kaufte er Milchkühe, denn er hatte vor, seinen Vollzeitjob aufzugeben und stattdessen Milch zu verkaufen. „Natürlich hat das nicht einfach so funktioniert, denn es blieb nicht genug Geld übrig, um den Gehaltsscheck zu ersetzen,“ schmunzelt er. Bald war klar, dass er eine Nische finden musste. Und nach einiger Zeit entschied er sich dazu, sich auf die Herstellung von Joghurt, Käse und anderen Milchprodukten aus 100-prozentiger Grasfütterung zu spezialisieren. Die Idee kam sehr gut an – aber mit der wachsenden Nachfrage wurde die Zusammenarbeit der meist von unterwegs arbeitenden Mitarbeiter zunehmend komplizierter. „Zuerst lief alles per E-Mail“, erzählt Joseph „aber als wir dann später mit professionellen Marketingmaterialien und PDFs arbeiteten, wurde die Dateigröße der E-Mail-Anhänge immer häufiger zum Problem.“ Die Mitarbeiter erstellten jeweils eigene Dropbox-Konten, damit sie Dateien leichter für Kollegen und Vertriebspartner freigeben konnten. Als die Warenlieferungen von Maple Hill sich dann mit der Zeit jedoch über die gesamte USA ausdehnten, entschied sich Joseph für ein Upgrade auf Dropbox Business, um mehr Speicherplatz und zugleich mehr Kontrolle zu erhalten. „Mich interessierten vor allem die Funktionen für die Verwaltung der Nutzerkonten und natürlich der zusätzliche Speicherplatz“, erklärt Joseph. „Unser Unternehmen würde weiter wachsen und ich wollte schon früh eine Lösung finden, die mitwachsen konnte – Dropbox Business war perfekt.“

Die Lösung

Ohne Einschränkungen unterwegs arbeiten

Maple Hill hat mittlerweile 16 Mitarbeiter, die dank Dropbox Business immer auf dem Laufenden sind, obwohl die meisten nicht am Hauptsitz in Hudson Valley arbeiten. Über einen freigegebenen Ordner können die Verkaufsmitarbeiter auf die neuesten Verkaufsunterlagen, Produktbroschüren und andere Materialien zugreifen – egal ob aus dem Büro oder am Messestand. „All unsere Marketingmaterialien werden in Dropbox abgelegt“, so Joseph. „So können wir sicher sein, dass alle Mitarbeiter dieselben aktuellen Materialien zur Hand haben, ganz egal, wo sie sich gerade aufhalten.“ Maple Hill hat auch für jeden seiner 79 Milchlieferanten einen eigenen freigegebenen Ordner eingerichtet, um Verträge, Bio-Zertifikate und andere wichtige Dokumente weiterzugeben. Mit den Freigabeberechtigungen in der Verwaltungskonsole kann das Unternehmen sicherstellen, dass jeder Zulieferer nur auf die Dokumente zugreifen kann, die für ihn bestimmt sind. Dieses Setup erspart Maple Hill und seinen fast 80 Milchlieferanten die aufwendige Suche nach E-Mail-Anhängen. „Es so viel einfacher geworden, Dateien freizugeben – denn egal was wir suchen, wir finden es in Dropbox“, freut sich Joseph. Ganz intensiv wird vor allem die mobile Dropbox-App von den Mitarbeitern genutzt. Und am häufigsten greift wohl die für die Milchzulieferung zuständige Managerin des Unternehmens auf die App zurück, da sie überall im Bundesstaat New York unterwegs ist, um neue Zulieferer für Bio-Milch aus 100-prozentiger Grasfütterung zu finden. „Oft ist sie irgendwo auf einem Bauernhof. Sie kann dort einfach ein Foto eines Bio-Zertifikats machen und das landet dann über ihr iPad sofort in unserer Dropbox“, erzählt Joseph begeistert. Und auch das Dropbox-Badge hat sich laut Joseph als äußerst praktisch erwiesen, z. B. wenn die Michlieferroute in Microsoft Excel aktualisiert werden muss. Mit dem Badge können mehrere Nutzer eine Datei zur gleichen Zeit aufrufen und sie auf die neueste Version aktualisieren, sobald jemand Änderungen vorgenommen hat – alles in Microsoft Office. „Mehrere Nutzer aktualisieren täglich die Tabelle mit den neuesten Milchmengen, die wir von den jeweiligen Lieferanten erwarten“, erklärt Joseph. „Das kleine Badge sagt uns immer, wenn jemand die Datei gerade bearbeitet, damit keine unserer Änderungen verloren gehen.“

Die Ergebnisse

Fokus auf Wachstum

Maple Hill konnte schon in über 6.000 Geschäfte expandieren – ein Erfolg, der größtenteils auf die gute Beziehung zu seinen Vertriebspartnern zurückzuführen ist, die das großartige Produkt und den erstklassigen Service zu schätzen wissen. Bei Gesprächen mit neuen Vertriebspartnern können die Mitarbeiter von Maple Hill noch während des Gesprächs einfach per Dropbox-Link auf dem Smartphone die erforderlichen Materialien zur Verfügung stellen. „Wir sind ein sehr reaktionsschnelles Unternehmen“, sagt Joseph stolz. „Denn weil wir immer alles griffbereit haben, müssen wir niemanden lange warten lassen. Und das wissen unsere Kunden auch. Egal was sie von uns brauchen, wir kümmern uns darum.“ Dank Dropbox Business kann das Unternehmen auch seine IT-Kosten gering halten, da die Verwaltung von Dateiservern wegfällt. Und das bedeutet wiederum, dass Maple Hill seine Kapazitäten auf die Herstellung seiner 32 unterschiedlichen Produkte fokussieren kann. „Jetzt können wir Dinge tun, die früher nur mit einer voll ausgestatteten IT-Abteilung möglich waren“, schwärmt Joseph. „So bleiben wir klein und wendig.“

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